王素
成武县民政局，山东成武：274200
摘要：机关事业单位人事档案管理作为人力资源工作的关键所在，随着经济的快速发展以及科技不断进步，进入了崭新的发展时期，为机关事业单位带来全新的发展机遇，同时也为人事档案管理工作带来挑战。在人事档案管理过程中，机关事业单位必须坚持与时俱进，注重人事档案管理的创新发展，注重信息技术的有效利用，实现人事档案管理的信息化发展。同时针对人事档案管理存在的问题进行深入分析，并制定完善的解决对策，确保人事档案管理工作顺利进行的基础上，实现其管理效果的最优化。
关键词：机关事业单位；人事档案；管理策略
引言
中共中央办公厅印发的《干部人事档案工作条例》明确干部人事档案是教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要基础。组织人事部门依托干部人事档案，提出合理的人力资源需求，设计出人力资源配置方案，保证干部队伍结构的合理性，从而提升机关事业单位的公共服务能力。在当前新的发展形势和经济形态下，完善干部人事档案管理更是促进人力资源开发与利用的重要保证。
1机关事业单位人事档案管理工作现状
1.1人事档案管理制度未完善
首先，档案材料管理规范度偏低。因为部分干部在档案材料方面的关注程度是较低的，所以针对归档的材料在具体的填写过程中也相对随意。这样一来，其便不会按照规定填写信息，也会导致档案信息不准确：填写“三龄”即干部的年龄（出生年月）、党龄（入党时间）、工龄（参加工作时间）信息时前后不一致；字迹潦草甚至涂改等不规范的现象，直接影响干部档案信息的真实性和完整性，给干部人事管理工作带来隐患。除此之外，档案整理方面整体质量偏低。当下，很多机关事业单位在干部人事档案方面的分类、装订等均存在很多问题，这样便造成后续的档案审核、资料查找工作出现很多问题，最终档案资源的使用效率也会进一步降低。最后，档案审查方面的整体规范度偏低。对于档案管理而言，档案审查属于重要的关口性内容，若审查出现问题，比如相关材料未收集完整、审查单位未盖章就进行归档，这样便会导致档案材料出现问题，则需要重复进行审查、归档等，甚至出现张冠李戴的现象。
1.2人事档案电子信息化程度亟待提升
目前，尽管机关事业单位干部人事档案工作正在尝试档案管理模式的变革，不同程度地开展了档案电子化工作，但受限于使用场地、专业人员、经费支持等多方面因素，相关基础硬件与管理软件配置不到位，干部人事档案电子化的进程较为缓慢、电子档案信息的使用和利用效果不甚理想。同时，因缺乏及时且系统的专业技能培训，不少档案管理者依旧延续传统档案管理模式，仍以手工查阅纸质档案的方式进行信息搜索，不仅费时费力、效率低下，也在一次次搬移、翻阅档案的过程中对纸质载体产生了不可逆转的损害。特别是在机关事业单位养老保险改革后，退休人员由原单位进行服务管理转变为社会化管理、养老待遇调整和查档的工作量显著增加，给日常本就繁重的档案管理工作增加了巨大的负担。因此，唯有通过加快干部人事档案电子化进程，建立健全干部人事档案信息库和管理平台，实现在线收集材料、整理归类、档案调取、转移接收、信息统计等工作，才能最大可能保护好原始纸质档案、提高查阅效率、降低档案管理者的体力劳动强度，也能从技术上实现查阅留痕、档案信息电子备份等功能，使电子信息档案和纸质档案相互印证，从根本上降低纸质档案出入库的损耗、遗失以及在使用过程中产生的人为损害、伪造、涂改等可能性。
2机关事业单位人事档案管理工作的优化策略
2.1提高现代化管理水平
在当今信息化时代中，档案资料信息化管理是新形势下档案管理的必然趋势，对加强档案保护工作和提高档案资料利用水平具有重要意义。地勘单位应与时俱进，转变传统的纸质记载保管的管理模式，积极跟进信息化的步伐。其一，积极利用先进的数字化技术对档案资料进行管理，打破传统的目录管理，实现档案资料的主动归集和利用。不但可减轻档案管理人员工作量，提高工作效率，同时也可方便广大职工快速查询和借阅档案资料。其二，创建数字化档案数据库，通过扫描，将老旧报告中的文字电子化、图件矢量化等形式将档案资料转化为更容易保存和使用的数字资料，使地质资料能够更长久地保存，同时加强档案的数字化管理，建立数字化档案数据库，提升档案信息化管理水平，更好地为地勘单位服务。
2.2加强档案保护工作
在档案管理过程中，必须采用科学先进的管理方法，使得能最大限度地延长档案的使用寿命。其一，应保护档案资料的实体安全，档案库房要配备档案防护设施、设备、专业消防器材，同时还应配备空调、加（去）湿机及温湿度监测仪等。认真贯彻和落实防水、防火、防尘、防潮、防光、防鼠、防虫、防盗等“八防”措施。同时定时查看档案馆内温湿度，并保持档案馆内的清洁卫生。其二，要保护档案资料的信息安全，与广域互联网做到物理隔绝，不应该泄露的绝不泄露，尤其是数字化的档案资料，做到不随意传播，坚决做好档案信息的保护工作。其三，要爱护档案，禁止污损档案资料，不得在档案材料上涂写，不得拆卷、损毁、伪造和擅自出版档案资料。在整理搬运上架和提供利用过程中，要轻取轻放，保持档案资料整齐清洁。定期进行档案资料的清查和整理工作，对破损、字迹褪色和载体变质的档案及时修复和复制。
2.3重视业务学习，加快人事档案管理人才队伍建设
目前，机关事业单位人事档案管理工作的效能和管理质量主要受限于缺乏专业的干部人事档案管理人员，无法有效满足干部人事档案管理日常工作需求，也难以进一步实现干部人事档案管理的长远规划和发展目标。正所谓“千秋基业，人才为本”，要做好新时代的干部人事档案管理工作，离不开一只结构合理、专业素质过硬的人才队伍，各级机关事业单位应立足于本单位实际，结合人事档案管理工作实际要求，对本单位已有人事档案管理人员进行科学、全面的系统培训，进一步增强政治理论水平、专业素养和业务综合技能，强化保密意识和服务意识；重视档案管理基层人员队伍建设，通过完善选人用人、人才培养及人才激励等机制，为基层档案管理人员的职业发展和个人价值实现提供良好平台；同时，通过公开招聘和高层次人才引进等渠道，对高层次、复合型档案管理专业人才进行定向吸纳，改善人才短缺的现状、优化档案人才队伍结构，为人事档案管理创新与发展提供强有力的人才支持。
结束语
人事档案历史悠久，上可追溯至商周时代谱牒档案，便伴随着我们的生活走过了千年。王朝更迭、社会进步，档案管理不是明日黄花，新的时代赋予档案人更重的历史使命和责任，端正自我认知，涵养精神内涵，顺应时代发展潮流，将档案管理工作与时俱进，不断提升档案管理的专业性、系统性，以高水平的信息化运用能力，为机关事业单位人事档案的进一步发展助力。
参考文献
[1]李林波.机关事业单位人事档案信息化管理存在的问题及对策研究[J].传播力研究，2019
[2]张 苗.人事档案在机关事业单位人力资源管理中的作用[J].中外企业家，2019
[3]郭宝珍.新时期做好机关事业单位人事档案管理工作的思考[J].中外企业家，2019