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继续教育档案管理信息化建设的探究

发表时间：2021/8/13 来源：《教学与研究》2021年8月上作者：刘彦君

[导读] 近年来，随着终生学习目标的提出，继续教育事业得到蓬勃发展。

湖北大学刘彦君湖北省武汉市 430000

摘要：近年来，随着终生学习目标的提出，继续教育事业得到蓬勃发展。为了进一步提高继续教育管理的质量，提升继续教育水平，完善继续教育档案管理工作，提升继续教育档案信息化水平就显得至关重要。
关键词：继续教育；档案管理；信息化建设；
        引言：在教育部的支持下，仰仗于终生学习理念的广泛传播，全社会学习兴趣空前高涨。在这一背景之下，继续教育产业发展空前迅猛，继续教育的规模和数量如雨后春笋般，以肉眼可见的速度增长，相对应的继续教育质量明显提升，行业标准持续上升，这使得继续教育档案管理的信息化建设的需求也更为迫切。
        一、信息化管理档案的必要性
        （一）社会需求
        开展档案信息化管理是推进继续教育档案管理的必然之举。继续教育体现了终身学习的这一核心思想，并在此基础上真正从实际出发解决了学习途径的问题。继续教育档案的收录与认证有助于进一步地促进继续教育产业健康化发展。继续教育档案只有采取信息化管理，才能使继续教育的资质规范化，从而提高其社会认可度。基于继续教育档案信息化管理的实际效果，继续教育实现档案管理信息化的重要性是无可置疑的。
        （二）行业要求
        继续教育档案管理信息化，有助于提高整个继续教育行业整体运行的效率。当前继续教育事业不断发展，规模不断扩大，工作任务也相应的不断增重，单靠人力整理档案费时费力，还不能快速有效地利用档案。信息化技术在继续教育档案管理中的应用，不仅可以使档案更加的完备，而且可以提高档案的使用价值和可借鉴性，提升继续教育的质量，有效促进继续教育工作。
        二、实现档案信息化的条件
        （一）深化认识
        深化认识是继续教育档案实现信息化管理的必要基础。在继续教育的管理过程中，不少管理者习惯把工作的重点放在如何扩大学生人数、怎样提高教育质量上，对档案的信息化管理不够重视，难以跟上行业发展需求。因此，在建设信息化继续教育档案管理时，需要管理者改变思想观念，重视档案管理工作，特别是信息化档案管理，并在行动上给予大力支持。信息化档案管理对于现阶段的继续教育产业的发展至关重要，继续教育市场竞争激烈，档案的信息化管理的水平，代表了继续教育事业的发展前景，成为新的竞争方向。管理者迫切需要转变思维，充分支持档案的信息化管理，持续提升继续教育档案的服务质量。
        （二）技术支持
        技术支持是档案管理体制向信息化管理转变的必要因素。这主要体现在两方面：第一，管理档案的工作人员只有具备扎实的信息化技术，才能利用这些专业技术管理信息设备，充分利用好档案信息化技术带来的好处；二是要利用信息化技术手段提升档案资源的开发和利用程度，使继续教育档案的价值最大化。档案不是仅仅需要保存和管理的文件，它具有的很强实用性，对当前产业的发展具有非常正向的影响。充分利用信息化技术对档案资料进行分析和利用，有利于整个继续教育产业的健康发展。

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        三、当前信息化档案管理面临的困境
        （一）重视程度不够
        目前，继续教育发展极为迅速，作为潜力巨大的产业，无论是高等院校继续教育学院还是社会教育机构，相互之间竞争激烈，发展压力巨大。在这种环境下，管理者将大量的精力和资源投入到招生和教学中，不重视档案管理，甚至没有专门的档案管理规章制度，更谈不上档案管理的信息化建设。无论是管理者还是档案管理人员，对档案的信息化建设缺乏深刻的认识，不仅不利于继续教育档案的开发和利用，还不利于档案管理工作的深入开展，制约了整个行业的发展前景。
        （二）资金投入不足
        信息化技术在各行各业的应用已经非常常见，但信息化的介入需要资金支持，如购置设备，开发配套软件，引进技术人才等，这些都需要较大的资金投入。继续教育档案管理的信息化建设同样不可避免地要考虑到成本问题，必须做好资金投入的准备。现阶段的问题是，由于继续教育产业对档案信息化管理事业的关注度不高，很少提供强有力的资金支持。由于缺乏资金支持，档案管理的信息化建设过程中，配套的信息化设备和信息化系统很难建立，这些都不利于继续教育档案管理的信息化建设。
        （三）规章制度不完善
        当前，继续教育档案管理的信息化制度尚不完善。在档案信息化过程中很难以较低的成本达到最优效果，没有完善的制度保证，在信息化档案的过程中就存在很多的风险，这使得很多严密的措施不能有效开展。事实证明，只有通过制度的约束作用，才能更好促进继续教育档案管理信息化系统的建设。只有不断完善继续教育信息化管理档案的制度，才可以促进产业的积极发展。
       四、实现继续教育档案管理信息化建设的路径
        （一）完善管理制度
        完善并规范继续教育档案信息化管理相关制度，将信息化操作规程、档案管理制度，纳入到整体计划、规划及相关管理制度中，形成有针对性的工作流程的规章制度，确保档案管理工作准确全面、系统。同时，建立奖惩机制，制定切实可行的奖惩办法，调动继续教育档案管理人员的积极性，确保继续教育档案管理工作规范、有序、高效。
        （二）加强资金保障
        继续教育档案的信息化管理，不仅能更好地保存、保护档案，减轻相关档案管理者的工作强度，还能更好的开发利用档案，为继续教育事业健康有序发展提供参考依据。相关部门应增加资金投入并提供适当的保障制度，提升继续教育档案管理信息化水平，促使继续教育事业更好地发展。
        （三）重视职业培训
        重视相关人员的培训工作，切实提高信息化档案管理者的职业素养，提升信息化设备管理者的工作水平。技术人员的工作能力和综合素质的高低，直接影响档案工作效率，甚至决定继续教育档案管理信息化建设工作成效。为此，需要做好信息化档案管理人员的培训工作，定期对相关工作人员开展针对性较强的档案信息化建设培训教育活动，帮助相关工作人员树立正确的工作态度和管理理念，提升工作水平。
        结语：
        随着继续教育规模的不断扩大，建设信息化档案管理的重要性进一步被强调。如果使用以前的手动档案管理模式，不仅管理效率极低，而且档案的价值也无法体现。将信息化技术应用于档案管理，一方面能运用信息化技术防止档案丢失，另一方面还能利用信息化技术挖掘档案的潜在价值，提供参考，协助优化继续教育事业发展。
参考文献：
[1]丁丽丽.高校成人继续教育档案管理工作信息化建设[J].传播力研究,2017,1(12):232.
[2]王晓蕾.关于继续教育档案管理信息化建设的相关研究[J].办公室业务,2017(08):90.