徐琳琳
科尔沁右翼前旗财政局科尔沁镇财政所 内蒙古 兴安盟 137713
摘要：档案数字化建设是按照时代发展的新要求，来推进我国档案管理事业的发展，那么管理者应该具备较强的档案分析能力,精确掌握专业性强的文件档案。对档案工作者的素质要求是多方面和多层次的，因此有关部门要抓紧加强档案人员的培训工作，将传统档案向数字化档案转换，努力提高档案数字化管理水平，用知识来武装自己，将自己培养成为“综合型”人才，为档案事业作出自己应有的贡献。
关键词：数字化；档案管理；工作思考
一、在数字化档案管理的必然性
数字化档案是构建数字档案建设最基本的业务,也是档案信息化建设的重要内容。目前，档案信息化水平越来越高,迅速进行信息化服务,在工作中减少失误，是我们的工作目标。首先，如何提升工作效益,如何降低工作成本，都是档案管理部门目前应该考虑的问题。
数字化档案可以改善档案管理工作。只有数字化档案可以打破文件使用的界限，这样才能使档案管理部门从封闭发展成为开放。传统档案管理主要是由人工进行档案整理，管理水平低，出错率较高，归档后的档案质量堪忧。档案材料的连续性和准确性都受到影响。数字化档案能有效保护档案的原件，减少重复使用。因此,要通过数字化档案信息管理满足人们对档案快速发展的需要。尽管数字化档案的组织管理模式还不够成熟,但必须实现数字化，档案数字化在利用时可以更有效、更直接。档案管理的创新可以提高档案管理人员业务积极性，有效发挥档案管理的效率。档案管理在数字化背景下进行创新是非常必要的。
二、在数字化档案管理创新中存在的一些问题分析
（一）数字化档案影响长期保存的不安全因素的问题
数字化档案具有操作简便、快速查找、节省空间等优点。但在利用安全等方面,可以对数字档案的原始信息进行更改,使数字档案的原始文件有可能不够真实。数字化档案管理系统应该是由大量的档案管理人才和数字化档案管理人才构成的,而当前在数字化档案管理工作中,档案专业人才缺乏，数字化档案管理工作不够完善,培养人才的能力不足,因此产生了数字化档案发展缓慢、专业知识能力不足、数字化意识比较薄弱等一些问题。
（二）档案管理设备老旧，无法应对时代需求的问题
在档案管理部门，用于管理工作配备的设备不够先进，管理工作人员始终采用纸质记录的方式，这种方式很容易出现缺失，导致档案丢失后无法找到线索，对档案工作造成了无法弥补的损失。除此之外，档案管理对于环境的要求也很高，陈旧的设备、不适合的环境都无法适应日渐增多的档案管理需求。
（三）网络事件使档案管理具有一定风险的问题
如果没有经过专业程序人员的重重保护，机密文件很有可能被盗或者被恶意损坏，即使安装上了防火墙，也需要有人定时看管，以应对突发状况的来临。
三、在数字化档案管理的优势
信息时代的综合档案数字化管理具有管理内容多样化特点。
与综合档案传统的实体档案管理方式相比，信息时代的综合档案数字化管理不仅可以实现纸质档案的存储，而且还可以把图像、音频、视频等各类档案资料，借助于现代信息技术，对其进行数字化处理以后，以电子档案的形式对其进行存储，并对其进行管理、传输和利用，从而丰富了现代综合档案的管理内容。
提高工作效率是数字化档案管理的优越性,对工作人员可以节省繁琐的工作任务，在档案方面要继续加强管理,只有认真系统地进行档案管理，才能够有条不紊将档案资料管理好。数字化档案的管理方法主要是提高管理效率,推进资料管理的高效完成，促进数字化档案管理模式的改善。随着科技发展,数字文件主要以CD、光盘、硬盘来存储，档案以纸质文件和电子文件两种形式来存储，互相补充，纸质文件如果想要避免损坏，就一定要减少翻阅，电子文件可以保存多种格式，其中有一种是以只读形式来单独保存，这样就可避免在查阅时编辑、删除和修改。
档案管理人员应以数字化的数据为前提，加强数字化文件管理技术，提高信息数字化技能，使档案管理更灵活、更有价值。档案管理是为了更好地保存历史资料。在数字化背景下，需要对档案管理进行管理意识、服务方式、理论研究、人才培养等领域的创新，继续发展档案管理工作。因此，只有把纸质档案和数字化档案更好地结合起来，才能提高档案服务工作。
信息时代的综合档案数字化管理具有管理手段高效化特点。综合档案传统的实体档案管理方式，是一种繁琐而复杂的档案管理方式，在管理过程中受到了档案管理办公效率、办公空间的一系列限制。综合档案数字化管理，则开启了档案的网络化管理、自动化管理、电子化管理方式，不仅节省了办公费用和办公空间，降低了档案管理成本，还提高了档案管理效率，从而使档案管理方式更加规范化、便捷化、高效化。
四、在数字化档案管理的重要意义
（一）传统的档案储存方式是以纸、缩微胶片、照片、音像等形式存在，很容易对原始档案造成损坏或丢失，安全系数不高。如果用数字档案，保管、存储的费用就会减少，在一定程度上也可节省空间，查阅时间也会大量缩短，同时避免人员再利用和纸张消耗，也可以最大限度延长保存时间。
（二）档案数字化能够提供可靠详细的数据信息，有效地实现了资源共享。利用互联网的优点在传送文件的同时，也缩短文件的发送时间并节省费用。提高档案查询和搜索速度，使查询资料很方便很快捷，而且减少了办公人员的工作量，人员负担也减轻了。
（三）档案数字化通过检索网络、提高管理和服务水平，为档案管理提供全面的服务。
（四）档案本身的重要性决定了它所具备的社会价值，档案管理人员可以高效利用信息技术手段来促进档案管理的创新与发展。
结束语
综上所述，档案在各种信息资源中是最重要的信息资源，蕴藏着各种信息和知识。在传统档案库中，档案信息以纸质的形式来进行存储，想要准确而迅速地找出自己所需要的档案，既费时又费力，而数字化档案的管理打破了传统的档案管理模式和方法，能提高各类档案信息管理工作的质量和效率，促进资源共享和提供利用。
参考文献
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