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电子档案管理在中学学校档案管理中的实践分析

发表时间：2021/8/16 来源：《教育研究》2021年9月作者：孟庆玮

[导读] 电子档案管理正逐渐成为我们日常生活中不可或缺的重要一环，相较传统纸质文件而言具有效率更高、质量更好、传递更新速度更快等优势，因而获得了越来越高的认可与推广程度。同时在教育工作领域中，多元化与现代化趋势正成为我国教育教学体系发展的新方向，随着信息化时代的到来中学学校的档案管理也正逐步转向电子信息化，从而优化提升了日常教学与办公的效率。

通辽市第一中学孟庆玮

摘要：电子档案管理正逐渐成为我们日常生活中不可或缺的重要一环，相较传统纸质文件而言具有效率更高、质量更好、传递更新速度更快等优势，因而获得了越来越高的认可与推广程度。同时在教育工作领域中，多元化与现代化趋势正成为我国教育教学体系发展的新方向，随着信息化时代的到来中学学校的档案管理也正逐步转向电子信息化，从而优化提升了日常教学与办公的效率。
关键词：电子档案；中学档案管理
        随着信息技术在教育领域的逐渐普及，各个学校的档案管理方式也逐渐由电子档案管理来进行取代，这对于传统档案的保存与管理方式产生了颠覆性的改变，因此在档案管理工作过程里所秉持的观念、方式和技术等也需要随之不断完善创新。电子档案在相关数据的收集、统计以及整理方面具有较强的优势，是当前我国教育院校向多元化现代化方向发展的一项基础，大部分学校都已基本普及运用了电子档案管理技术，将档案管理工作的流程和内容大大简化，从而提升了效率。为达到信息时代背景下教育事业发展进步的需求，各个中学学校需要根据教学工作的实际情况，将电子档案的管理理念方法灵活融入其中，探索促进教学工作良好开展的有效方法。
        1.电子档案的相关概念与特点
        电子文件主要指各个社会组织通过使用计算机等信息设备来对各类数据进行存储传输的电子媒介，是一种得到了广泛应用的技术手段。随着信息技术的高度发展，在各个领域不同环节的工作都在无时无刻地产生大量的信息数据，因此如何高效而精准地管理好档案信息是每个行业组织日常运行和发展进步的重中之重。和传统档案管理相比，首先电子档案是大环境下信息技术现代化发展的时代产物，与当前的信息设备关系紧密，其运用和管理的基础必须借助于相关设备才能开展工作；其次，电子档案的传递与网络技术息息相关，在时间和空间方面受到的限制很小，因此也更为便利；最后，关于档案及相关设备的保存维护而言，场地的要求并不高，但对于环境条件而言存在一定的需求，需要按照系统的流程规范进行统一建设管理。
        在中学档案管理工作当中，借助信息技术而使用的电子档案管理能够极大地解放人工工作量，保证了相关信息内容的准确性和时效性，也让相应的查验和存储工作更为便捷，这对于院校庞大的数据工作量而言有着立竿见影的效果。另一方面，和纸质档案管理相比当涉及到异地的档案查阅与调动等事宜时，电子档案能够第一时间予以响应，简化了繁杂的手续流程，在保证了档案数据完整准确的基础上及时且透明地实现档案分享与传递的效果，使得建立在公共平台上的各环节各部门都能够在不同时间不同地点随时随地提取需要的电子信息，这既符合人们不断多样化的工作需求，同时大大节省了劳动力与时间成本。

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这两方面结合起来对于档案管理工作的整体成本而言是有着显著的降低效果，采用电子档案后管理工作所需要的人力和物力都大大减少，同时还有效保障了资料的安全性。
        2.中学电子档案管理工作的实践策略
        2.1建立正确的电子档案管理理念
        为了使电子档案的应用以及管理工作得到落实，各个学校部门的工作人员需要树立明确的、符合时代需求的管理理念，发挥自身带头作用来在日常工作过程里形成一套正确且流畅的管理流程，自身对于电子档案在院校管理工作中具备的优势和发挥的作用要有充分的前瞻意识和了解。除此以外，档案管理部门人员自上而下需要组织一定的培训，来让参与工作的每一员都能够抓住电子档案管理工作的重点，并且对于相应的理念和意识有着自身正确的认知，这会影响到中学学校档案管理人员在开展档案管理工作过程中的规范性和积极性，因此可以说正确的理念意识和规章秩序是中学学校电子档案管理工作得以顺利开展的前提基础与有效保障。
        2.2注重电子档案的安全防范工作
        安全管理工作是电子档案管理中尤为关键的一个环节，随着信息载体和传递媒介的变化，互联网环境下特有的黑客技术以及网络病毒成为了档案管理的新威胁。因此学校的电子档案管理必须对于安全防范方面予以高度重视，落实到档案信息的可靠性与档案存储传递的安全性上来。首先，在建立电子档案的相关运行设备与环境时就需要由技术人员进行设计和排查，保证所使用的设施和网络的安全性能以后才能着手建立档案。接下来在工作过程里要保证设备在正版防火墙程序的保护和监控之下，对设备和网络的安全性能实时监测，及时筛查到可能的安全隐患以及外界攻击信息进而予以处理，对于相关设备的软硬件要及时更新和维护。此外还需要由管理工作人员做好应对各种突发情况的备选方案，平常也要定期对电子档案进行短期或长期备份，并且检查设备的运行情况，还要确保遇到物理突发情况如停电、设施损坏等事态时电子档案能够良好保存下来。对于老旧、损坏设备应当及时淘汰和更新换装，积极购入与当前阶段信息技术相吻合的设备并投入使用，保证电子档案管理工作的正常运行。
        结束语：
        在学校档案管理工作当中，电子档案管理是提升工作效率与管理质量的不二之选，它对于学校日常教务工作的开展有着积极的作用。中学教职工需要正确认知电子档案管理的相关理念，保证管理工作的规范有序开展，并重视安全防范工作，为校园教学工作的进一步发展提供有力的支持。
参考文献：
[1]黄乾慧.信息化背景下中学档案数字化管理与建设研究[J].新课程（中学）,2019(08):243.
[2]曾凌.中学电子文件档案的应用与管理探讨[J].办公室业务，2019(01):100.