赵玉敏
山东省邹平市黄山街道便民服务中心 山东 邹平 256200
【摘要】随着标准化工作理念的实施，我国许多行业对档案管理领域都提出了更高的工作要求。文件管理作为日常生活的基本任务之一，与我们的生活息息相关。随着信息网络技术的飞速发展，我国已进入信息社会化时代，经济全球化趋势日益明显。档案是一种具有较大社会价值的资源，档案管理最重要的是做好保密工作。档案所载信息来源对个人和国家越来越重要，档案管理有关部门应重视档案信息提供者的监督和保护，以及信息来源的开发利用。为了使文件管理更符合新形势的要求，有必要深入挖掘新形势下的文件管理。本文从档案管理保护工作的现状入手，分析了改进档案管理的措施，旨在促进档案管理效率和质量的提高，使档案的价值和优势得到充分凸显。
【关键词】档案管理；保护工作；分析
档案是一种宝贵的记载信息的文化资料,它记载着我国经济和政治社会的历史文化变革和我国人们的实际生活和事业,档案信息本身所具有的真实和历史性,主要表现在对档案的内容和其保存的媒介上。档案在建设和管理的过程中起着非常重要的地位和作用,即我国的档案管理和保护工作应该在新形势下加强和与时俱进,积极完善工作办法,做好对档案的保护和建设以及保密等各项工作,适应当前的发展趋势。
一、档案保护工作的特点与性质
在档案房和档案馆中,它们不可或缺的主要工作之一就是进行档案保存和管理的技术性工作,它们具备了一定的专业特征和良好的保密效果。在对档案进行管理的过程中,档案的信息搜集、整理、确认和使用必须以对档案的内容作为主要线索,档案的保护和管理工作与其他各个环节的档案工作仍然会存在着很大的差异,即使两者的主体也都是档案。档案制成材料后,有必要在借助一些材料载体的帮助,利用一些对于档案资源进行保护的技术,在对于档案资源进行保护的过程中,能够充分了解到档案资源运动和变化的规律,还能够根据各种档案材料所需的物理、化学属性和其变化的规律,找到一些相应的保护技术手段和方法,使档案的保护、完整性和安全性能够通过先进而优秀的档案保护技术实现【1】。
二、档案管理保护工作面临的现状
1.档案管理保护工作越来越受到关注。随着现代计算机技术的应用和完善，信息的便捷传递，各部门、各单位的领导都认识到档案管理的重要性。不仅在硬件配置上，而且在软件更新上都给予了足够的重视，同时对资源和专业人才给予了相对的支持。这为改进档案管理创造了必要条件。
2.管理文件所需的现代设备相当完整。例如：电脑、打印机、扫描仪、文件管理软件、多功能档案柜和监控设备等常规配置，配备必要的设备，为档案管理提供了保障。
3.档案管理信息化建设水平不断提高，机关和企业单位都在向无纸化办公迈进，档案管理也从信息化、数字化入手。通过统一的数据库输入和管理各种档案数据，便于查询，使数据分析更加准确和高效。
4.有些人对文件管理保护工作认识不足。
在从纸质档案管理向电子信息管理转变的过程中，一些人跟不上时代的步伐，转而理解认为计算机存储文件失去了档案的原有含义，这些理解不到位，会影响信息化进程。
三、新形势下档案管理的保护工作
保护工作有时间、地点和范围的限制，只有在限制内实现材料价值，才能成功完成档案保护工作。我们可以理解，文件管理不仅应侧重于保护机密性，而且还应充分利用档案信息并正确打开文件。但在打开文件的过程中，还是要严格遵守相关档案保密法律法规，档案管理人员在具体工作中要严格遵守和落实，档案管理人员要协调保密和利用关系，不做偏袒行为，确保档案管理安全工作有序、井然有序地开展。
1.注意档案创建过程的保密性。档案管理过程中的保护和保密必须从源头入手，保证档案管理保护工作的顺利进行，因此档案管理人员在日常工作中要做好保密工作。单位开展档案管理保护保密工作时，应当按照下列方式进行：一是开展活动，一是设立专项领导小组，选择单位主要领导担任，本组负责单位日常事务中的保密保护、宣传监督检查工作。档案管理部门要高度重视领导干部和参与安全工作的工作人员的保密培训，并按层级与有关人员签订保密合同。分清秘密文件相关信息的保密等级和保密期限，遵循权责明确、档案保密管理分工明确的原则，最后是制定严格的档案安全工作，在档案管理过程中要有纪律和证据，单位有关领导和档案管理人员要更加注重思想上重视这方面的工作，同时也要列入保障国家和部门利益的重要议程【2】。
2.注意档案的保存过程。在档案过程中形成保密工作也是单位档案馆作为档案的重要基础环节，因此应注重档案管理，做好档案保密工作，根据我国《档案建设标准》，档案馆最好单独建库，但事实是，大多数单位没有设立独立档案馆的资格条件，因此大多数单位往往在单位普通办公楼设立档案室。如果具备了档案馆建设的条件，在选房时要提高警惕，多注意自己的保密功能，不能在办公楼最底层设置档案室，而档案室的门窗也需要加强处理，避免被盗;保密档案保护工作顺利开展，还要提高档案管理人员的质量，这些工作人员由于身份和状态在保密档案中具有特殊性，早知道、多机、深知等特点。档案保密管理人在党和国家之间秘密档案管理中承担着更大的责任和合法性，档案管理者的质量直接关系到档案保护和安全工作的质量。档案保护人员必须具备以下素质，一是要有一定的内在政治素质和思想素质，树立为人民服务的精神观念，爱岗敬业;总结和把握关爱规律，档案员要有高度的责任心、专业意识和保密意识，在任何情况下，最好，自己的责任和义务【3】。
3.着眼于网络安全运行信息技术的快速发展，在网络环境下使用档案的过程中，我国已进入信息化和时代化社会，档案管理还需依靠这些信息技术手段和手段，这是档案发展的必然要求，单位档案部门应改变以往的管理理念和观念，做好保密档案工作，严格保密，同时也发挥保密档案的内涵和价值，使相关秘密档案案件在规定的时间和地点内在限制下用于保密工作的同时，也发挥其使用价值。
结语
档案管理的保护和保密工作是档案管理中一个非常重要的部分，档案管理的保护关系到单位和全国人民的安全，因此档案管理人员必须处理好档案的保密与使用之间的关系，既要完全保密，又要挥发其使用效率，做好档案的形成、存储和网络环境的保护和保密工作，促进单位档案管理工作的顺利、正常进行。
参考文献：
[1]王敏仪.新形势下做好档案管理工作探讨[J].办公室业务，2018（18）：120.
[2]苗志军.新形势下如何加强档案管理[J].兰台 世界，2018（S2）：103-104.
[3]王梦媛.新形势下档案管理之思考[J].天津职业院校联合学报，2018（7）：95-97+113.