蔡荣英
贵州省黔西南民族职业技术学院贵州省兴义市562400
摘要：档案数字化就是将传统纸质档案运用现代信息技术手段进行数字化处理。从目前状况看，我国档案数字化建设取得了一些成效，但须清楚一点，简单的数据化并不完全是数字化，因为它不能将档案价值充分、有效地发挥出来，为此，大数据下的高职院校必须优化与创新档案数字化管理工作，挖掘档案信息，发挥档案价值，满足社会需求。
关键词：数字化；档案管理；问题；对策
引言
进入21世纪以来，信息科学引领社会发展，数字化、智能化已成为推动各个行业发展的重要手段。高职院校档案体系建设工作也需要与时俱进，通过融入数字化管理，以弥补传统高职院校档案管理工作中存在的不足，降低出现档案损失以及档案错误的可能性，有效地提升管理工作的效率和实际效果。
1新时代高职院校档案管理的必要性
档案材料是指组织在其工作期间创建的信息资源（包括公共数据）。它涵盖了组织的所有发展趋势链接，涉及内部的各个方面，并且属于一项关键任务。相关组织本身每天都涉及大量的材料和数据信息。当今的管理方法对于该组织至关重要。根据科学研究，可以发现相关档案的内容与科学研究，实践活动的结果以及高职院校的发展趋势工作经验有关。不仅对高职院校的发展趋势有很大的影响，而且对相关工作的发展趋势具有明显的现实意义。一般来说，这项工作非常关键，传统的核心概念和方法无法适应当前的发展趋势。要及时升级，适当改革创新，与时俱进，提高高职院校竞争优势，改革创新档案管理方式，自主创新档案管理方式，以加快高职院校档案管理的发展趋势。作为相关结构的关键组成部分，档案管理涉及重要的数据信息和关键材料。根据工作的合理实施，可以保证高职院校工作的顺利进行，增加员工的积极性和积极性，加快工作发展趋势，使用价值明显。
2数字化档案管理存在的问题
2.1档案管理数字化建设过程中管理人员综合技能相对缺乏
传统的高职院校档案管理工作大部分都是由一些年龄相对偏大的人员完成，对于数字信息化相对较为陌生，缺乏专业知识和技能，影响高职院校档案数字化建设工作开展。由于工作性质的特殊性，大部分管理工作人员在工作中相对比较随意，自律性不强。这种工作态度在档案管理工作中存在着较大的隐患，比如信息的流失、窃取等。所以在实际的管理工作中，需要对相关管理人员进行一定的培训和监督，以保障档案管理工作有效开展。
2.2管理模式有待变革
传统的档案管理模式从工作环节和程序上看，基本遵循的是档案收集、整理、鉴定、保管、编目和检索、统计、编研、利用八个工作环节。从载体看，大多是纸质、磁盘、光盘、胶片等，其中以纸质档案为主。从服务形式上看，多为被动的“等人上门”，缺乏主动服务的意识。从管理手段上看，以手工管理为主，缺乏以计算机网络技术、文档一体化管理等为保障的现代化管理技术，配有档案管理系统的单位大多为单机版，不能实现信息的广域共享。
3.2硬件设施、技术水平相对落后
首先，高职院校对于档案管理数字化重视程度相对较低，投入的成本也相对较少，这部分原因直接导致了硬件设施跟不上时代的发展，整体的硬件设施相对滞后。硬件方面的改善优化需要资金的支持，这是保障高职院校档案管理数字化建设的基本保障。其次，软件技术方面也缺少相关的技术人员，在操作的过程中遇到的问题也较多，对于这些问题因为缺乏专业技术知识不能及时地解决掉，影响整体的档案管理数字化建设工作效果。
2.3档案人员素质存在差异
档案数字化对档案人员的业务水平要求很高，既需要懂档案专业的知识，又需要掌握扫描、数字影像处理、计算机基本操作等多种技术。档案数字化也需要档案人员有较强的个人素质，在工作中需要对破损原件进行修复裱糊、需要对扫描档案进行图像处理、需要对电子档案进行格式转换等。增强档案管理人员的业务水平、提升个人素质，是高职院校档案数字化的必要条件。
3数字化档案管理对策
3.1建构完善的数字化管理平台，实时共享文书档案资源
在文书档案管理过程中，相关工作人员应结合实际情况积极建构完善的数字化信息管理平台，有效发挥互联网技术的实用性价值，进一步强化档案管理工作的数字化程度。在文书档案数字化信息平台运行过程中，还应针对其管理工作的内部结构进行合理细分与优化，从整体上保障档案管理工作的有效性。
另外，在数字化管理过程中，还应将档案管理软件与计算机硬件进行有机融合，以此为各个部门搭建良好的沟通交流平台，实现档案管理资源合理配置目标。
3.2提升工作人员的工作素质
档案数字化管理对于管理工作人员的工作素质具有比较高的要求，因此相关部门需要积极地利用培训手段提升工作人员的工作素质，促进高职院校的智能化和数据化建设。档案管理工作人员的知识培训需要包括档案知识业务培训以及计算机应用技术培训。在档案数字化管理模式下，工作人员在需要具备一定的档案业务管理知识的同时，还需要具有自动化网络化技术的相关知识，但是传统的档案管理工作存在比较明显的缺失，工作人员的工作意识存在明显的欠缺。因此，在进行培训工作的时候，需要调动员工对于培训工作的积极性，让他们在培训的过程中可以学习新的技术新的思想，以此提升工作人员的工作能力。另外，在掌握了基本的基础知识以及基本的信息化技术以外，还需要在培训工作中加强有关档案鉴别学习方面的内容。档案数字化管理将传统的档案转化为数字化工具，进而可以避免在转换工作进行时出现信息不完全或者错误的现象。因此培养工作人员的档案鉴别能力，可以保证档案的真实性，促进其健康发展
3.3革新思想观念，提高数字化管理意识
思想是行动的先导。不断推进高职院校数字化管理改革向纵深发展必须革新思想观念。高职院校档案管理者一方面应充分认识到档案数字化管理的重要意义，树立破旧立新，摒弃惯性、惰性思维，构建科学档案管理理念；另一方面，增强时代紧迫感，积极主动学习，深刻理解和认识档案数字化管理的内涵及重要性，解放思想，不断强化数字化意识，推进档案数字化管理工作。
3.4建立安全网络环境
档案数字化最显著的特点就是依靠存储和网络传输，因此，受数据安全和网络安全的影响特别大。网络病毒、黑客入侵、木马及系统漏洞等网络问题是现实网络世界中长期存在的。数据存储的可靠性，数据传输的安全性，在档案数字化过程中尤为重要。磁盘存储RAID技术能保证基础数据的安全，利用网络防火墙、网闸、智能网关、网络防毒墙等网络安全设备，在物理上和数据上等多种渠道将网络环境安全隔离并且能保证有效传输。
3.5提升管理能力
档案信息化规划的关键是提高档案管理水平，而档案管理水平的提高也是信息化规划的关键内容。如今，随着信息技术的飞速发展，档案管理中出现了越来越多的创新技术。在此阶段，常见的管理机制是数字档案管理。数字档案管理方法促进了经济发展，并继续将档案管理提高到更高水平。此外，档案管理功能改进还包括档案管理内容的不断自主创新和扩展，档案管理内容的不断改进以及档案管理管理功能的不断改进，它们在促进社会发展中发挥着更重要的作用。
3.6健全档案管理制度
档案数字化管理是国家鼓励和支持的档案管理方法，档案管理部门要建立健全档案安全工作机制，完善档案管理制度。结合高职院校的自身状况，符合当前档案数字化发展的趋势，新建一套档案管理制度，例如，档案安全保密制度、档案信息系统管理制度、电子档案管理规范等。有健全管理制度的保障，档案数字化工作才能稳步推进，向着程序化、流程化、规范化的方向前行。
3.7加大资金投入，配备必需的档案数字化设施、设备
档案数字化必须要有相应的软、硬件作保障和支持。高职院校要重视档案管理数字化建设与发展，加大资金投入力度，夯实数字化管理基础，如符合高职院校实际的档案管理软件，高配专用电脑、高精度扫描仪、高端打印机等，建立档案利用平台或网站，以便提高档案数字化管理水平和效率。
结束语
档案数字化建设是按照时代发展的新要求，来推进我国档案管理事业的发展，那么管理者应该具备较强的档案分析能力,精确掌握专业性强的文件档案。对档案工作者的素质要求是多方面和多层次的，因此有关部门要抓紧加强档案人员的培训工作，将传统档案向数字化档案转换，努力提高档案数字化管理水平，用知识来武装自己，将自己培养成为“综合型”人才，为档案事业作出自己应有的贡献。
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