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简析政府文书档案管理中存在的问题及应对方法

发表时间：2021/8/13 来源：《文化研究》2021年9月下作者：张作明

[导读] 政府文书档案的整理一直以来便是一项极为被重视的工作。文书档案的基本内容大都展现了政府内部各部门工作事项的内容。

广西钦州市灵山县电子政务信息中心张作明 535400

摘要：政府文书档案的整理一直以来便是一项极为被重视的工作。文书档案的基本内容大都展现了政府内部各部门工作事项的内容。然而，这项工作依然有许多的不完善、不严谨的问题存在。对政府部门工作的推进免不了增加了难度。现如今，随着新时代的不断发展，许多技术带来的优势逐渐显形，这对文书档案的管理大有裨益，这项工作曾经面临的诸多繁杂的问题也将在人们的研究思考下用更先进的技术取代。
关键词：文书档案；问题；取代
        前言：在现代政府运行中，文件扮演着重要角色。“文件” 这个词虽然是近代的产物，但是“文件”这种政府信息的载体形式——公文，却几乎和政府一样古老[1]。这种在时代长河中长存的公文在现代人口中就是所谓的“文书档案”。文书档案管理是政府部门执行各工作事项时必不可少的一部分。在这一过程中，文书档案管理相关工作主要通过文字进行真实记录，例如政府工作人员的基本信息、个人情况、政府每日工作进度等，将上述内容汇总成为档案，以便于在需要时方便寻找和查阅[2]。但是，我们不得不说在当下这个年代，文书档案管理工作依然存在很多问题，这些问题直接导致了许多政府工作的严重滞后，我们需要尽可能的在这些问题的基础上找出合理的解决方案，利用正确的对策处理问题。本文就将围绕此展开讨论，希望有幸能得到相关部门的采纳，引起大家思考。
        一、文书档案管理工作存在的问题
        （一）文书档案管理重视不足
        政府部门工作人员对文书档案管理工作的重视程度不足，存在认识不全面、不充分等问题，不能正确理解这项工作的科学性、逻辑性和实践意义[3]。一些政府单位领导认为该项工作无法创造经济价值，因此管理中存在疏忽懈怠的情况，导致政府文书档案的利用率低，管理效率低下[3]。
        （二）文书档案收集不全面
        文书档案的收集由于其形式略微枯燥，操作简单，在一些政府部门这项工作的完成常常不需要业务工作繁忙的专业与会人员完成，一般来说大多是交由普通兼任人员完成的。同时，因为这项工作材料多，且内容有时较为分散，因此常常对应的文书档案资料会在许多不同人员手中，需要向多方交流获得相关资料。也因为这样总是会造成文书档案最终收集起来很麻烦，交付的文书档案资料不完全、不完整。
        （三）文书档案管理衔接不畅
        因为文书档案是需要从不同参与方手中获取到的，但时间、地点的不严格经常会使得各层文书交付工作出现工作少任务大这一致命缺陷。一层的交付出现问题不免会造成接下来各层的蝴蝶效应，直接导致文书档案管理到各人员手中衔接不畅，得到的最终版本出现难以逆转的问题。
        （四）档案管理人员素质偏低
        目前，出于文书档案管理工作性质问题，导致大多数作为文书档案管理的工作人员年龄偏大或专业技能比较缺乏。这样的情况导致的最终结果就是很大程度上是文书档案管理工作变得更为草率，管理工作者的工作态度也不尽相同，参差不齐。这种情况的直接后果就是管理人员素质偏低，缺乏足够的对该岗位的重视就会使得更多的优秀文书档案管理工作者离开。

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        二、政府文书档案管理工作的完善策略
        针对诸多文书档案管理工作的问题，政府部门理应提高警惕，提高重视将存在的问题一一扼杀破解，使文书管理工作更加可靠，内容质量更高，完成效率更快，大大缩减工作量。
        （一）及时出台相关文书档案管理规章制度
        文书档案管理情况不能一直就其野蛮发展，毕竟文书档案对于政府各项工作的顺利进行其效益不言而喻。要确保文书工作的完成质量就必须从根源出解决当前的问题。其中一项至关重要的就是对该项管理工作出台相应规章制度。要约束一些不顺应客观形态发展的事情就需得利用特定的制度法则来规范处理。只有定好规定，事态才会引起重视，因为奖惩这个更为偏颇主观的东西更会撼动人们心中的利益准则，牵动发展的事情最终实现理想的客观结果。
        （二）加快文书档案管理信息化进程
        信息化早已是新时代得以高速发展的标志性名词。信息化提高了资料的查找效果，因为交互的信息会带来更多相似的，可匹配的结果，对资料的查找有极大的帮助。同时，信息化的处理改变了以往文书档案收集固有的模式，信息化的发展与信息的获取正相关的，能有效的提高文书档案管理的衔接问题，极大的方便了完整档案的收集工作，也可以避免一些信息资料不必要的丢失。
        （三）落实政府文书档案管理考核机制
        适当增设文书档案管理的考核机制是有效提高各级部门对文书管理工作重视程度的一种有利手段。政府部门必须明确文书档案管理的职责，并将责任落实到政府内所有工作人员，将政府文书档案的收集、整理、编制、移交等工作进行有机整合，加大工作管理力度，做到不同工作岗位各司其职，工作进展井然有序，如果在工作中出现混乱情况，及时解决并作为工作经验吸取教训。
        （四）加强文书管理管理人员的综合素质培养
        文书档案管理工作虽说是一项技术能力较为简单的工作，但在很多时候由于管理工作者以及相关部门的重视程度不够，常导致文书档案管理出现各种难以避免的问题，引起连锁反应增加工作量。因此，可以通过对文书管理工作者进行上岗培训，充分灌输文书的重要性以及文书管理的必要方法。加强对着饿项工作的重视程度。尽可能的缩小管理者年龄，这对管理工作的顺利进行有很大帮助。
        结语：
        当前，对于政府文书档案管理工作本文我们主要讨论了关于政府文书档案工作当今面临的问题并给出了相应处理对策。实际上，这项工作的完美呈现是需要政府机构在这个过程中不断发现问题、探讨问题的。需要我们有勇于创新的精神去化解问题，需要我们积极发现问题找准问题关键的出完备的理论实践将政府文书档案管理工作做到尽善尽美。最终将这项工作的价值充分发挥到政府工作要务中去。
参考文献：
[1] 刘杰,黄维庆.“以文书治天下”——一个政府史的考察[J].中国行政管理,2020(06):119-124.
[2]程帅.政府文书档案管理中存在的问题及应对策略[J].就业与保障,2020(16):41-42.
[3]叶冬梅.新形势下政府文书档案管理的优化[J].办公室业务,2020(04):122.