孔岩育
滨州市烟草专卖局（公司） 山东滨州 256600
摘要：现阶段，信息技术高速发展，我国也步入了信息化时代，在这一时代背景下，诸多企业均认识到信息技术优势，将其运用在内部各项工作中，大大提升工作质量，同时还能够避免工作失误。烟草企业在发展过程中，其工作范围逐渐广泛，因而可将高速发展的信息技术运用在档案管理工作中，缓解档案管理人员的工作压力，提升档案管理效率，为烟草企业各项决策提供科学且准确的信息参考。烟草企业推动内部档案管理信息化建设是档案管理工作开展的必然趋势，但当前烟草企业档案管理工作信息化建设过程中还存在诸多问题，档案材料缺乏精确性，档案管理硬件设备落后以及档案管理人员综合素质低下等，这些因素均制约了档案管理信息化建设。在本次研究中，将结合烟草企业实际发展情况与需求，提出内部档案管理信息化建设措施，从而带动烟草企业全面发展。
关键词：烟草企业；内部档案管理；信息化建设
当前我国步入了信息化时代，在这一时代背景下，烟草企业传统档案管理模式明显落后，在运行过程中存在诸多问题，导致档案管理效率低下，无法为烟草企业提供准确信息参考。将高速发展的信息技术运用在档案管理工作中，通过构建信息化平台，能够实现信息快速检索，在短时间内便能够获取所需资料，同时管理成本低下，具有良好的保密性。信息化建设是提升档案管理工作质量与效率的重要因素，因而烟草企业需要加大人力与财力方面的投入，推动信息化建设，提高整体档案管理质量。
一、应用计算机技术实现档案现代化管理
在信息化时代下，计算机技术是一项较为先进且操作十分便捷的技术，在多个行业中运用十分广泛。当前烟草企业档案管理工作面临一定冲击与挑战，随着烟草企业规模不断拓展，其档案数量在不断增加，在传统档案管理模式中，通常采用人工操作模式，在面对海量档案时，工作压力较大，还会面临操作失误等问题。烟草企业为提升档案管理质量，则需要充分运用计算机技术，发挥技术优势，实现档案现代化管理。首先计算机技术在档案管理工作中应用十分广泛，计算机技术的运用，可实现档案信息快速检索，只需要输入关键词，便能够找出需要的档案信息。同时计算机在存储档案信息时十分便捷，档案存储成本低下。
其次通过加强计算机技术的运用，能够在计算机系统中建立完善的电子档案，同时也改变了传统档案。通过数字档案室的构建，能够推动档案管理工作高效开展。使用者只需要登录系统，便能够查阅相关档案以及历史档案信息，十分便捷。
最后，计算机技术运用，能够构建电子档案。在信息时代背景下，通过运用计算机技术，建立电子档案。针对烟草企业现有纸质档案，可通过电子扫描等方式，编制成电子档案，便于储存，同时也避免档案丢失等问题出现。同时档案管理人员应当积极转变思想观念，树立全新管理理念，在档案管理工作开展中融入现代化计算机技术，推动内部档案管理工作变革。此外档案管理者还需要提升服务意识，转变传统工作方式，推动档案管理信息化建设。
二、将计算机信息处理与档案信息管理相融合
档案管理是一项相对复杂的工作，涉及内容较多，不仅需要整理档案信息，保管档案，还需要增加档案使用周期，确保档案信息的准确性。烟草企业在日常运营中，对档案管理工作十分重视，为提升档案管理效率，可将计算机计算运用在档案管理工作中，实现档案管理信息化建设。将计算机信息处理与档案信息管理相融合，主要可从以下几方面采取措施。
（一）利用多媒体技术实现档案管理功能更新
当前计算机技术得到质的飞跃，技术发展相对成熟，计算机逐渐从内部信息多媒体处理逐渐转向处理功能的多媒体化。例如在输入文字信息时，可采用语音方式录入。不仅能够保存文字信息，还能保存图片以及视频信息，在此基础上，还出现了超媒体技术。将这些高速发展的技术运用在内部档案管理工作中，使得档案信息录入十分便捷，同时还可使计算机拟人化，使得档案工作者与计算机之间的联系更加紧密，提升档案管理效率。
（二）多媒体信息演示系统开发方式工具化
当前在烟草企业中，其内部档案室会利用计算机技术构建多媒体信息演示系统，如档案室指南以及使用者借阅指引等。虽然这些系统的设计，使得档案使用更加便捷，但这部分系统往往只能够针对内部档案室，缺乏可普遍利用的软件系统。针对这一问题，烟草企业可加大创新与研究力度，创新出能够被普遍运用的软件，只需要简单安装一个软件，便能够制作出适合档案室的多媒体演示系统，有效优化人工成本，具有良好的运用优势。
三、提升档案管理人员综合素质
档案管理人员的综合素质是影响档案管理质量的重要因素，同时也是影响档案管理信息化的建设的因素。在信息化时代下，烟草企业应当重视档案管理人员综合素质培养，提升其综合素质，引导其掌握多种信息化技能，从而推动档案管理信息化建设。在烟草企业中，存在部分档案管理人员，知识结构相对陈旧，技能存在单一性，对计算机以及信息技术掌握不充分，不利于档案管理信息化建设。首先针对现有档案管理人员，烟草企业可定期组织学习与培训工作，引导其了解信息化技术，转变思想观念，明确信息化建设对档案管理的重要性，掌握多样性技能。还可开展专家讲座，邀请相关方面的专家，普及信息化知识，分析案例，掌握信息化建设方法。其次在人员选拔中，应当提高人才准入门槛，不仅要考察应聘人员的管理技能以及工作经验，还需要考察其是否具备良好的信息化观念与技能，选拔出高素质人才。最后档案管理人员需要树立终身学习理念，在工作之余，积极学习相关方面的知识，了解档案管理信息化建设过程，丰富知识体系，从根本上推动档案管理工作信息化建设，实现烟草企业全面发展。
总结：
烟草企业在发展过程中，档案管理是一项重要内容，在信息化时代下，推动档案管理信息化建设是发展的必然趋势。当前烟草企业在档案管理信息化建设中，存在诸多问题，导致信息化建设步伐缓慢。为推动信息化建设，烟草企业应当进一步提升档案管理人员的综合化素质，结合企业实际情况，制定出完善的信息化方案，实现档案管理信息化建设，同时还能够实现烟草企业可持续发展。
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