姜红峰
科尔沁右翼前旗科尔沁镇人民政府 内蒙古 兴安盟 137713
摘要：政府采购电子档案的施行是势在必行，加快这项工作的进程意义深远。建立完善的政府采购电子档案管理制度，提高管理水平，实现政府采购档案的网络化、信息化和数字化，切实高效地提供政府采购档案管理的服务。
关键词：电子档案；政府采购；档案管理
引言
随着政府采购活动全过程电子化水平的不断提高，传统的纸质档案将逐渐减少，尽快完善电子档案管理是值得档案管理者认真思考和研究的问题。因此，本文结合政府采购电子档案管理工作中存在的问题，对完善政府采购电子档案管理工作进行了探讨，以期为行业提供相关的参考。
一、在政府采购电子档案具有的特点和管理原则
（一）在政府采购电子档案具有的特点
政府采购电子档案具有信息存储的高密度性、信息与载体之间的可分离性以及多种信息媒体的继承性等优势。政府采购档案除了具有纸质档案的属性外，还具有多种媒体形式单独或相互搭配的特点，符合当今社会信息时代查阅档案的方式和方法。查阅政府采购档案也变得更加方便，不用到档案馆亲自翻阅相关的档案信息，只需要借助网络和计算机终端，就能够实现采购项目档案的资源共享，查阅评审过程的记录以及中标单位的投标信息等内容，查阅更便捷，大大提高了工作效率和档案的使用价值，能够快速查阅档案资料，减轻档案管理者的劳动强度，提高管理效率，节约工作时间。政府采购电子档案的有效归档和储存，节省了保管的空间，减少了办公耗材，管理成本大大降低，节能减排也得到改善。针对现阶段新冠肺炎疫情的实际情况，政府采购电子招标和远程评标也显得越来越重要，避免频繁的面对面接触，大部分工作都在采购系统中完成，许多数据通过网络来实现传输、存储。
（二）在政府采购电子档案的管理原则
政府采购电子档案的管理原则是客观性、全面性和保密性。所有的档案必须真实客观地反映政府采购全过程，内容不得涂改、调换等，更重要的是现场记录的真实性，记录要完整、真实。保证政府采购项目所有档案资料的全面性，各个环节的档案资料都要齐全，不得丢失和损坏开标和评审过程中的一切档案资料，保证项目档案的标识清晰、有效。政府采购项目档案不得随意外借，项目档案中记录的采购数据和评审过程资料、评审意见需要严格保密，非开标人员和档案管理人员不得接触采购投标评审资料，以保证政府采购项目档案的安全性和保密性。
二、在政府采购电子档案管理工作中存在的问题
做好政府采购电子档案管理工作，要解决的就是电子档案的真实性、完整性和安全性问题。政府采购的纸质档案和电子文件是否一致，做好这项工作难度很大，比如对于工程招标中包含的大量设计图纸等内容，往往需要专门的软件系统才能打开，给核对电子档案的真实性带来不便，文件内容出错的概率和机会远高于传统档案，甚至被不留痕迹地篡改，政府采购电子档案内容的完整性也不容易保障。
由于电子文件结构复杂，储存方式多样，存储分散，以及“黑客”攻击，这些因素都会损害政府采购电子档案的安全性，导致投标内容的缺失。现阶段政府采购代理机构对采购档案管理工作认识不足，重视不够，管理制度不健全，档案存储条件落后，散失损坏，电子文件无电子签名或数字印章等一系列问题都有待于改进，档案管理资料不完整，开标评审过程录像未刻录保管，这些问题都需要我们管档人员及主管部门高度重视。
三、怎样进一步完善政府采购电子档案管理工作
（一）政府采购电子档案管理制度的制定与完善
依据《电子文件归档与管理规范》制定规范的工作制度和工作程序。加强对《档案法》和《政府采购法》的学习，制定政府采购相应的电子档案管理制度，确定归档范围和管理期限，管理人员要各尽其责，分工明确，明确管理机构以及管档人员的权限和责任方案，确保供应商投标文件中商业信息的安全，保证电子档案数据的真实性、完整性和安全性。
（二）增强政府采购电子技术水平
由于受新冠肺炎疫情的影响，政府采购工作也要与时俱进，结合现实情况深化改革创新步伐，政府采购全过程实行电子化建设步伐也随之加快，不见面开标、异地远程投标、实现一网通办等措施和工作程序也逐渐被广泛应用。政府采购系统从采购预算、采购计划、采购执行，到网上评审、合同签订、履约验收及国库支付，全程电子化。开标评审过程生成监控数据，数据加密，控制存取权限，电子档案的存储介质也要与电脑软硬件兼容可读，以保证电子档案的可用性和安全性。
（三）提高专业管档人员专业水平，加强政府采购档案管理意识
政府采购档案管理人员的配备和培训是提高管档水平的重要因素，通过专业培训，可以提高管档人员的专业素养和职业水平。要加强保密知识的系统培训，通过相关知识的培训，能够熟练运用模板和相关软件，形成统一数据格式的电子档案，避免发生政府采购项目信息泄露的错误。管档人员还要通过学习熟练掌握相关电子信息设备的运用，提高档案管理效率和水准。档案管理人员要各司其职，各负其责，努力提高档案管理人员的现代化水平。
结束语
综上所述，随着档案数字化的快速发展，办公自动化系统以及电子政务、电子档案管理系统在档案管理领域的广泛应用，电子档案在政府采购档案管理工作中的重要性显得尤为突出，做好政府采购电子档案的管理工作也势在必行。列入档案馆的政府采购项目，在移交纸质档案的同时，也必须形成政府采购电子档案，这已成为政府采购电子档案管理急需适应的一种新模式。全面的政府采购电子档案管理系统应涵盖档案收集、档案整理（组卷、卷内和案卷编目）、归档中心、档案移交、档案接收、销毁、库房管理、档案使用中心、检索、调阅、归还、续期和系统监控等程序。只有做到环环把关，责任到位，细节把控到位，才能保证政府采购电子档案信息的安全和有效使用。
参考文献
[1]刘毅.对政府采购电子档案管理的一些浅谈[N].中国政府采购报,2020-04-03(003).
[2]刘毅.政府采购电子档案管理的主要问题与改进措施[J].招标采购管理,2020(03):28-29.
[3]王永兴,陈巍.大数据环境下高校政府采购档案管理电子化的思考[J].办公室业务,2018(13):82.