邱阳 傅勋利
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摘要：办公室行政管理工作对于企业的发展来说有着非常重要的作用，它具有综合性高、涉及面广和工作内容繁杂等特点。行政管理在部门间起来了连接的作用，其管理水平的高低直接关系到企业的正常发展和运转。因此，企业必须要对办公室行政管理工作进行优化，及时解决存在的问题，以此提升工作质量，持续推动企业有序运转。
关键词：新时期；办公室；行政管理；策略
1 企业办公室行政管理工作的主要职能
1.1 中枢职能
办公室行政事务相关工作，在不同部门间可起到调节作用，发挥着中枢功能，对维持单位正常、稳定运转具有重要作用，增强上级领导和不同部门间联系。而办公室作为信息传达中转站，在上级领导与各部门间建立了桥梁，提升了各个部门工作效率。
1.2 整理管理职能
企业办公室行政管理工作还能够在企业实际运营发展过程中发挥出整理以及管理作用，且属于企业各项工作顺利开展的一个重要基础条件。例如：企业在实际运营发展的过程当中所涉及的各种档案资料等，便需要相关行政管理人员来进行详细的分类以及整理。除此之外，企业在开展各种会议的过程中，也需要相关行政管理人员的有效参与，同时结合会议开展的实际需求，来对会议流程作出科学合理的设置，并且对出席会议的相关人员作出相应的服务以及管理，从而促使企业的各种会议能够顺利有序地开展下去。
1.3 协调职能
办公室企业里是重要的信息中转站，需要将单位内部中的信息及时地传递，做好下情上报、上情下传任务。做好上下协调、横向协调、内外协调、应急协调四个方面的协调工作。上下协调工作是指要及时准确地掌握单位的工作重点和领导的决策方向，做到“身处兵位、心为将谋”，对单位内部基层部门的沟通对接要及时，能全面了解基层的工作情况，及时准确地向上级领导反馈信息。横向协调面向企业内部的每一个部门，由办公室负责牵头，使得各单位及每个部门在协调方面加强合作。内部和外部的协调是办公室要发挥的窗口作用，既要了解企业外部的发展需求，又要展现良好的企业形象和实力。应急协调是在突发事件或突发事件信息的跟踪、报告、各方面资源的协调以及各类突发事件的适当处理中发挥积极作用。
1.4 督办职能
办公室行政事务类型较多，其中，对企业工作决策和落实情况，以及执行工作任务规范性记录和监督，是其重要工作内容。同时，办公室行政事务相关人员还应听取各部门相关意见，并筛选出有效意见，为后续工作任务开展提供依据。
2 新时期办公室行政管理工作优化策略
2.1 加强对信息技术的应用
在信息化快速发展背景下，信息技术不断深入各个领域中，提升了工作效率、管理水平，极大程度上降低了工作强度，减少了工作失误。因此，为降低繁琐复杂工作对工作效率影响，应重视对现代化先进信息技术利用。首先，应建立信息化行政事务管理系统，结合单位实际情况，适当加大信息化改革和资金投入力度，利用计算机设备和网络信息系统，最大程度上发挥自动化和智能化管理系统作用。其次，适当强化对信息技术应用力度，利用信息技术获取更加有价值的信息，为领导进行决策提供更多信息支持。最后，重视对创新型信息技术利用，如推动公司内控管理中对钉钉等办公软件应用，并加强对中交商旅、PC门户、企业邮箱等信息软件维护和运用，整合现有的资源，如建立数字档案，从多个角度进行管理，如实物类、声像类等，满足人们的实际需求。最后，根据实际需求，调整部门设置和人员关系，并做好交建通、企业邮箱变更以及维护等工作，快速有效解决员工账号申请、实际使用中等问题。
2.2 注重细化岗位职责
对于企业办公室行政管理工作的精细化来讲，需要企业在日常工作当中注重建立健全相应的考核标准，利用考核制度以及奖惩制度来对相关工作人员的思想以及行为作出有效约束，并且利用考核制度当中的考核内容以及考核目标来细化办公室人员的具体工作职责。对此，企业应该结合行政工作的具体内容、任务以及目标等方面来制定一个较为明确详细的员工职责说明书，促使相关办公室人员能够在开展相关工作以及执行相关任务的时候可以充分意识到自身的职责以及权限，进而更为规范化以及精细化地做好相应的工作以及任务。除此之外，企业还应该注重做好办公室当中各个岗位的调研以及分析工作，以此来不断完善各个员工的岗位职能，从而实现办公室员工岗位职责的精细化管理，这对于提升行政管理的精细化程度有着良好的促进作用，同时相关管理人员还应结合企业自身实际发展情况，分阶段分层次地对相关工作人员进行整合，从而实现岗位方面的精细化调整。
2.3 加强建设行政管理队伍
加强队伍建设是企业行政管理的重要工作内容，建设一支业务精湛、工作作风优良、服务高水平的管理队伍，对办公室管理向好发展起到积极的推动作用。可以从以下内容开始：第一，用人机制要完善，对办公室人员结构进行优化。完善岗位职责相联系的权责运行机制，打破在传统用人机制上实现突破，持续扩大人才选拔范畴，建立健全岗位用人保障机制，对复合型行政管理人才要多加引用过来，从而实现办公队伍人员优化，为人才储备工作奠定良好基础。第二，提高办公室行政人员的素质。要努力发掘一些基层工作经验丰富，对行政管理事务熟悉且善于思考的人才，对这些人才进行培训及交流等方式，进一步提升他们的服务意识和技能水平。另外，通过业务培训增强能力，建设起梯队人才的培养体系。
3 结束语
综上所述，伴随着经济社会以及科学技术的不断发展进步，企业办公室行政管理精细化发展已经成为一个必然趋势，因此作为企业应该顺应时代发展潮流，对自身行政管理工作作出有效的改良和创新，对此，应注重建立和推行科学有效的管理制度、注重细化岗位职责、注重提升行政工作者的综合能力以及注重对人工智能技术的有效应用，如此才能够保证企业办公室行政管理的有效性，进而推动企业实现健康长远的发展。
参考文献：
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