师洪洪
北京建筑大学 100044
【摘要】本文解析了新时期高校二级学院办公室主任的工作定位、工作的特点及存在问题，指出办公室主任应具备的素质，针对如何提升办公室管理工作效能，提出了自己的看法。
【关键词】高校 党政办公室主任 素质 工作效能
一、二级学院党政办公室主任工作定位
高校二级学院党政办公室是学校的基层管理机构，是高校管理的重要环节，是集管理与服务为一体的综合性机构。
作为高校二级学院党政办公室主任，在学院党委和行政的领导下综合协调各系、办公室、实验室、研究室实际开展工作，受学院领导授权处理有关事项，是一个协调员；在学院党政管理事务中，办公室主任管理着各类来往信件、文件、期刊等，广泛收集内外信息，不断增加信息储备，是一个信息员；同时，办公室主任起着上情下达、下情上报、左右协调的作用，是各项政策决策和计划的执行者，是一个助理员；在制定学科、专业和人才建设的近期目标和远景规划时，办公室主任要提供真实可靠的数据和有效的工作建议，为领导科学性、正确性、可行性和前瞻性的决策出谋划策，是一个参谋员；在对外交流过程中，办公室主任是学院的窗口，要准确恰当的把学院信息传送出去，是一个宣传员；在遇到各类突发事件时，也要及时的迎难而上，充当一个“救火”员。
简言之，二级学院党政办公室是学院教育工作开展的重要枢纽，办公室主任发挥着承上启下、协调左右、沟通内外的中枢作用，其工作的优劣直接影响二级学院的整体形象。
二、二级学院党政办公室主任工作现状及存在的问题
（一）工作现状
随着高校自身综合改革的推进和学校发展的需要，各项管理中心下移，二级学院承担的业务越来越多、业务量越来越大[1]。二级学院党政办公室作为学院与各部门与教职工的协同窗口，在学校及学院管理中起着至关重要的作用，工作范围分布在党建、行政、人事、科研、财务、工会、统战、离退休、安全、会议接待等各类综合性事务上。相应的，办公室主任工作范围也是广泛、复杂且繁琐的，既要眼观六路、面面俱到，又要三头六臂、样样精通。
（二）存在的问题
1.一人多责，工作效率受影响
高校二级学院党政办公室除了处理学院内部人、财、物等相关事务外，一般还要对接党政办、组织部、人资部门、宣传部们、财务部门、国资部门、工会、基建和后勤等很多业务部门。另外为适应社会发展需要，深化教育改革、扩大办学规模，学校通常还会成立一些新的党政部门，或者是对原有党政部门进行重组，而这些新部门的业务开展，都需要二级学院安排具体工作人员对接。通常，这些新部门的对接工作，都是由党政办公室承担。换言之就是二级学院党政办公室的工作范围不断拓宽、工作任务也随之不断加大，而某些市属高校在二级学院党政办公室的岗位设置上只能有1个编制，可谓一根针万条线，一人多责。从而客观上导致党政办公室对工作人员的协调能力也提出了很大的挑战，工作开展的困难也是越来越大，工作效率受到极大影响。
2.加班加点，工作成果难量化
二级学院党政办公室通常综合性、事务性的工作多，小到办公用品的采购发放、会务服务、送温暖、发慰问，大到教职工的聘任、考核、评职、绩效、成果梳理等，量大活细，多数需要加班加点才能完成。时不时还得处理突发事件，每天忙得像陀螺，但工作的显示度不高，不易出业绩，在绩效考核评定时所作的工作无法量化，在评优评奖方面的竞争力也不强。
3.发展受限，职务上升渠道窄
目前，很多高校的管理岗依旧沿袭传统的劳动人事制度，强调身份管理，忽视岗位管理，管理岗位晋升的途径多为职务上的晋升，但受到职务数量的限制，晋升机会少。对于二级学院某些高级职务还有职称或学历的限制，以至于二级学院党政办公室人员的晋升机会更少，发展渠道更窄。
4.成果凝练不够，职称晋升难度大
二级学院党政办公室主任整日埋头于综合性、辅助性、事务性工作中，事无巨细，换言之，上班时间和加班时间都是在做管理、做服务、做奉献，这就压缩了党政办公室工作人员的科研时间，更不容易出教研科研成果，使得他们在评定行政管理系列职称的竞争中优势不强，职称晋升难度大，影响自身发展，大批人员停留在中级。
5.岗位认同感低，自我成就感差
高校行政管理人员肩负着管理育人和服务育人的重任，职业认同感很强。但在高校的二级学院，工作重心放在影响学校及学院核心竞争力的教学与科研上，对行政办公人员的工作重视不够，处于“重使用、轻培养”的边缘化地带，加之办公室人员工作繁重琐碎、日常加班加点、成果不易量化、职务上升通道窄，职称晋升难度大，再加上因深化教育改革及办学规模的扩大引发的工作范围不断扩宽、工作任务不断加大，使二级学院办公室主任面临的心理压力随之增加[2]。长期面临着付出多回报少的状态，导致其精神方面对岗位认同感低、自我成就感差，从而引发他们对自身岗位的价值和期待产生怀疑，严重影响办公室人员的工作积极性差，有的人甚至想方设法离开现有岗位。
三、二级学院党政办公室主任应具备的素质
面对前面提到的这些问题，也不是一时能改进的，这就要求高校二级学院党政办公室自我协调、加强学习、创新思维，不断提升自身素质，适应岗位需求。
1.注重学习能力，学习是人增长才干、提高素质的重要途径，是做好各项工作的基础[4]。时代在发展，知识在爆炸，高校面临着巨大机遇和挑战的同时，党政办公室主任处在知识和信息的前沿，必须注重学习能力的提升，以不断提升自己分析问题、解决问题、驾驭全局的能力。
2.优化服务意识[4]，充分理解管理就是服务，想做好管理就要做好服务，为领导服务、为机关职能部门服务、为教职工服务、为学生服务、为校友服务，以优质、高效的服务为学院教学科研工作的正常运转做好保障。
3.学会主动工作，拿到通知文件，要及时学习精神，准确把握重点、要点和“度”，权衡轻重，主动去汇报、主动去请示，然后去执行。
4.增强质量意识[3]，经手的工作不以完成、没完成来要求自己，要做就做好。比如，对撰写的文件审核把关要严格，下发通知用语规范准确，任务流程要梳理的清晰合理。
5.增强形象意识，二级学院党政办公室从事的是窗口部门，人员的工作态度、工作效率、业务水平都代表着学院的形象，所以要确保办公室摆设干净、舒适整洁，办公室主任举止文明、言谈优雅、言语得当，经手的工作要保证材料齐全、有条不紊、有理有序，为教书育人创造好的环境。
6.加强合作意识，党政办公室的业务跟学工、教务、团委均有交叉，要加强合作协同运行，将日常党务政务管理、教学管理、科研管理融为一体，为学院师生提供集中、统一、高效、便捷的一站式服务，为学院教学、科研的正常运行提供保障
7.总结凝练意识，在一项工作完成后，要养成及时的归纳总结的习惯，凝练成果，最好以报告或教研论文的形式产出。
四．工作效能提升思考
学校应该对二级学院党政办公室主任给予更多的人文关怀、完善绩效考评奖励机制、拓宽发展晋升渠道、给予更多的培训提升机会，使其提升自身知识和能力素养,以积极的心态和高效的工作方法,做好本职工作。
1.加强人文关怀。有人亲切的称，党政办公室主任属于奉献型岗位。学校对于管理人员的合理要求给予充分了解、尊重和认可，满足他们的内心需求，解决他们的后顾之忧。提高职业认同感，调动工作积极性
2.量化考核，完善绩效考评奖励机制[5]。增加对相关管理岗位工作的量化，落实到分值上，如兼任科研秘书给多少分值、兼任党支部书记给多少分值、兼任工会工作给多少分值，等等，不能凡有新的任务下发，就一味的往办公室主任头上方。对于同样的工作，在兄弟学院间，也要根据质量区别评定。在绩效考评、职称晋升等环节中更多的考虑申请人的综合管理能力，不单以成果论英雄。
3、规划成长，给予更多的培训和提升机会。党政办公室主任工作涉及的范围极广，具有很强的综合性和整体性，需要不断的学习新知识和提升文化素质[3]。高校需完善成长规划机制，帮助成长，使办公室主任能够掌握先进技能、运用现代技能提高工作成效。
参考文献：
[1] 庄立洲. 地方高校二级学院党政办公室管理工作质效提升探析[J].高等教育,2020(3):11-12.
[2] 孟莉，杜卉卉. 高校党政办公室人员心理压力管理研究[J].教育理论研究, 2010 (32):260-261.
[3] 王海舰. 高校二级学院党政办公室主任工作体会[J]. 科技创新导报. 2008,(18):230.
[4] 李爽. 论高校院(系)办公室主任应具备的八大意识[J]. 边疆经济与文化. 2008,(02):156-157.
[5] 陈洁. 新形势下加强高校二级学院党政办公室建设路径[J]. 智库时代. 2020 (02):17-18.
（作者系：北京建筑大学电气与信息工程学院，助理研究员）