杨发喜
山东省鄄城县机关事务服务中心 山东鄄城 274600
摘要：电子档案管理是资料保护的重要依据，不仅可以将资料进行分类，还可以使资料得到安全保障。科学技术的发展已导致以前的档案管理模式或方法已经不能适应现代化管理的要求，电子档案管理应运而生。下文就档案管理中的电子档案管理的相关内容进行阐析。
关键词：档案管理；电子档案管理；重要性
就目前来看，在档案资料当中电子档案已经成为非常重要的一个部分，加上电子档案的数量在不断地增加，电子档案的管理也必须向着更快、更稳、更准的方向发展。为了有效地提升电子档案的管理水平，必须要充分地结合电子档案的特点还有优势，进而制定出更加合理的电子档案的管理措施。档案管理朝着电子档案管理的方向发展，规避了传统的档案管理工作的不利影响因素，推动档案管理工作稳定发展。
一、电子档案管理的重要性
1.大大地提高了档案管理的效率
电子档案管理的出现还有应用，使得档案管理工作不再需要过多的人员就能够有效地完成档案的归类还有整合等工作。此外，进行电子档案管理也不需要将档案专门放到管理室进行保管，电子化的形式能够实现永久保存。从这些都可以看出实施电子档案管理将档案管理的效率大大地提升了上来，还可以有效地减少一些人为管理的失误。
2.加强了档案的利用效率
将档案录入到电子档案系统当中具有非常严格的格式规定，档案管理人员需要严格地按照电子档案系统的格式规定把档案合理地录入进去。这样做有效地避免了纸质档案在格式上不统一还有信息质量比较差的问题，在很大的程度将档案的利用效率提高了上来。更为重要的是，通过电子档案管理能够将传统档案管理过程中存在的立卷繁琐问题进行了有效的规避，还将档案的提取效率还有归档效率都进行了相应的提高。
3.电子档案的准确性强
电子档案的准确性和安全性都比较强。使用电子档案时，数据可以加密。电子档案经过加密后能有效防止篡改，在很大程度上提高了档案的安全性。与纸质档案相比，如果不采取有效的保护措施，电子档案极易被恶意篡改。目前，电子档案一般采用加密的形式进行保护，这在很大程度上解决了档案的安全问题，保证了电子档案在传输和使用时原始数据和数据内容不会发生变化。
二、电子档案管理现状分析
1.电子档案管理不规范
电子档案缺乏规范化管理，不能保证电子档案的真正效率。举例来说，电子文件的提交形式并不统一，电子正式文件的识别存在一些问题，如准确性、主观性和随机性。不能解释的元数据项的集成电子文档的内容、结构、背景和总体管理过程不能满足业务和文档管理的需要。不准确和格式不统一的元数据值对于未来的使用没有帮助。无严格权限的系统用户，存在电子文档信息泄露的隐患。导致这现象的原因在于开始没有完善的管理标准，而且由于缺乏有效性和可操作性，使得标准难以实施。
2.电子档案的安全问题较为突出
电子档案的管理尽管给我们的档案管理工作带来了很多的便利，但是同样其网络安全的问题也特别引起我们的注意。根据实际分析，第一是因为软硬件设备相对陈旧，设备更新不及时，日常维护任务不到位，这样就会留下漏洞，极易遭受黑客和病毒的攻击，导致文件的丢失或数据资料的的篡改。其二是档案管理工作人员对档案的安全不够重视，没有认识到档案安全的价值。此外，电子档案管理没有专门的工作空间，经常与其他部门的工作混在一起，极大地影响了电子档案信息的安全。
3.电子文件归档质量不高
档案归档质量包括真实性、完整性和有效性。真实性是指电子文档的版本不准确，与相应纸质文档的内容不一致。完整性是指归档范围内的文件没有归档，电子文件中没有组件，元数据不可用，有效性是指数据格式不符合要求，或者电子文件损坏不能正常打开，等等，造成归档质量问题的主要原因是业务系统没有对电子文档的前端进行控制，使得大量的电子文档在业务系统中失控，最终导致数据质量低下的情况系进入电子文档管理系统。
三、电子档案管理的有效策略
1.做好档案收集和整理工作
要做好电子档案的信息化管理工作，必须在实际工作中做好规范文件的管理和收集工作，提高工作的逻辑性和系统性，方便档案的查阅。文件一般都是多卷的，而有些年代久远的文件，由于缺少一定的编号，在以后的部门变动和发展中，往往会出现非常混乱的现象，不能很好地进行文件管理。要使其规范化发展，就必须建立一种科学的档案分类管理工作模式，从而提高档案管理工作的连续性。此外，还需要建立标准化的管理指标体系，尽可能地完善档案资料。电子档案管理要有制度保障，要把档案管理纳入考核工作体系，建立一个覆盖全面的工作体系，完善保管制度、查阅制度、安全管理制度等，才能提高档案管理水平，杜绝不规范行为的发生。
2.重视电子文档的安全管理，健全安全管理机制
首先，要进一步提高档案管理员的工作责任感和安全责任意识，按流程彻底完成电子文档的录入、存储和传输。档案管理人员必须及时记录档案信息的变更和使用情况，以便后续查询。二是采用定期备份的方式，将电子文件信息一式两份或两份以上，存储在不同的存储介质上。电子档案容易受到黑客和病毒的攻击，这可能导致内容丢失和档案无法打开。有时，由于档案管理员的人为错误，档案信息可能会被意外删除。您会发现备份您的电子文件对于确保您的文件信息的完整性非常重要。此外，存储电子文件的设备应专用于专用机器，以进一步提高电子文件的安全性。当存储电子文件的计算机用于其他用途时，不可避免地会包含用于其他任务的媒体信息，增加了病毒感染的可能性，对电子文件的安全构成潜在威胁。最后，随着时间的推移，计算机上会产生大量无用的文档信息，往往会导致文档的误删或误用。这就需要对软硬件设施进行定期维护和检查，及时进行软硬件升级，以保证电子档案管理系统的正常运行。通常借助技术措施防止非法访问或篡改电子文档的技术措施包括数字签名、防火墙设置、身份验证、病毒防护和读写权限设置。
3.全面梳理并改进现有电子档案管理模式。
①从文件的输入、储存、保管、检索等方面对相关程序进行详细审查，以确定可疑问题。例如，有些单位的档案管理员年纪较大，对传统的纸质档案几乎如数家珍，很快就能很快找到；但用电脑搜寻目标档案时，或因操作水平有限，或因设备本身性能尚待改进，实际处理过程所需的时间比原来更长。对这类问题，主管部门要引起高度重视，找出根源，及时解决。②与纸面档案相比，电子档案有明显的优势，但这并不能说明工作态度改变。在日常工作中，管理人员应以更严格的标准要求自己，对档案中的每一个细节都要反复对照，确保资料真实、准确。
4.推进数字信息资源库建设，加强档案归档工作
①在单位档案归档工作中，要加大数字化管理力度，做好数据库的分类工作；②对于没有及时归档的文件，需要集中力量进行统一管理，根据不同类别的文件进行扫描，并根据相关工作经验加以鉴别；③电子档案管理人员必须与时俱进，加强专业学习。事实上，档案管理是一门专业性很强的学科，除档案相关知识外，还必须具备一定的计算机信息系统专业知识，才能适应新形势对档案工作提出的新要求。
结语：随着社会的快速发展，档案管理也有了相应的要求和挑战，档案管理人员需要不断地学习新的管理技术，并且还要大胆地进行创新还有实践，充分地利用信息化技术的优势，更好地发挥出电子档案管理的作用，推动档案管理工作的有序开展。
参考文献
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[2]王煜.电子档案管理模式在档案管理中的作用[J].科技创新导报，2019,16(27)
[3]吴倩.事业单位档案管理中的电子档案管理途径[J].中小企业管理与科技，2020,（17）