申琴溱
内江路桥集团有限公司 641100
摘要：对任意一个国有企业来说，档案管理工作都是最基础的，从某种意义来看，它可以体现国有企业的职能活动。就档案保管期限而言，主要内容是对档案保存时间的确定，这将关系着馆藏结构的质量以及档案价值的实现等，强化保管期限的划分，可以最大限度地实现档案价值。基于此，文章进行如下探究，以期为有关人士提供参考。
关键词：档案管理；定性分析；定量分析；保管期限
引言：针对档案保管期限来说，通常情况下可划分成三种类型，包括十年期限、三十年期限以及永久期限。在档案管理工作中，档案期限表有着关键性作用，但是因为其自身条件的限制，对保管期限的划分，还有着一定的模糊性及随意性，其操作性也相对较差。对此，文章结合保管期限表的制定，对保管期限的科学划分方法进行了探究。
1.修订档案保管期限表的重要性
针对档案工作来说，保管期限表不但可以判断档案的保管期限，还能对档案的价值进行评估，为其提供重要的数据参考，同时对国有企业来说，也能为档案管理工作奠定夯实的基础。对此，在开展档案管理工作时，其保管期限表有着至关重要的作用。从二十世纪五十年代以来，虽然我国在各个时期都制定了很多保管期限表，也在一定程度上积累了相关的管理经验，但是依然不能设计出健全的保管期限表，这也进一步对国有企业的有关活动造成了影响。就保管期限表来说，它的不足之处在于，其中列出的条款相对较少，不具备较强的操作性，条款中的相关内容比较含糊。另外，因为大部分的国有企业，其领导层对档案管理工作都缺乏一定的重视，有关的档案管理者也都是非专业人才进行负责，因此档案保管期限在进行划分时，不具备合理性，有着很大的随意性特征。
2.修订期限表可能遇上的障碍
档案是在各部门中产生的，因此每一个部门往往都比较重视自身的运用，为本部门提供一定的便利，注重自身利益的维护，使其服务于本机关，而针对部分公众社会问题，就缺乏一定的关注。对此，要求各个机关单位，在对保管期限进行划分时，应充分考虑社会思想，使其更多的服务于社会，为社会做出更多的贡献。另外，还应全面分析地区性及分布的差异性。在地区及单位开展的活动中，会产生档案记录，虽然它们对社会及国家不具备保存价值，但是对该地区及单位可能会有使用价值，对此要求有关部门应对其进行重点保管。事实上，档案价值不会取决于地区的划分，主要表现在档案时间及内容上，因此应对地区性档案保存加以重视，确保档案的真实性。
3.档案保管期限划分的有效方法
3.1定性分析属于确定期限的前提以及基础
针对定性分析来说，它能够对事物的本质进行辨别，在实际进行分析时，有着一定的前瞻性及普遍性特征，同时它还是档案管理工作进行的基础。在档案管理工作中，定性分析属于关键的措施，无论是在档案鉴定工作的开始阶段，还是在对保管期限表进行制作时，定性分析都有着关键性作用。有效的定性分析，可以进一步增强档案管理的效率，针对档案鉴定工作早期来说，可通过二分法及三分法，亦或是标识法来完成，有利于更准确地掌握档案保管期限，有着重要的意义。一方面，需对保管期限的性质进行判断，看其是永久性，还是定期的，以此为前提，对其进一步细化，可把档案的保存方式划分成两种，分别是长期及短期保存。
另一方面，借助标识法，是基于三分法分区的前提下，对档案的实际保存时间进行确定。要求有关的工作者应结合档案管理的具体需要，对档案保存的价值进行判断，促进档案管理变得更为科学。
3.2定量分析属于提升期限准确度的保证
从档案的价值来看，它会被多种因素所影响，基于各种发展时期，档案有着多种多样的作用。另外，档案保管期限在很大程度上可以看出该档案的价值，但是档案保管时间却无法同档案价值对等，对未进行划分的档案，也不能有效确定其保存价值。对此，需开展定量分析，以便进一步增加保管期限的准确性。对有关工作者来说，应结合国家档案局出台的有关政策，对档案价值进行深层次的分析。如根据调研中的大部分政协提案，以及有关的人大建议提案，在其中指出档案不具备永久保存价值，因此有关档案管理者应结合档案主办方的需求，再加之档案本身的应用期限，对其保管期限进行适当的调整。另外，有关工作者应科学掌控永久保存的比重，让永久保存同十年及三十年保存的比例得到科学地分配，让档案最大限度地实现它的价值及作用[2]。与此同时，定量分析还可以提升档案管理的执行速度，结合机关的变化，对保管期限的职能及价值，重新进行确定。
3.3定量与定性分析相融合
定量及定性分析法进行融合，这对于保管期限的确定，有着重要作用，对此在重新设计保管期限表时，可把定性分析同定量分析有机融合起来，这不但会细分到每一个文件，对保管期限的确定，还能有一个整体的认知，针对进馆文件，可以充分列出每一个机关活动中，产生的有利于促进国家及社会进步的，有一定价值的档案，其名称和进馆时间可以用来档案管理的细分，避免档案性质不清晰而导致不能归档的现象，在对档案价值进行判断时，要求档案馆应同档案室进行协作，通过有关的实践，对档案性质进行确定。这就需要档案工作者，在政治方面存在较强的敏感度，若是文件档案归为国民经济，亦或是发展规划，需对相关的领导干部任职时间进行分析，同时对档案性质进行确定[3]。将定量分析同定性分析融合运用，还需要工作者可以对档案进行重新整理，这不单是对档案进行分类归档，还应对档案文件进行审核，将其划分成一般性事务文件，亦或是一般性会议文件。对此，还需对文件类型档案进行分类，有利于更好地完成档案管理工作，从某种意义上，还对保管期限进行了细分，从而给后续档案的查询工作，以及档案的整理工作奠定了夯实的基础。
3.4实施二次鉴定制
从传统的档案鉴定工作来看，极易产生诸多错误，这很难确保档案管理工作的有效开展，对此，需最大限度地增强档案鉴定的有效性，首先可对原有的一次鉴定制进行更完善，将其转换成二次鉴定制，针对二次鉴定制来说，它可以较好地掌控档案保管期限，有利于增强期限划分的精准度；伴随时代的深入发展，档案自身价值也得到了较大的变化，因此有必要定期开展整理工作。通常情况下，在档案完成第一次鉴定归档之后，需要经过十年的时间才会进行二次鉴定，有关工作者应对其原始价值进行再次判断，看它能否用在现下发展中，若是不存在问题，那么则可以直接进行归档；若是存在一定的问题，需对其从属价值进行分析。对此，应强化档案的鉴别工作，认真分析并提出科学的修改建议，进而增强档案管理的合理性及有效性。
结论：综上所述，就档案管理工作来说，保管期限的划分不可单纯地依赖定量分析，亦或是定性分析法进行判断，还可通过把两者有机融合的方式，最大限度地降低档案室及档案馆的工作，加大国有企业的管理力度，构建出可以满足新形势发展下的管理期限表。
参考文献：
[1]李世琴.文书档案保管期限划分方法探究[J].办公室业务,2020(06):144.
[2]王亮.档案保管期限划分问题思考[J].环球市场信息导报,2019(39):88.
[3]王晓琳.文书档案保管期限划分问题的探讨[J].才智,2018(35):163.