吕婷婷
天津水务集团有限公司 ，天津300042
摘要：随着研究生课程的深入开展，毕业日期也逐渐临近，根据南开大学关于公共管理专业硕士社会实践锻炼的规定，结合自身从事的工作岗位实际，本人从2020年7月进行了岗位变动，由原来的技术部门调到了办公室，负责档案管理工作。接手此项工作以来，为迫切摸清单位及下级单位的档案管理情况，我深入各单位对档案管理现状进行了调研，现将调研的情况及成果阐述如下。
关键词：供水单位；档案管理；工作调研
一、调研目的和方法
1.1调研意义
档案是依据、是资源、是财富，档案工作涉及到每个部门和个人，同时也是一个单位各项业务管理活动的真实记录；通过档案可以真实再现各阶段单位工作的历史面貌。供水单位的档案资料牵涉到企业经营管理活动的重要记录，与居民生活、民生服务息息相关。做好供水单位档案管理调研，具有十分重要的意义。
第一，供水单位档案规范与否，直接影响到后续工程维修维护。比如一些施工图纸、地下管网铺设、泵站闸门安装点位等资料等，这些都反映了之前的施工工程和相关基础设施的设计建造期间的信息。对于后续工程的管路改造施工、新管路布局上有着十分重要的现实意义。
第二，供水单位档案规范与否，与企业的切身利益息息相关。做好供水档案管理工作，有利于企业对于工程延期、索赔、质量、安全事故原因分析及责任追究提供有效证据，方便工程技术人员以及相关部门进行工程管理和制定技术标准。
第三，供水单位档案规范与否，与我国居民的生活需求关系紧密。做好供水档案管理工作，归根结底是为了满足我国居民的生活需求，提高居民满意度，工作人员应该结合公司的工作流程和工作目标，坚持以人民为中心、为人民提供优质供水服务的根本宗旨，做好供水档案的归档。
1.2调研目的
1）迅速摸清本单位现有档案的管理现状。
2）便于真正了解各单位档案管理工作的水平。
3）便于提升个人档案业务知识学习。
4）有利于后续工作的统一指导与管理。
1.3调研方式
1）实地调研法。通过对集团公司各二级单位档案室的走访，深入档案室现场进行实地考察，掌握各单位档案管理的基础设施、信息化手段、存档方式等第一手材料。
2）会议调研法。借助宣贯《新档案法》的契机，组织各二级单位档案管理员召开座谈交流会，会议不设主持人，没有领导参加，各单位一线管理人员畅所欲言，深入交流工作中存在的问题与做法。
3）问卷调查法。借助2020年度档案年度统计工作，组织各二级单位档案员填报相关表格问卷，详细了解各单位人员配置、档案归档规模、利用情况等信息。
4）访谈调研法。在日常工作与总部各部门兼职档案员、各二级单位档案管理人员的沟通中，有意识的询问了一些提前设定的问题，并对大家的回答进行了记录，掌握了真实想法。
二、调研结果分析
2.1先进做法
在调研中发现，自来水集团等单位作为历史比较悠久的企业，在日常档案管理中比较规范，拥有了一些先进经验，具体为一下几点：
1）积极取得上级单位的支持，提供专业帮助。加强与天津市档案局联系，市档案局也经常组织业务人员对档案工作进行指导，并免费为企业送来档案管理方面的工具书和规范条例。在购置档案装具的时候，市档案局也会从专业角度提出建议，使档案工作得到有序开展。
2）立足服务，突出档案管理工作时效性。超前规划，对调查到的各类信息随时归档，及时更新档案，保证方便管理。各类信息档案实行规范化管理后，对相关工作的复核、汇报也提供了重要依据，通过查阅档案，可以快捷的确定重点，完成工作。不仅缩短了时限，节省了物力和人力，而且提高了工作效率。
3）注重催办，按时归档，实现档案管理规范化。按照档案工作有关要求，每年年初都要对上年度形成的各类有保存价值的文件材料全部整理归档。每年度分3次进行催办，在做好文书档案工作的同时，注重照片、实物等档案的收集整理，从源头上确保档案资源在载体和门类上的齐全完整。尤其涉及到重点工作、专项任务、混改档案等，更加注重收集、保管和提供利用工作。
4）加大档案管理人员培训力度，提高业务素质。对于新上岗的档案管理人员，通过参加外部培训，取得资格证后方可上岗。对于在岗的档案管理人员，每年留出专门的预算组织继续教育，更新档案人员业务知识。
2.2存在问题
除了先进单位，调研中发现大多数单位对档案管理工作的重视程度不够，存在种种问题。第一，对档案工作重要性认识不够。档案工作相对于前沿的业务工作而言，是幕后服务性工作，容易被领导忽视。长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，主要表现是：一是档案工作在个别单位领导心目中地位不高,认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行；二是个别单位对档案工作人、财、物投入不够,档案室设施老旧，档案信息化手段不足，无法适应现代化档案管理趋势；三是个别单位档案工作人员的待遇得不到应有的保障，档案管理人员长期坐“冷板凳”，导致工作积极性不高、主动进取精神不足。 第二，档案管理基础设施差。一是馆库条件差、面积小、容量饱和。特别是个别二级单位，甚至没有专用档案室，或者单位档案多、档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁及完整。二是档案的收集不够完整。三是文件材料把关力度不够，损毁严重。有的档案管理单位必备的切刀、扫描仪、统一的档案夹，都无法购置齐备。第三，档案管理力量薄弱，管理水平不高。一是大部分人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放入档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。三是，个别二级单位档案人员变化频繁，新人员需要较长的熟悉和适应过程，不利于档案工作的深入开展；个别单位人员变换中，工作交接不规范，在一定程度上影响了档案的完整性。第四，档案管理质量和利用效率有待提高。高质量档案管理是为高效率利用档案，但在走访调研中发现，在档案管理质量和利用效率上还有差距。表现为归档分类不够合理，保管期限划分不够准确；有的单位注重文件本身的归档，对重要（相关）材料的归档重视不够。
结论及建议
综上所述，基本达成了调研之初设置的目标，但是在开展过程中，也存在由于个人知识储备不足，不能准确切入调研主题以及全面达成调研目标。由于缺乏对目标的细化处理，导致在调研中只能走马观花，缺乏针对性。因此，在今后的调研过程中，应该设置更加深入、细化的调研目标，真正带着问题去调研，收获一些实在的调研成果。
1、提高档案工作的管理水平，首先应健全档案工作责任制，明确主管领导及直接负责的相关领导；其次要建立档案管理机构网络，形成以档案室为中心，各部门共同参与的管理网络；最次要逐步建立健全统一领导，分类建档，逐级负责，条块结合的档案管理体制。
2、提高档案管理人员的素质是重中之重。档案管理人员要注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉档案工作的各个环节和基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率和档案质量。同时，要在平时工作中，注意加强档案人员队伍建设，注重对他们的教育培养，关心他们工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性，真正培养出“懂档案、爱档案”的专业人才，而不是“做一天和尚撞一天钟”疲于应付的人员。
3、建立并执行档案管理制度是保障机制。在调研走访中发现，基本每个单位都建立了档案管理制度，但是在执行过程中存在着巨大的差距。有的单位制度制定的十分细化，依托各种表格及考核机制，保障了制度的有力执行，也为档案管理奠定了基础。而有的单位只是为了建立而建立，照搬照抄上级印发的相关制度，十分繁琐复杂，缺乏结合本单位实际情况的细化，这样的制度也只能流于形式。因此，建立档案工作制度必须遵循以下要求：一是合理科学。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。二是简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。三是严肃执行。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。