曾春梅
双桥镇卫生和计划生育服务所
摘要：在信息技术的不断发展下，我国各行各业的信息化程度都在日益提升。信息技术在档案管理领域的应用，不仅有助于提升档案管理工作的效率与质量，还进一步提升了档案管理安全保密的程度。工作人员应当加强对档案管理的安全保密、信息化管理，让档案管理工作能够符合时代的发展趋势，带动单位的进一步发展。本文对加强档案管理安全保密及信息化管理展开了探讨。
关键词：档案管理；安全保密；信息化；档案管理。
引言：相较于传统的纸质档案，信息技术下的电子档案具有易于整理、方便存档、使用便捷等多种优势。目前，信息化的电子档案，以及信息化的档案管理方式已经得到了我国各行各业档案管理工作者的积极认可，全面落实对档案的信息化管理，已经成为我国档案管理工作发展的重要趋势。但不论是纸质档案还是电子档案，保证档案的安全性与保密性，都是档案管理者应当首先做好的工作。相关工作者应在提升档案安全保密性的同时，做好对档案管理的信息化建设。
一、信息化档案管理以及档案管理保密性概述
信息化档案管理，是档案管理工作在信息时代高速发展的背景下应运而生的一种工作模式，相比传统的档案管理模式，具有不可忽视的优势，为档案管理工作带来了积极的影响。但如何进一步完善档案管理信息化建设，提升信息技术在档案管理中的利用率，进一步提升档案管理工作的效率与质量，还是应得到档案管理工作者的进一步探索。
做好对档案信息的安全保密工作，不仅是保证档案管理工作有效性的必然要求，还是我国各领域、各组织、各机构在档案管理上，都在不懈追求的要求。为真正保证档案管理的安全性与保密性，相关机构需要具有较为完善的档案保密系统，这一系统的具体特征如下：其一，在建档后，档案就不再对外界开放；其二，在档案建档一年后，才能够对社会上部分群体开放。这两点特征体现了档案安全管理工作的特殊性，能够有效地保证档案信息的完整、安全、保密。
为保证档案管理的安全性与保密性，相关工作者首先应当遵循档案管理统一、集中的原则，做好对档案的分级、集中管理工作。这是因为档案管理具有一定的复杂性，涉及问题较多，一个环节处理得不恰当，可能就会造成档案丢失、遗漏、损坏[1]；其次，还应当做好对档案管理规章制度的制定，从制度的层面为档案管理提供保障；最后还应当加强对先进的档案管理设备、技术的引入，提升档案管理工作的效率与质量。
二、我国档案管理信息化建设中存在的问题
目前信息技术在我国档案管理工作中的应用已较为广泛，但还存在着不少值得进一步完善的问题，具体如下：
（一）对档案管理的认识存在欠缺
我国不少单位、企业对档案管理的认识存在欠缺，将管理的重心置于能够为单位、企业带来直接的发展的方面，例如抓经济效益、抓生产效率等等，对档案管理的重视度不足，这主要是由于传统管理模式所导致。管理者对档案管理的理解不深刻，对档案管理的投入较少，同时在实施档案管理信息化建设的过程中，也未认识到档案管理信息化，并不只是一个单纯地将档案输入电脑的过程，而是一项系统性强、复杂程度较高的工作，涉及到档案管理的方方面面。这都为档案管理工作的进一步发展带来了限制。
（二）档案管理信息化建设程度不高
就我国当前的情况而言，不少企业、单位仍未全面落实档案管理信息化建设，档案管理工作使用信息技术程度不高，同时也未建设与档案管理信息化配套的规章制度，导致工作人员在应用信息技术实现档案管理的过程中，出现了无章可循的情况，导致档案管理信息化无法充分发挥其提升档案管理工作效率与质量的作用。
（三）档案管理所用信息技术落后
我国实现信息化的时间较晚，各行各业的信息化水平相比国外都还具有一定的差距。
具体而言，目前我国不少企业、单位的档案管理软件，与自身的工作性质并不完全兼容，为档案管理工作带来了一定的困扰，同时也无法真正体现信息化档案管理的先进性，这进一步阻碍了我国档案管理工作实现信息化建设[2]。
三、强化档案管理安全保密及信息化的策略
（一）提升档案管理人员的专业素质
提升档案管理人员的专业素质，是强化档案管理安全保密的首要步骤。首先，档案管理工作应重视对档案实施集中、统一的管理，档案管理人员应当做好对档案的归类和整理；其次，在聘用档案管理人员时，应适当提高标准，加强对高素质档案管理人员的引入，并做好对档案管理人员安全保密意识的审查工作；再次，档案管理人员应当不断提升自身的专业素质，提升自身的安全保密管理水平，做好对档案信息的保密保管；最后，企业或单位应当重视做好对档案管理人员的安全保密培训工作，针对档案管理信息化建设，还应当做好对档案管理信息技术操作水平的培训工作，让档案管理人员能够及时跟上档案管理工作信息化发展趋势。
（二）建立健全档案管理安全保密制度
结合目前档案管理的信息化特点，为建立健全的档案管理安全保密制度，应从以下几个方面入手：其一，就人员管理方面，应建立完善的安全审查制度、岗位考核制度、安全培训制度。单位与企业应在结合我国相关法律法规的基础上，做好对档案管理人员的法律法规培训，保证档案管理人员能够运用法律震慑部分企图盗窃档案的不法分子。同时，对目前已经存储在信息系统中的档案，企业或单位还应督促档案管理人员做好分类和加密，对于部分保密性高的档案，应当存储在更为安全的环境中，防止信息被窃取；其二，就信息系统安全运行方面，应做好对档案管理室人员出入的管理、防护设施的管理，做好对计算机的环境条件保障管理、电磁波与磁场的防护管理，还应当建立一定的操作安全管理制度、操作权限管理制度、操作规范管理制度、操作责任管理制度、操作监督管理制度、档案备份管理制度、软件安全管理制度，从信息技术的层面，提升档案文件的安全性与保密性，提升档案管理工作的效率与质量[3]。
（三）提升信息数据的安全性
就档案信息本身而言，目前还需使用加密技术进一步完善其安全性与保密性。对信息的加密，一般是指在对信息实施重新整合的基础上，让信息能够只在收发双方之间开放。这种加密技术具体可分为双钥匙加密与单钥匙加密两个方面。应用单钥匙加密文件，具有计算量小、加密效果显著等多种优势，但此种计算方法，在分布式系统上的使用难度较大，同时对钥匙管理的难度也较高，会额外增加档案管理工作的成本；双密钥匙目前在信息加密管理中的使用已经较为广泛，是两个密码钥匙结合的一种加密系统，通过二者的搭配来完成对信息加密、解密的过程，在分布式系统数据加密中的应用优势更为突出。
另外，企业或单位还应当从进一步加强档案管理信息化建设的角度，提升档案信息数据的安全性。企业或单位应不断引进性能成熟的信息技术与档案管理基础设备，不断完善对档案管理的信息化操作系统，加大对档案管理信息化建设的资金投入。同时，企业和单位可加强与网络服务商的合作，争取在网络资源上的优惠，与大型企业充分合作，获取技术与资源上的支持。另外还应当做好对软件的管理，及时发现档案管理软件中存在的漏洞并处理，做好对档案管理的二次审查处理，以此提升档案管理工作的效率与质量。
结语
综上所述，加强档案管理的安全保密及信息化档案管理，有助于进一步提升档案管理的效率与质量，使档案管理更符合时代的发展趋势，推动单位的进一步发展。单位应当做好对档案管理的安全保密管理，以及对档案管理的信息化建设，全面提升档案管理人员的专业素质，让档案管理安全保密以及信息化建设能够真正落到实处。
参考文献
[1]赵延红，邢磊.档案信息保密的重要性研究[J].兰台内外，2021,{4}(17):82-84.
[2]朱淑丽.网络环境下数字档案管理安全研究[J].档案管理，2021,{4}(02):46+49.
[3]袁燕.基层事业单位档案管理信息化建设路径[J].文化产业，2021,{4}(18):78-79.