张伟
唐山市自然资源和规划局 河北唐山 063000
摘要：在促进档案信息化管理过程中，积极进行数字档案室建设至关重要，同时也对数字档案馆建设奠定了良好基础。在进行数字档案室建设过程中，如果没有达到预期的目标，对于信息化建设的发展进步将会产生一定阻碍。所以，我们要积极采用先进的技术手段，进行数字档案室建设工作，为档案信息化建设注入先进理念。同时，在进行档案信息化建设过程中还要不断拓展数字档案室建设范围，两者协调共同进步，不断推进档案信息化建设的进程。
关键词：数字档案室；建设；意义；不足；路径
一、数字档案室建设存在的不足
（一）没有关注到数字档案室建设，应该对其加强关注。
就当前而言，数字档案室建设与所预期的目标存在一定差异，而且进展相对比较缓慢，不管是数量还是质量都存在很大的发展可能。出现这一现状的原因，主要是因为部分单位没有关注到数字档案室的建设。应该加大关注度。有的单位认为，单位的工作数量繁多，数字档案室建设并不是工作的中心，而且还需要投入大量的精力和财力，这严重阻碍了数字档案室建设的进程，他们认为还不如保存现有的财力，依旧采用传统的档案室管理模式。这些单位没有关注到数字档案室建设的重要性，也没有意识到先进技术的融入带给工作的便利。所以，作为相关单位应该积极转变管理思维，充分将数字档案室建设与信息化进行融合，全面提高工作质量，从思想的角度出发促进数字档案室不断发展进步。
（二）数字档案室缺乏相对健全的体制机制。
对于数字档案室而言，相关的规章制度决定了其发展的进程，对于一个新生事物而言，缺乏健全的规章制度必然会阻碍其发展进程。所以，应该积极建立健全素质档案室管理的相关体制机制，为其顺利发展奠定良好基础。如果数字档案室在建设过程中缺乏规定性的制度，就必然会在建设过程中出现诸多问题，相关工作者也不能明确自身的职责，很难实现建设目标。国家对数字档案室建设提供了有效支持，颁布了相关的政策文件，但是主要的对象是机关单位，相关的企事业单位缺乏这样的管理制度。而对于基层单位而言，更是缺乏相关的建设制度，也没有建设的标准规范。这样一来，对整个数字档案室建设工作产生了严重的阻碍，因此相关规章制度的建立健全至关重要。
（三）数字档案室的基本软硬件设备不够健全。
要想建设数字档案室，就需要准备先进的软硬件基础设备，这对数字档案建设具有十分关键性的作用，有助于其顺利开展。所谓的软硬件基础设备主要指三个方面，即软件设备、网络系统设备和硬件设备，这对于数字档案室建设具有重要意义。其中，硬件设备主要指的是档案专业服务器、存储设备等基础设备。而软件设备主要指的是扫描软件、档案管理应用平台等。最后是网络系统设备，主要包括档案数据网络等相关设备。上述的相关设备都是进行数字档案室建设的重要基础，任何设备的缺失都会影响建设的进程。在实际建设过程中，由于资金的投入相对匮乏，所以导致软硬件设备不健全，对数字档案室建设产生了一定的阻碍。
（四）数字档案室的安全保护存在隐患。
社会不断发展进步，越来越多的高科技层出不穷，在很大程度上改变了人们的生活方式，在给人们带来便利的同时也带来了很多安全隐患。在进行档案信息化建设过程中发现了相关的安全问题，所以在进行数字档案室建设时也要注意避免安全隐患。数字档案室通过电子档案进行相关档案资料的保存，处于一种虚拟状态，所以在进行工作时十分容易出现安全问题。
尤其在运用数字档案室时，因为网络之间进行相关信息的传输，所以更容易出现安全隐患。就当前众多单位来看，越来越多的单位开始建设数字档案室，但是由于自身力量缺乏，所以出现了服务外包形式。即使在建设过程中采取相关的策略，但依旧存在较大的安全隐患，因此要严格防范。
二、建设数字档案室的路径选择
（一）明确进行数字档案室建设的重要性。
要对相关工作者进行培训活动，不断提高他们对数字档案室建设的认识水平。此外，还要积极进行数字档案室建设重要性的宣传活动，引导相关工作者树立正确意识，明确单位信息的重要性，进而不断提高档案管理水平，积极参与到数字档案室建设工作中来。这样一来，作为单位部门才能更快地进行数字档案室建设，才能科学合理投入人力物力。在进行建设过程中，应该充分将数字的档案室建设和单位的信息化建设进行有效融合，进而为数字档案室建设提供有力支持。如果档案室的力量不足，单位部门可以抽调相关的人才，进而为数字档案室建设注入新力量。数字档案室建设离不开单位的支持，单位只有高度重视，才能有效促进建设工作顺利进行。
（二）健全数字档案室建设的各项规章制度。
数字档案室建设正处于萌芽阶段，在不断地探索中发展进步，所以没有经验可以参考借鉴，要不断深入探究，这就离不开制度的引导，要积极建立健全相关的规章制度，为数字档案室建设提供有力保障。作为各单位部门，应该与自身的实际相结合，积极建构科学合理的规章制度，对每一个环节进行规范，制定并出台相关的文件，为进行数字档案室建设工作提供保障，不断促进建设走向制度化和规范化。制度一旦制定就要执行，制定并不是最终的目标，要深入贯彻落实，有效为数字档案室建设提供支持。各单位要遵循国家的规章制度，与本单位实际相结合，科学合理进行工作规划，不断促进数字档案室建设发展进步。规章制度的建立为档案室建设提供法律保障，有助于数字档案室建设走向繁荣。
（三）要为数字档案室建设配置相关的软硬件设施。
就数字档案室建设这一工作而言，具有复杂性，所以需要水平相对较高的软硬件设备，有助于建设工作的不断进步。如果没有配置相关的设备，就会严重阻碍建设的进程，因此设备具有关键性的作用。作为各个单位部门，应该对相关的设备配置加大关注度，满足建设所需。就数字档案室基础设施建设而言，主要包含三个方面的内容，即硬件建设、软件建设和网络建设。首先，硬件设备建设。应该配备相关的扫描仪、打印机等设备，这都属于硬件。其次，软件设备。要根据硬件配置相适宜的软件、系统，保障系统的正常运作。在进行软件配备时要注意所使用软件的统一性，这为今后的工作奠定良好的基础。最后，网络方面。应该为档案室建立一个单独的数据网，这有助于相关工作的展开，提高工作效率，保障信息安全。
（四）保障数字档案室建设的绝对安全。
任何一个工作都离不开安全问题，因此在进行建设过程中要高度重视安全工作，提高工作者的安全意识。在进行数字档案室建设过程中，要时刻将安全问题置于首位，有效避免系统性风险隐患的出现，从而确保相关资料的安全。此外，在进行档案信息的保存、传输和利用过程中，也要时刻注意安全问题，严格遵守相关的规章制度，保障信息安全，避免出现信息外泄的问题。在日常档案信息的管理过程中，也要对相关的设备进行杀毒处理，有效营造一个安全的网络环境，确保数据的安全性。就当前实际现状而言，大部分的单位在进行档案管理时，采用的都是服务外包的形式，虽然在工作前与外聘人员结下了相关协议，但是也要时刻注意对这些工作者的监督管理，确保档案信息的安全。在工作过程中，应该指定专人对这些外聘人员进行专门管理，严格要求，时刻保持安全警惕，为档案信息的安全完整提供有效保障。
参考文献：
[1]王艳霞.对企业数字档案室建设的思考[J].机电兵船档案,2020(06):50-52.
[2]翟玉芳.新时期做好数字档案室建设研究[J].兰台内外,2020(30):23-24+28.