余灵
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摘要：档案文件管理是国有企业工作中非常重要的一部分。传统的档案管理通过人工收集检查与管理，过程烦琐复杂，消耗大量时间，同时管理效果并不好，容易出现档案缺失。通过信息技术改进档案管理模式，可以有效节省人力，加快资源管理与分配。
关键词：国有企业；档案管理；信息化建设
引言
档案信息化建设是现代国有企业改革的重要内容之一，也将为国有企业管理创新产生深远的影响。随着科学技术和信息化的进步发展，国有企业档案信息化建设将会有更深入、更广阔的研究和发展，档案信息化建设也将进一步促进现代国有企业档案管理水平和利用率的提升，以实现档案的最大价值。
1档案信息化建设及服务创新意义
从国有企业内部来看，档案信息化建设是实现国有企业档案管理现代化、提高档案管理综合水平的必由之路，其意义主要体现为“两性”。一是实现档案管理的便捷高效性。档案信息化是通过利用信息技术、网络技术和计算机技术对档案信息进行系统的开发、管理和处理，不再单纯依靠人工收集、整理、编辑，不需要在大量的纸质档案中“埋头苦干”，而只需要录入一次数据便可以实现重复查询使用和资源共享，大大减少重复性工作，快速提高了工作效率。二是实现档案管理的安全稳定性。将传统的纸质档案通过扫描等方式转化为电子档案，再通过加密存储、备份处理、安全网络传输，实现文件的永久保存，既减少空间占用，又避免文件丢失毁损，从而最大程度延长档案文件的寿命，保障档案文件的价值。
2档案管理信息化运用的现状
2.1档案搜索效率不高
档案管理是一项工作量较大的管理工作，随着档案管理信息化的应用，逐渐减少了相关的工作量，但是从目前的档案管理信息化的应用来看，很多使用信息化档案管理系统的国有企业依然采用以往人工搜索信息的方式，这种方式一定程度地降低了档案管理的工作效率。随着档案管理工作的不断改进，一些国有企业编制出各种各样的搜索工具，但是搜索效率没有很大的提升。
2.2缺乏专业人才
国有企业的档案信息建设和档案管理离不开人才支持。由于人力资源是记录和信息技术建立的主体，因此记录管理者必须具有记录和信息技术方面的专业知识，并且必须具备强大的现实实际计算机操作技能。但是，在现阶段，许多国有企业缺乏文件管理方面的专业人才，这一问题已经成为国有企业存在的主要问题，并使建立文件管理信息非常困难。
2.3档案工作的重视程度不够
目前很多国有企业都在向互联网媒体转变，现在较火的短视频平台就是一些国有企业宣传和拓宽业务的好渠道。对于档案管理工作而言，单位相关负责人的重视程度存在一定的问题，尤其是对档案管理信息化建设的意识和重视程度十分欠缺，导致档案管理的改革创新受阻，此外，许多国有企业的档案管理人员年龄较大，他们对于新事物的接受能力较差，思想观念比较保守，这对于档案管理的发展有着严重的影响，而且他们一直在使用纸质的档案管理模式，对于新型的网络技术的使用并没有很大的意愿，更谈不上档案管理信息化建设。
3国有企业档案信息化建设的策略
3.1开展信息化档案管理工作专业知识技术人才
应开展信息化档案管理工作专业技术知识人才培训，提升专业知识水平及道德素质教育，聘用专业人士及相关专家学者指导信息化档案管理规范，国有企业领导层应从自身做起，掌握理论知识及引领身边的人，强化管理能力，提升自身价值取向。建立健全信息技术档案管理体制及规范相关制度，把信息化档案管理工作贯彻落实，采用绩效考核标准，加大投入档案管理力度，吸引人才加入团队行列，从而使信息技术档案管理能力更加全面完善不断进步发展。
3.2增强档案信息化管理意识
企业档案信息化创新建设中，各部门配合非常重要，从高层到一线员工要及时转变自己的工作意识，积极参与信息化档案管理建设工作。企业可通过对管理人员组织培训或全公司宣传信息化管理方式，首先要求工作人员深入了解网络时代企业档案信息化管理建设背景与优势，档案管理人员必须要清楚地明白信息化档案管理建设，一定程度上可降低工作量，提高工作效率，以此增强企业服务内外部人员能力，充分发挥资源价值提高其资源效率，为档案信息资源构建科学化共享平台。
3.3完善档案管理制度
针对档案管理制度不完善的问题，档案管理部门应正确认识档案管理制度的重要性，以便档案管理部门能够在工作实践中，积极结合档案管理工作实际来制定和完善档案管理制度，以期为档案管理工作提供依据。在具体操作中，各地国有企业应制定与本机构工作实际情况相符的管理制度，并在管理制度制定过程中，需要充分考虑国家相关法规要求及政府政策方针需求，确保档案管理制度具有可操作性和可行性，为档案管理工作有序发展提供制度支持。在档案管理工作中，通过制度的制定和实施，可规避档案管理工作中的不足，降低档案管理工作中的诸多安全问题。同时，针对档案管理制度中存在的突出两点问题，应在实践中实行合理的奖惩机制、绩效考核机制，严格按照工作要求细化各档案管理工作人员的任务，并定期对档案管理工作进行绩效考核，对档案管理工作中表现优秀的管理人员，依据相关规定进行奖励，并采取多媒体、宣传栏等方式进行大力宣扬，以在档案管理部门形成良好氛围;对于档案管理工作中表现消极的人员，应根据具体规定进行惩处，严重者做惩罚性调离，以此体现制度的约束和激励双重功能，确保档案管理工作的开展始终建立在公平、公正的原则上，调动档案管理工作人员积极性的同时，为档案管理工作的长远发展提供保障。
3.4保障档案安全
由于信息时代是开放时代，对信息档案管理的安全性要求很高，因此必须高度重视信息安全的建立和建立严格的安全保证体系。第一，提高硬件设施的安全性。换句话说，在管理文件时，要注意硬件设施和外部环境的安全，定期检查周围环境、线路和设备，并进行安全预警，以防止丢失或损坏文件信息。在日常管理中，必须坚持维护与日常检查相结合，定期检查环境，做好维护和监督，调查潜在的安全隐患。第二，完善网络安全保证体系。网络的开放性给人们的实际工作带来了极大的便利，但是一旦网络系统出现漏洞，很可能威胁到信息安全，造成巨大的损失。为了应对这种情况，有必要积极改进防火墙技术，并为内部和外部网络部署提供安全保证。管理员应设置文件访问权限，并开发或购买高级数据库系统软件，以确保数据安全性和资源共享稳定性。
结束语
总而言之，档案管理工作本身是一项系统、长期的烦琐工作，在档案管理工作实施过程中，容易出现多样化的纰漏而不利于档案资源价值的利用。因此，在新时期档案管理工作中，必须立足于档案管理工作实际，采取完善档案管理制度、推进档案管理信息化进程，加强培养专业化档案管理人才等良策，以不断提高档案管理水平，以推动档案管理事业进一步发展。
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