中国建筑第二工程局有限公司华东分公司 上海市 200135
摘要：随着建筑过程中市场经济制度和招标制度的改进，市场竞争日益激烈，建筑公司作为专门生产建筑材料的建筑产品的公司，无法像其他生产公司一样，通过对原材料的内部控制来控制材料成本。因此，对建筑材料的采购实行了内部控制，促使企业越来越重视这些控制。本文主要分析建筑材料采购的内部控制和管理。
关键词：建筑施工；材料采购；内部控制
引言
统计数字表明，高达70 %的企业破产是由于内部控制混乱造成的。因此，为了确保企业的顺利发展，必须加强内部控制，减少潜在风险，并确保有效和迅速的风险管理。2011年以来，国家对房地产市场的大规模控制对建筑市场产生了严重影响，导致该部门的规模全面缩小，经济发展受到严重损失。此外，原材料、能源和劳动力价格上涨威胁着建筑业。内部和外部问题的严重程度阻碍了中小型建筑企业的发展，甚至使它们面临破产的风险。在这种情况下，许多建筑公司正在放慢发展速度，寻找提高竞争力的办法，并在建筑市场上寻找适合其需要的解决办法。建筑公司有不同的内部控制程序，每个都有自己的优点。
1、建筑施工企业材料采购内部控制的重要性
1.1有效控制项目采购成本
在开始建设项目之前，建筑公司必须确定各种材料的供应商，在选择这些供应商时，必须特别注意内部控制，从而通过改进内部采购机制，有效地降低采购成本。一方面，供应商是以公司的形式被挑选出来的，公司的材料采购部门根据材料的品牌和质量等因素确定供应商。因此，由于几个供应商的竞争，采购价格下降；另一方面，建筑公司通过广泛的采购方案进一步降低材料单价，确保材料质量，同时尽量降低材料价格，并大大降低建筑项目材料的采购成本。
1.2规避材料采购风险
建筑材料价格波动很大，如果在购买材料时缺乏适当的内部控制，采购风险很容易归因于合同的疏忽，从而使建筑公司能够承受材料增加的风险。例如，签订合同时钢材价格为3000元/吨，实际投入材料价格为4000元/吨，合同内容未约定的，双方容易发生经济纠纷，给企业带来经济风险，所以一定要重视材料采购的内部控制工作。
2、建筑企业采购建材的内部控制问题
2.1建材采购合同的管理和执行不到位
公司采购合同的具体条款是基于互联网或供应商或分支机构或项目经理与设备供应商协商后提供的所谓标准示范合同。有些人认为，市场上缺乏明确的条款是一项缺省规则，不应在纸面上加以表述。因此，该公司的采购活动面临无法控制的风险，可能会影响今后采购合同的履行。合同管理有三个方面：（1）合同签署人对法律和预防措施缺乏认识，对合同执行风险缺乏认识；（2）合同的列报方式不一致，合同管理存在许多缺陷。（3）对合同执行和管理的监督是不正常和不充分的。工程项目主要以项目经理为基础关于建筑材料的采购，项目经理通常单独采购并购买多种建筑材料。不需要严格根据材料质量的选择，可以购买、获取优势、用次品代替优质产品，获得更多的优势都在他们的口袋里。对项目成本和质量有直接影响。
2.2关于材料采购的信息没有及时交流
建筑材料采购过程中缺乏有效的内部沟通和沟通增加了通过电话传递材料采购信息的风险，并造成了建筑材料采购信息管理方面的差距。
2.3材料采购内部管理制度不完善
在为建筑公司采购材料时，建筑公司的一些内部管理制度不完善，因为采购部门只应在没有其他部门参与的情况下采购材料，这就造成了许多问题，因为成本部门没有参与，费用也很高如果没有其他部门的参与，采购部门很可能会选择声誉差、质量差的供应商，这不利于建设项目的顺利进行。
3、采购建筑材料的有效内部控制策略
3.1制定采购计划并创建采购系统
采购计划主要由项目预算人员编制。首先，项目预算人员根据施工图纸的设计和施工要求计算具体的施工材料需求，并将其作为电子数据加载到项目的施工材料需求列表中。根据金融部门和采购的建筑材料需求清单编制大致的价格预算表，并为各种建筑材料和建筑需求制定合理的采购计划。采购计划必须得到有关管理人员的批准。同时，企业可以组成合格的采购小组，共同挑选可靠和高质量的供应商，以确保其采购活动的透明度。企业必须建立和完善建筑材料采购定价机制，以尽量减少人为因素对采购价格的影响。例如，有效降低了采购价格的含水量，遏制了腐败现象
3.2加强对材料采购的内部控制与管理
在材料采购工作中，施工企业要加强内部控制和管理，合理利用当前网络技术和海量数据，实现材料供应商的统一管理。首先，建立材料供应商数据库，在各个项目中选择材料供应商，一些声誉良好、实力雄厚的供应商可以进入数据库，然后进行综合选择，以确保供应商的综合实力，保证材料质量，避免风险第二，在挑选材料供应商的过程中，包括采购部、费用部、合同部和项目部在内的几个部门都参与其中，以便它们能够在其各自的专长领域提出尽可能具有建设性的意见，并选择最合适的供应商。多个部门同时参与有助于防止某些供应商从后门进入；最后，为了在选择合适的材料供应商后改进采购过程，企业必须有一个专门的合同部门来制定材料采购合同范本，合同内容必须商定材料价格波动和逾期交货等行为的付款方式，这样可以尽可能降低企业的风险，避免后期双方产生经济纠纷。
3.3材料采购流程控制活动关键点的优化
有必要优化公司材料采购流程，重点关注公司的战略优先事项，首先是办公室一级的战略采购、办公室区域的集中招标采购、企业内部的集中招标采购等环节此外，还需要建立内部控制，以管理设备采购活动，在发出设备招标通知后对供应商资格进行评估，编写投标文件，开标，评价并由中心分配投标文件此外，还需要加强对采购合同签署和执行情况的控制，对采购合同进行监测和控制，建立采购交易管理控制平台，准确有效地了解市场情况，通过分析对材料采购价格进行管理和控制，要进行“四单”（收料单、验收单、领用单、调拨单）的管理，加强资金支付管理与控制。
3.4加强材料采购的信息与沟通
顺利传递材料采购信息可使建筑公司及时了解公司目前的实际情况以及经营和发展过程中的各种问题，并迅速找到解决问题的有效办法和手段。建筑公司应努力改进材料采购信息的收集工作，包括材料市场的实际供应、材料价格的变化、供应商活动的发展等。并及时作出反应。随着建筑企业的不断发展壮大，企业部门变得越来越多样化，部门结构也变得越来越重。材料采购信息传递过程中出现问题，容易引起公司各部门和岗位之间的误解，可能影响公司全体员工的凝聚力，影响建筑施工企业的发展。因此，各公司应定期举行采购、财务、预算和工程部门之间的小组会议，讨论与设备采购有关的问题，加强关于设备采购的报告和沟通，并加强对设备采购的内部控制。
结束语
建筑公司参与采购过程，制定合理的计划和方案，以避免采购错误，在市场经济条件下最大限度地利用现有资源，并确保材料质量。必须强调内部控制的重要性，以提高企业的盈利能力、效率和稳定性、可持续性和健康的发展。
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