聂玉虎
五矿矿业控股有限公司 安徽合肥 230000
【摘要】五矿矿业ERP项目是集团公司V5三期工程最大的子项目，其实施目的旨在进一步提升公司管理水平和管控能力。销售与分销（SD）作为其中一个实施模块，通过ERP项目的成功实施与上线，销售业务管理价值逐渐释放，工作效率大幅提高，业务管控不断提升，科学决策能力极大增强。
【关键词】销售与分销；ERP；管控；数据分析；科学决策；管理提升
一、销售业务总体设计
(一)总体设计思路
基于中国五矿集团ERP的总体目标，结合对五矿矿业公司的需求分析，我们确定了五矿矿业公司销售与分销模块的总体实施思路及设计原则：
1）通过ERP系统，在五矿矿业公司范围内推行一套统一、规范的业务主流程；
2）利用ERP系统，加强五矿矿业公司在业务层次上的协调和指导力度；
3）利用ERP系统，提高五矿矿业公司的经营效率；
4）利用ERP系统，为各级管理层提供集成、及时和真实的业务信息，提供商业智能化的分析工具，从而提升经营决策水平。
作为上述总体思路的具体体现，在蓝图设计阶段，销售与分销模块确定了五矿矿业公司ERP项目三个层次的设计目标：
1）决策支持层面
利用ERP的销售统计和报表分析，为五矿矿业公司领导层提供销售信息，为决策提供依据。
2）领导管理层面
利用ERP的风险管控点，为公司销售管理层提供防范资金风险、适应市场变化、规范客户管理等提供支撑。
3）销售业务支撑层面
通过销售模块功能，在ERP系统中记录销售合同、发运、结算以及货款回收等详细业务数据，为销售业务的规范运行提供管理平台。
(二)总体设计方案
1.业务实施范围
基于五矿矿业的业务现状及ERP系统的建设目标，针对业务执行层面及企业管理层面需求，结合公司经营发展目标，本次ERP系统的实施范围包含如下：
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从以上应用架构图来看，针对五矿矿业公司销售部门不同岗位的职责划分，可以形成“功能对口、协同应用”的特点，可以从以下几个方面进行阐述：主数据管理、销售过程管理、库存管理等。
从参与铁精矿销售的单位来看，主要包括五矿矿业公司下属的生产矿山，包括西石门铁矿、北洺河铁矿、玉石洼铁矿等以及子公司安徽开发矿业等。
2.销售过程管理
五矿矿业销售与分销管理模块主要包括铁精矿、工程技术服务、贸易、材料备件等业务类形。铁精矿销售过程管理包括市场调研、定价、合同签订、销售计划、发货、结算以及异议处理等等。工程技术服务销售过程管理包括合同管理以及后续的结算与开票。贸易、材料备件销售过程管理包括合同管理、发货、结算以及开票。基于订单类型销售处理流程，能够保证后续交货及开票与订单的衔接，从整个销售过程的任一环节都能向前进行追溯。与财务模块的集成，能使后勤与财务账务一致。
3.销售信息分析
为尽可能地将销售人员从手工汇总、统计信息数据的工作中解放出来，并将其推向销售前端，将借助ERP的标准报表对销售数据进行统计和分析，为销售管理及决策提供依据。
ERP本身自带了一系列标准的报表查询功能，如：合同查询、订单查询、发货单查询、发票查询等等。此类查询能提供实时业务信息及相应的筛选、汇总等功能；并能以电子表格等格式灵活输出，为后续处理提供便利。
二、ERP系统销售业务基本功能
销售与分销模块是基于销售整体环节的各个步骤来进行设计的，通过信息系统帮助销售人员完成从签订合同，下达计划，发货出库，货款结算，开具发票，货款回收等销售全过程的控制，通过系统中客户管理、产品管理、价格管理、合同管理、订单处理、发货及开票管理、销售统计与分析等工作，使销售人员充分了解销售情况，及时做出合理的反应，满足客户需求，提高客户满意度；同时通过发货和票据处理与财务模块之间建立有效的对接，在发票开立时记账到财务科目，实现销售与财务的集成。ERP销售与分销的主要功能包括：客户管理、产品管理、价格管理、订单处理、发货、开票及信用管理等。
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三、ERP系统销售业务应用效果
(一)实现销售基础数据在系统内统一维护
实现客户主数据在系统内集中维护，确保客户数据准确性，为业务提供基础信息；实现物料、服务物料主数据的统一维护，为产品、工程技术服务销售业务提供标准信息；实现信用主数据在系统内的维护，确保实时在线的信用监控。
(二)清晰的业务流程和信息流
梳理各业务环节流程，完善企业内的单据流和信息流。通过凭证流将销售各环节信息从销售合同至销售结算连接起来，便于信息追溯。
(三)库存可视化管理
在生产模块未纳入本次实施范围的情况下，通过产品入库的批次管理功能，实现干湿吨库存的可视化，库存管理过程的可视化，全公司库存统一平台，实时库存查询 。通过系统及时的从生产单位提报录入，借助ERP库存管理平台，达到五矿矿业下各矿的库存数据的共享。将库存数据的传递从手工汇总和通知的工作中解放出来，并将其推向销售前端，将借助ERP的标准报表对销售数据进行统计和分析，为销售管理及决策提供依据。
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(四)资金风险控制有可靠的保障
及时准确的反映企业应收账款状况，监控企业资金回笼状况，降低经营风险。
(五)销售管理与财务管理、库存管理等相关管理模块紧密集成
实现一次录入，跨模块共享，减少由于重复录入而导致差错产生的几率。使销售能够及时获取来自财务的客户货款收支情况、销售量的预结算情况。使销售能够及时获取来自于生产及库存的信息，并确保由销售产生的数据能够自动生成会计凭证并进行实时传递。
(六)非矿业务的销售管理
非矿业务的销售管理，是公司二级单位各自销售业务，公司销售模块为其提供了一个独立运行的平台；为公司销售业务的统筹管理提供了统一的平台；业务类型包括：产品贸易、工程技术服务、材料备件等。
(七)实现多层次、多维度的销售分析
在管控和决策层面，实时反映五矿矿业公司的销售状况。销售与其他模块的集成，能为销售及其它业务运作等经营活动的统计与分析提供全面、详实的信息。五矿矿业公司各个层次的管理者在得到授权的前提下，可以对销售相关数据进行在线多维分析或汇总。
四、ERP系统销售业务管理变革
五矿矿业ERP销售模块的实施，建立了全公司主产品统一销售的模式，实现了公司大营销战略；运用ERP系统标准的信用控制功能，建立了严格的客户信用管理体系；实现ERP系统与金税系统的集成，大大减少了开票工作量。
1.销售主数据事先在ERP系统维护，销售业务单据直接参考复制，统一了标准，减少手工输入的错误发生；
2.通过对纸质合同的扫描和与系统合同的挂接，有效地传递合同信息，方便快捷；
3.以销售合同为主线，业务在系统中逐级关联，严格控制，规范管理，彻底杜绝超量、超货款通知单发货的现象发生；
4.实现全局可视化的铁精矿产销存查询系统，构建了高效的集中销售平台；
5.系统开发了结算单，将预先的结算逻辑自动化，大大节省了结算时间及工作量。每笔销售结算时间，原先是手工对账，需要1-2天时间，现在仅需10分钟。
五、ERP系统销售业务管理提升
ERP系统销售业务管理提升主要包括五个层面显著提升：信息化基础水平的提升、业务运作效率提升、企业管控能力提升、科学快速决策能力提升和管理创新能力提升。
(一)信息化基础水平的提升
ERP系统实施上线后，首先停用原先各单位独立的信息系统21套，五矿矿业销售各单位、各部门统一在ERP平台上开展业务，实现“一个平台、一套流程、一个标准、一套报表”的集中管理思想，显著提升了五矿矿业的信息化水平。
其次，制定了矿山企业统一的数据标准。数据标准是管理信息化的基础，结合矿山企业的管理与运营需要，充分考虑未来在其它黑色矿山企业推广的需求，制定了矿山企业统一的数据标准。这些数据包括物料、客户等主数据，使用Adobe在线审批流程进行提交、审核、批准、导入系统等流转，集中统一管理和控制。
(二)业务运作效率提升
ERP系统的实施，实现了信息平台的统一，打破了原先部门和部门之间、单位和单位之间的信息壁垒，实现了业务数据准确、及时共享，大大提高了工作效率。具体表现在以下几个方面：
1.销售库存数据可视化
利用ERP系统平台，实现了每天铁精矿产量准确入库，准确记录每一笔入库数量、品位、水分等信息，改变了目前用销售库存倒推生产入库的现状，实现了全局铁精矿可视化管理。同时对ERP进行了增强开发，实现对入库后的产品自动混堆功能，系统自动算出库存总量、品位及水分等信息，实现了库存动态数据的可视化管理。
2.有效管控发货
通过ERP系统中下达月度计划和日计划指令，安排相应发货。在日计划中，启用ERP系统自动信用控制功能，无信用无法创建日发货计划，防止超信用发货的可能性。
3.形成销售发货及结算业务“五单据”
五矿矿业是直接面向市场化销售，铁精矿销售具体管理到每一车，在ERP系统中体现为一车对应一张交货单。每天销售给客户的铁精矿多达几百乃至上千车，数据量大。同时由于铁精矿每一批发货的品位、水分、比值都不同，五矿矿业与客户结算以按结算区间加权平均、按车加权平均、按天结算等方式，同时还存在异议处理情况，结算的规则和计算方式复杂。利用ERP系统“销售结算单”等5张单据，结合ERP系统标准分析功能，形成完整的销售业务分析系统，包括客户分析、销售产品分析、销售价格分析、库存分析以及合同执行情况、发货记录、发票清单、货款进度等，为销售业务管理提供有力的支撑。
4.业务财务集成性
数据集成和整合是ERP系统实施的一个重要环节，产、销、存等业务系统集成，实现销售财务每个作业在财务模块中实时反映并产生正确的财务数据，自动生成会计凭证，使财务人员工作量减少。同时不但满足了业务管理的需求，又达到了与财务管理高度集成的目的。
例如：在系统中可以从一张凭证追溯到销售产品的始终，销售业务链清晰可见，方便查询。
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(三)企业管控能力提升
五矿矿业ERP项目的建设，全面梳理、规范了五矿矿业所有的销售核心业务流程共44个，涉及SAP系统流程35个，控制节点共355个，系统内控制节点107个，系统外控制节点248个。同时，这些流程通过ERP系统平台的实施，实现流程落地，严格管控。针对销售与分销（SD）具体体现在以下几个方面：
1.销售业务的规范和管控。一是运销公司通过ERP系统给各矿下达发货计划，系统严格管控，避免了以前的超发现象；二是严格客户信用管控，销售客户按照信用等级划分为先货后款客户和先款后货客户，对先货后款客户设定了与客户信誉对应的信用额度，防止超信用发货。
2.销售资金回笼管理。通过销售资金回笼管理对销售催款、回款进行有效的资金回笼。实现对每个客户每笔合同的回款情况随时查询及时反馈，对已经拖期或即将到期的款项进行催收，实现欠款及时催收。
3.通过系统的信息集成，把ERP系统应用、成本控制和经济效益有机地结合起来，实现财务部门抓成本管理的事前参与和超前控制。
4.库存管理。为了把库存降到最低，减少库存费用，提高库存周转率和资金利用率，借助ERP平台，把库存量降低并稳定到一个科学合理的数值。
(四)科学快速决策能力提升
五矿矿业通过ERP系统的实施，将业务全面纳入ERP系统进行管理，各级管理人员充分利用ERP系统开发出的各类管理报表，如：产销存挂报表、客户信用一览表等，及时对报表数据进行统计、分析，为企业加强销售管理、提高销售运营水平、建立高效供销链、减少库存、及时把握市场变动趋势、提高工作效率等方面提供强有力的数据支撑，同时也为企业高层管理人员经营决策提供科学的依据，全面提高企业的竞争力。
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(五)管理创新能力提升
五矿矿业通过ERP系统的建设，实施管理变革，创新矿山企业管理理念，使ERP管理思想为各层级管理人员所接受。管理思想的改变和管理手段的创新，提高了公司整体价值。
六、结论
ERP项目的成功实施，实现了销售管理措施固化落地，规范了公司销售管理体系，增强了销售运营管控能力，促进了公司管理水平提高，提升了公司核心竞争力，推动了公司销售业务管理信息化建设，为公司销售业务管理提升打开了新的局面，开辟了新的道路。
参考文献
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[4]文洋.SAP从入门到精通.北京：人民邮电出版社，2010