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信息化背景下档案管理工作存在的问题及对策建议

发表时间：2021/8/13 来源：《文化研究》2021年9月下作者：于春琳

[导读] 随着我国信息技术的不断进步与发展，信息技术与网络技术得到了广泛的运用，不断地改变着当前的生活与工作方式。

黑龙江省第一地质勘查院于春琳黑龙江省牡丹江市 157011

摘要：随着我国信息技术的不断进步与发展，信息技术与网络技术得到了广泛的运用，不断地改变着当前的生活与工作方式。在信息技术的支持下，生活和工作效率得到了显著提高。在信息化环境下，档案管理方式也不断地更新和完善。通过较为先进的信息化和网络化设施，使得档案管理更加科学，转变了传统的手工管理方式，实现了档案管理的数字化。本文就档案管理工作的实际情况，以及信息化环境下，档案管理的有效策略进行探讨。
关键词：档案管理；信息化；综合素质
        在企业和单位的日常工作当中，档案管理是非常重要的环节。档案管理工作负责记录重要事件，可以见证企业的发展历程。其中蕴涵着非常丰富的思想内容和经验，这也为单位管理日常工作的有效实施提供了参考依据。因此，档案管理工作效率是非常关键的。在信息化环境下，各种档案类型不断增长，传统的档案管理方式显然无法满足当前的档案管理需求，实现档案管理工作信息化是大势所趋。
        一、档案管理信息化的重要作用
        （一）档案管理信息化符合时代发展需求
        随着我国信息化建设的不断加速，档案的使用方式以及范围有所增大，这就需要不断地更新档案管理方式。为了满足档案管理信息化发展，需要及时转变档案管理观念，并加速馆藏档案的信息化进程，实现档案管理工作的转型。
        （二）档案管理信息化符合公众信息需求
        随着时代的不断进步与发展，大众以及公共服务机构对于档案信息的需求量不断上升。因此，需要不断地提升档案管理工作效率和质量。这也推动了档案管理信息化进程，并且充分的运用这些档案信息，更好地为社会服务。
        （三）档案管理信息化符合和谐社会建设需求
        随着当前社会经济的不断发展档案，管理信息化已逐渐渗透到社会生活之中，并且档案利用次数也逐渐上升。通过档案管理信息化，解决社会矛盾，保障大众权益。档案管理工作，是社会资源维护的基础。档案管理信息化，是构建和谐社会的前提。
        二、档案管理工作现状
        （一）缺乏对档案管理信息化转变的重视
        从当前档案管理工作者来分析缺乏工作热情以及服务人民奉献社会的意识，同时也并没有深刻认识到档案管理信息化的真正作用。也未能意识到档案管理信息化，对个人知识层面和综合能力的需求。因此自身缺乏创新意识和自主学习的态度。因而，未能提升自身的思想水平和工作能力。在进行档案管理工作过程中捉襟见肘，导致整体工作效率较低，严重影响了单位档案管理工作的有序进行
        （二）缺乏完善的档案管理机制
        许多单位由于档案管理意识欠缺，没有形成信息化管理意识，也忽略了档案管理工作的重要作用。也没有严格依据国家的相关法律制度设置较为完备的档案管理工作制度。因此，很难激发档案管理工作人员参与积极性，以及工作自主性，也很难通过档案管理工作推动单位发展。

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        （三）信息化进程不够=完善
        单位由于缺乏管理意识，以及档案信息化建设思维。并没有正视档案管理工作的真正价值，未能实现档案管理信息化建设工作，完善信息化管理设施，引进先进信息化管理方式，进行档案管理信息化建设工作。
        三、档案管理信息化建设的有效对策
        （一）制定详细档案管理规则
        对于档案管理需要拥有全国统一的管理规范，对于档案缺失的处理方式、记载方式以及档案的归类等，都需要拥有统一的规范。对于参与档案管理工作的从业人员，需要组织其参与相应的培训工作，详细了解档案管理的规则和方法，确保从事档案管理工作人员对相关的管理规则有更充分的了解。当然档案管理工作人员之间的交流也是非常重要的。在互相交流和探讨过程中，能适当的进行工作经验交流。通过统一的学习与探讨，及时了解档案管理工作过程中潜在的一系列的问题。通过档案管理者的共同努力，寻找有效解决途径，以最快的速度解决各种档案管理漏洞。上级部门也需要汇总这些问题，并及时指导寻找解决对策，实现档案管理的规范化，为档案管理信息化发展做好铺垫。
        （二）优化答案管理策略
        由于我国是人口大国，这也给档案管理工作带来了巨大的困难，特别是在档案管理方面有着非常高的要求。不只需要有合适的空间，保存实体形式的档案，更需要合适的地方，可以将其长期保存下来。这对于档案管理的基本设施，有了更高的要求。单位需要对档案管理基础设施进行不断的建设和完善，并寻求有关部门给予经济的支持，从而有效改善档案管理环境，更新档案管理设施。档案管理的功能区域需要进行明确划分，并且还需要建立符合档案管理信息化需求的环境氛围，确保档案管理工作的有序进行。
        （三）有效提高档案管理人员的综合素质
        在档案工作管理过程中，对工作人员进行岗前培训是非常重要的。需要清楚档案管理工作的流程和细节，如此确保档案管理工作有序进行，同时也需要增加入职人员对于档案管理工作的认同感，加强档案管理团队建设，坚持在档案管理工作过程中，进行岗中培训。信息技术处于不断地发展与更新过程之中，工作人员需要学习新的技术，不断地组织学习活动。为了让所有从事档案管理工作人员，对于信息化管理技术有更多地了解。同事之间可以进行积极的交流与互动，并选择适当的激励机制。对于积极自主参与学习的人员，给予更多的学习资源支持，贯彻信息化管理新制度，使每一个从事档案管理工作者，都深刻的体会到档案管理的价值，并不断地提高自身的综合素养。
        （四）完善档案管理信息化系统
        在实施档案管理信息化过程之中，单位需要加强档案管理信息系统的安全建设。在信息化环境下，各类信息被盗、信息破坏和恶意攻击等问题长期存在。因此，单位需要进行系统安全建设工作，通过各类安全措施，确保电子化信息安全。
        结语：总而言之，在信息化环境下，档案管理工作需要进行信息化建设，从事档案管理的工作人员，需了解这一过程中将要面临的各类问题。并针对所存在的问题以及潜在的问题进行综合性的分析，制定有针对性的措施。有效解决档案信息化管理中存在的问题，加速档案管理工作信息化发展进程。
参考文献：
[1]赵华. 信息化背景下企业档案管理工作存在的问题与对策[J]. 视界观(12):1.
[2]杨珍. 信息化背景下企业档案管理工作存在的问题与对策[J]. 经营管理者, 2011(19):91-91.
[3]黄克志. 档案信息化管理存在的问题及对策[C]// 新情况新热点新方法——2009档案工作透视. 0.