卢晓龙
江苏省海安县
摘要：会计档案是国家档案的重要组成部分，也是各单位的重要档案。它们是记录和反映企事业单位经济业务的重要史料和证据，是核查企事业单位过去经济活动的重要依据。会计电子档案是以磁性介质存储的，包括电子凭证、电子图书、电子报表等电子会计数据。随着经济全球化和现代信息技术的迅猛发展，电子会计档案发挥着越来越重要的作用。同时，《国家档案事业发展“十三五”规划》明确提出，要实现以信息化为核心的档案管理现代化。本文主要分析了信息时代会计电子档案的管理与利用。
关键词：信息化时代；会计电子档案；管理；使用
1会计电算化管理的意义
一是有利于各类事业单位的发展。传统的会计档案管理模式相对落后，对会计档案管理产生了负面影响。实施电子会计档案管理，通过对电子会计档案的分析研究，可以为单位提供更准确、真实、详细的数据信息，从而为单位的决策提供重要的参考标准和依据，进而为企业的发展提供有力的支撑加强对本单位各项事业的监督管理，促进本单位快速健康发展。二是有利于节约资源和财政支出。会计工作本身涉及大量的财务报表、报销凭证等。部分工作将有月报、季报、半年报、年报等，这将产生大量的会计档案。打印各种会计档案不仅会浪费大量纸张，还需要消耗大量的打印机耗材、电等，这将浪费大量的资源和费用，还会造成严重的环境污染损失。实行电子会计档案管理，可以有效避免打印过多的纸质会计档案，既环保又能有效为单位节约各种资源和财务费用。
2存在的问题
2.1缺乏电子报销条件
由于缺乏信息化建设，会计人员无法接收和保管电子会计凭证。同时，各单位现有制度对电子会计凭证的管理缺乏规范。目前，大部分单位仍采用纸质报销程序，其现行会计制度不能用电子会计凭证入帐，不具备保存电子会计凭证的条件。同时，由于电子会计凭证存在重复复制、伪造、涂改等问题，报账系统没有建立相应的核查制度，造成会计人员报账受阻。
2.2电子会计凭证归档不规范
电子发票、电子行程单等电子会计凭证推广以来，许多单位在电子会计凭证归档方面存在着直接打印电子会计凭证、纸质记录等不规范问题。然而，在印刷过程中经常会出现篡改和多份拷贝的问题。会计人员在审核报销单的过程中，很难识别重复的报销单和信函，从而导致财务欺诈和逃税行为的发生，电子会计凭证的电子档案资源因未保存而丢失，给秩序造成了很大的障碍和麻烦会计档案工作。
3完善的对策
3.1建立电子会计凭证及电子档案制度体系
制度是规范新事物的基础。要建立电子会计凭证和电子档案制度，规范其使用和保管。财政部于2020年初下发《关于规范电子会计凭证报销备案工作的通知》。各单位可以在文件的指导下建立自己的制度。
3.2完善会计制度
随着信息时代的快速发展和电子商务的不断推进，各单位应加强自身的信息化建设，根据当前会计凭证电子化的需要，完善会计制度。对于电子发票的真实性，可以与国家税务总局发票验证平台联网，通过比较发票要素来保证发票的真实性，保证发票的真实性。同时，系统应记录并存储发票编码等关键要素，以便于电子会计凭证重复报销的预警。
3.3建立健全电子档案系统
各单位应当建立电子档案系统，方便电子档案的归档和保管。要建立安全保障体系。通过权限控制机制，对不同的数据设置不同的权限级别，提高监督验证的有效性；电子档案资料由专人保管，会计电子档案产生的档案由专人负责保管和借阅。只有管理员才能以可读和可修改的格式管理数据。会计档案的电子化管理还需要注意档案的保密性。对于需要保密的档案，要注意与互联网的隔离，防止网络黑客的入侵和网络病毒的入侵，避免档案资料被盗。对于联网的电子会计档案，应通过安装防火墙、网络防护设备等方式提高会计档案的安全性，防止网络攻击，从而保证电子会计档案的正常管理和使用。电子会计档案具有兼容性、通用性和易识别性，保证了不同时期数据的兼容性和使用的方便性。同时，要做好电子文件的备份工作，防止文件因介质退磁数据而无法读取或被人为破坏。
3.4增强责任感，加强宣传
在云会计的背景下，需要从以下两个方面来解决管理人员和档案管理人员职责缺失的问题。一方面，通过奖惩的方式，强化管理者和电子会计档案管理者的责任意识，使其能够积极改进原有的管理理念和管理模式，不再局限于纸质会计档案的管理模式，通过相互监督，切实做好会计电算化档案管理工作。另一方面，通过新媒体平台宣传相关信息，加强电子会计档案管理人员的专项职业技能培训，加大宣传力度，提高管理人员和档案管理人员对会计档案电子化管理的重视程度，确保档案管理人员对电子文件进行有效的归档、存储和跟踪管理，提高会计档案电子化管理的效率和管理质量。
结束语
综上所述，随着社会的快速发展和科学技术的不断更新，会计行业已经进入了大数据时代的信息化进程，会计电子档案的管理也应该得到更好更快的发展。在发展会计档案电子化的过程中，还要注意会计档案管理中存在的问题，完善管理制度，在保证会计档案质量的基础上，运用现代电子手段，提高档案利用率，为企业决策提供科学依据，减少企业在会计档案管理上的支出，为企业的可持续发展提供有力支撑。
参考文献
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