郑玲玲
湖北省襄阳市引丹工程管理局 湖北 襄阳 441800
摘要：如今，传统的档案管理模式已经很难迎合事业单位发展需求，为了提高档案管理的科学有效性，事业单位应努力实现档案现代化管理，加强对先进技术的应用，提高档案管理水平。本文主要对实现事业单位档案现代化管理的策略展开分析，并提出相应的实践措施。
关键词：事业单位；档案管理；现代化
引言
大数据、云计算等互联网信息技术的普及和应用，为事业单位的档案管理工作提供了全新的手段和方式，同时也对工作成果、人员水平提出了更高的要求。对此，事业单位首先要加以重视，充分意识到信息化管理模式的优越性并付诸实际行动，从人员、制度、硬件等方面进行改革创新，形成全新的档案信息化管理体系。
1信息化建设对事业单位档案管理工作的重要意义
事业单位的档案管理工作具有一定的独特属性。作为由国家设立、经济来源依赖财政拨款、履行向公众提供各项公共服务职责的机构，事业单位具有鲜明的国家隶属性、非盈利性、公益性。因此，单位内部的人事变动、工作纪要等事项都是其档案管理工作重点。随着信息技术的快速发展，办公自动化、无纸化已经成为时代趋势，“档案”这一概念的内涵也发生了变化。例如在形成方式上，档案已不再局限为纸质文件；而在调用读取方式上，实践中也更多地采用信息化模式。种种变化都导致传统的以“人工”“纸质”等为鲜明特征的传统档案管理模式已经越来越无法适应当前的社会发展环境，事业单位推进档案管理工作的信息化转型成为必然选择。在信息化档案管理工作中，档案管理人员会面临“纸质+电子”的复杂结构工作对象，而对于档案信息的检索者、利用者而言，其内容的完整性、客观真实性、逻辑系统性则显得更加重要。
2现阶段事业单位档案现代化管理存在的问题
2.1管理机制不完善
现阶段，许多事业单位都没有形成完善的档案管理机制，更没有建立符合现代化档案管理需求的档案管理模式。这使得多数档案管理人员依旧采取传统的纸质档案管理模式，难以实现档案管理的创新与发展。同时，不少事业单位未将档案管理现代化纳入发展规划中，再加上领导缺乏对档案管理的重视，直接导致档案管理的现代化进程非常缓慢。
2.2管理系统不兼容
对于事业单位的档案现代化管理而言，管理系统的兼容性尤为重要，但如今采用计算机开展档案管理的事业单位所采取的管理系统主要是办公软件系统，系统中的档案管理功能非常少，且由于办公系统与档案管理系统的不兼容，导致许多数据难以实现及时转换，更加无法进行文件归档，在一定程度上影响了档案现代化管理进程。
2.3档案利用率较低
当前多数事业单位依旧将工作重心放在日常的各类业务上，着重关注整体工作效益，而对档案管理缺乏重视，这使得档案信息的查询利用率相当低。一些事业单位采取的档案管理方式较为落后，不同科室之间没有良好的网络连接，更无法实现档案网络查询机制，相关人员需要到档案室才能够查阅档案，检索速度非常慢。不少事业单位仅仅对档案部门配置了现代化管理设备，实现了针对档案储存的信息化管理，但在档案利用方面尚存在相当多的不足，不仅没有完善的设备支持，相关的数据处理和管理都存在一定的问题，从而阻碍了档案管理作用的发挥。
3实现事业单位档案现代化管理的策略
3.1提高领导重视程度
第一，事业单位领导应充分认识到档案管理信息化建设工作的重要性，严格按照国家政策指向、法律规定推进档案管理信息化建设工作。
要转变过去对档案管理工作存在的一些错误认识，提高重视程度，并对专职人员的队伍建设及工作质量提质提效提供更多人、物、财等资源支持，尤其是信息化建设所需要的相关硬件设施。第二，事业单位应深入开展调研，结合调研结果制定推进本单位档案管理信息化建设的具体规划。不仅要有长期目标的纲领，还要有实践指导价值的短期目标，并配套设计相关的管理办法和工作监督体系，确保各项信息化建设工作有序、按期推行。
3.2制定科学的规划
规划事业单位档案信息化建设应该在法律法规和相关标准的框架内进行，在分析单位特色的基础上，从服务本单位的核心业务出发，深化调查研究、科学论证，制定出切实可行的发展规划。第一，要提高重视程度，将事业单位档案信息化建设纳入全年工作计划、年度考核之中，自上而下引发全体职工的重视。第二，事业单位档案信息化建设要注重可扩展性，给未来发展留下充足的空间。第三，制定合理的进程规划，做到增量电子化、存量数字化，对馆藏的档案资源进行整体分析，突出重点，有计划、有步骤地进行数字化建设。第四，保证资金投入。事业单位档案信息化建设是一个长期的过程，要随着技术的发展和单位的需要不断更新相关技术。第五，重视人才的价值。提高事业单位档案工作人员的综合能力，不仅要提升档案管理方面的能力，还要提高信息技术方面的能力。
3.3建立网络管理制度
电子档案与纸质档案在管理工作上的侧重点不同，因此，事业单位在展开信息化建设工作时，还应当积极建立网络管理工作制度。首先根据不同事业单位的自身要求建立一整套完善的档案管理制度，例如数字档案的移交整理，归档，格式压缩等。其次，在信息化建设过程中，不仅要建立整个员工的档案数据库，还要遵循格式和原则要求进行有效转换，从而保证整个档案管理工作的查找、传输各个环节服务于单位运营。
3.4增加投入成本，加强基础建设
在新时代的背景下，当前档案管理工作对于信息技术、计算设备以及网络环境具备比较强的依赖性，通过合理有效地引进全新设备和软件技术，能够确保工作更加高效地开展。这种全新的工作方式不仅能够减轻工作人员的工作负担，同时也能够减少事业单位在档案管理工作中的人工成本投入，为事业单位节约更多的运行成本。因此，针对事业单位中的档案管理工作来说，需要加强在各种基础设施方面的建设工作，增加在信息化工作环境方面的成本投入情况，并且积极地开展人才建设工作，保证档案管理工作的质量和效率。首先，事业单位需要按照当前单位的实际服务类型、工作要求、资金情况等，合理地对软件、硬件设备进行完善。
3.5加强专业队伍建设
事业单位形成高质量的档案信息化管理工作，不仅需要科学的领导管理作为指引，也要拥有一支业务水平高、综合素养强的专业化工作队伍提供支持。第一，事业单位领导要发挥带头作用，形成自上而下的观念转变效果，树立促进档案管理信息化发展的工作意识。在正确的主观态度下，针对当前工作面临的形势、困难、不足进行合理调整及全局指挥。第二，重视人才的引进和培养工作。从实践来看，事业单位可采取“内部竞聘”的手段，激发现有档案管理人员的积极性，尽可能消除一切可能导致消极怠惰的不利因素。此外，也应重视档案管理人员的学习培养，通过开展定期培训邀请业内专家、资深人士来讲座，或是外派学习交流、轮训学习等手段，加快工作队伍对信息化建设大趋势的适应速度。
结语
总而言之，在新时代的发展中，事业单位应紧紧跟随时代步伐，逐步加强档案现代化管理，提高档案管理人员的专业素质，树立全新的档案管理理念，构建完善的档案管理服务平台，为人们提供更加合理的服务内容，深层次挖掘档案的潜在价值，整体性优化档案管理流程。
参考文献：
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[2]刘东晓.行政事业单位档案管理创新探讨[J].文存阅刊，2018(03).
[3]孙薇.新时期事业单位档案管理的创新思路分析[J].才智，2017(20).
作者简介：郑玲玲（1980-9），女，民族：汉族，籍贯：湖北省襄阳市，大专，助理馆员，主要从事档案管理工作。