荆茜
内蒙古自治区广播电视传输发射中心包头广播发射中心台
摘要：基于社会经济的高质量发展，纸质档案管理已不能满足新时期工作的需求，暴露出诸多问题，文书档案的使用率有待提升。在科技的飞速发展下，文书档案管理工作开始与信息技术结合，以此来保证文书档案的安全性，也能将档案的使用率做到极大程度的提升，为城市化发展带来推动。基于此，本文对文书档案信息化管理的现状进行分析，简述文书档案的特点，提出信息化管理建设利用率的提升途径，同时也提出了安全保护的措施，力求对文书档案管理模式进行优化并在积极的改进中发挥出档案的应有效用。
关键词：文书档案管理；信息化建设；利用率；安全保护
传统纸质档案的利用容易受到多种因素的影响，出现数据信息缺少或者存在不准确等多种情况，从而无法发挥出档案的作用，那么将不利于防震减灾和水利工程等工作的顺利开展，也在相应程度上使文书档案的整体使用率下降。在新时期下，网络技术得到普及，信息技术的优势也日益凸显，文书档案的管理走入新的发展途径，开始迈向数字化与信息化。为此，在文书档案信息化管理的建设中，相关人员结合社会发展、城市规划等工作的现实性需求，借助先进的信息技术来加快文书档案的信息化建设脚步，将档案的利用率有效提高，给基础设施建设、防震减灾等工作带来促进，为和谐社会的构建提供有力的支持。
一、文书档案信息化管理的现状
目前，我国的文书档案管理工作已走向信息化与数字化，但管理的理念与方式略显落后，历史资料的整理与保存工作暴露出一些不足，给档案信息化管理工作的优化带来阻碍，影响了信息化进程。部分文书档案的查询效率不高，使用率未得到有效提升，不仅占用了大量的时间，也是人力资源的一种浪费。在社会的前行中，部分单位加大信息化建设力度，借助计算机技术与信息技术来优化查阅工作，但原文信息却未得到有效共享，在调阅中可能会造成文件破损，导致利用率不高。
二、文书档案的特点分析
对于纸质档案而言，其是以纸张为载体，本身不可随意更改，所以纸质档案的真实性极高，同时可以让使用者看到清晰的文字，不仅具有稳定性，而且使用寿命也较长，但这均是在最理想的保存状态下才能实现。由于纸质档案的保存需要一定的空间，也易受环境因素的影响，存在一定的风险，例如，火灾、破损等，特别是在搬迁中可能遗失文件，风险问题尤为严峻。
对于电子档案而言，其是以电子为载体，成为信息时代文书档案的发展方向。该存储方式不仅可以让纸质资料转换为电子数据，也能够减少存储的空间，展现出载体小的特点。与此同时，电子档案的存储方式呈现出多样化，可以是文字的方式，也能对视频进行存储，打破以往的文字存储局限，丰富了档案的内容。除此之外，电子档案的共享性较强，不再受地域与时间的限制，能够在多元的方式下完成高效的利用，但安全性有待提升。
三、文书档案信息化管理建设利用率的提升途径
（一）提高档案管理的信息化水平
若想将文书档案信息化管理水平做到不断提升，管理人员需要从两方面对工作进行优化。具体而言，一是对解决现实问题，将管理人员的整体水平进行逐步提升，才能让纸质档案的管理转换为电子文书档案的管理，改变传统的工作模式及理念，解决文书档案信息化管理各环节中的出现的问题，让信息化管理工作可以在各种情况下得以有序开展。而管理人员的素质将决定着管理的成效，特别是影响到工作的创新，所以相关部门需要加大培训的整体力度，也可以邀请专业的人员来进行工作指导，使文书档案管理效率提升，保证档案的利用率。二是优化管理模式，选用先进技术与配套的设备、软件，将数字化理念与日常管理结合，加强各部门的协作，同时获得领导的帮助，将数字化档案建设工作所需的资金纳入年度预算。
（二）完善文书档案的信息化机制
首先，管理人员需要保证文书档案的实用性，结合工作的实际情况，掌握档案信息化建设的进程及需求，从统筹的角度来提升利用率。对于使用价值不高的文书档案，信息化加工可以暂缓，重点管理极具价值且利用率高的文书档案，从而将工作效率做到显著提升。
其次，完善规范性机制，需要保证数字复制件的清晰度，必须与原文件保持高度相似并进行统一的管理。在纸质档案复制工作的推进下，管理人员必须从数字化角度考虑，借助先进技术完成全内容的收集，完成现有图像的处理与转换，为后续的检索、利用等工作带来便捷。值得一提的是，档案信息化的格式必须统一，以管理规范为引导，将各项职责进行明确，保证工作的规范化。
最后，规避风险，即结合纸质文档的特点与真实情况来完成存储与借阅风险的有效规避，同时注意电子档案的保存，通过同时归档让档案极具整体性，也方便日后的保管和档案的利用。
四、文书档案信息化管理建设安全保护措施
（一）强化安全意识，加大防范力度
为保证信息化管理系统可以长期和高效的运行，管理人员带着长远的眼光和强烈的责任心对全员的安全意识进行强化，从而加大安全防范的整体力度，保证文书档案的安全。具体而言，一是积极建立内部网络，使之可控可信，同时做好内外网通道的全面管理，让计算机中的文件得到有效和科学的保护，特别是重要文件可以得到专门的保护。例如，对于有价值的文件内容，管理人员通过局域网来设置相应的监控点，给信息的共享安全带来保证。二是做好数据备份，即便遇到突发的损害性事故，管理人员也可以在特定的方式下将丢失或已损坏的数据进行最大程度的还原，从而保证文书档案的安全。
（二）组织多元培训，提高人员素质
在新时期下，先进技术的使用可以提高文收档案的利用效率，而技术的使用需要操作人员具备专业的能力，才能让技术为档案的安全带来最大程度的保证。若想将信息化管理的应有效用做到充分发挥，管理人员素质的提升是保证档案安全的关键所在，也是新工作需求对管理人员提出的新要求。那么，相关部门随之组织多元的培训，涵盖专业技能、基础知识等内容，通过线上与线下结合方式宣传安全理念，让管理人员能够及时处理工作中的问题，熟练运用各种技术，让工作的开展更加有序，让档案管理呈现出信息化与科学化。
（三）加强领导力度，保证档案安全
基于安全意识的强化和人员素质的提升，领导的力度也应得到加强，同时对信息化管理的方向进行明确，探索未来的发展空间，对各项管理方案进行细致化的落实，加大安全管理制度的执行力度。领导层需要参与信息化管理的实际工作，对管理成效进行及时反思，结合文书档案的信息化建设要求来优化安合保护措施，使之极具可行性与合理性，也在大力支持下保证文书档案的安全性。
结束语：
在现代化城市的建设中，防洪减灾、水利设施、基础建设等工作正在不断推进，而文书档案可以向其提供所需的各类数据，从而彰显出文书档案的使用价值与重要性，也为文书档案的信息化管理建设带来推动。在不断的实践中，相关部门凭借前瞻性的思维，考虑到文书档案的价值，将提高档案资源利用率视为工作的目标，从而对信息化管理模式进行针对性的优化，完善安全保护措施。在积极的改进中，相关部门将文书档案的使用效率做到极大程度的提高，同时在多种保护方案的积极制定下保障了文书档案的安全性，使档案信息化管理的效率得到显著提升。
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单位名称:内蒙古自治区广播电视传输发射中心包头广播发射中心台
省市:内蒙古自治区包头市
邮编:014010
姓名: 荆茜
出生年月:1974年9月
性别:女
民族:汉族
籍贯:辽宁省辽阳县
学历:本科
职称:副研究馆员
研究方向:档案管理