摘要:在企业运转和发展过程中,档案数据信息作为记录和见证者,是一个企业最宝贵的财富,对于企业持续发展具有至关重要的意义。企业的档案管理体制改革与社会经济的发展紧密相连,企业要想进一步提升自身管理水平,就需要应用正确的方法,融合大量的实践经验和经营理念,深化档案管理体制的改革。本文主要谈论的也是现代企业制度下对于企业档案管理体系改革的相关研究,希望能够为我国现代企业的档案管理做一些力所能及的事情。
关键词:企业档案;档案管理;体制改革
引言
在企业档案管理体制改革当中,针对企业档案管理,需要结合其成本和收益特征来进行具体研究,尤其是在企业需要投入的资金内容,如何在各部门之间协调人力、物力以及财力,都需要认真了解,只有这样才能够进一步深化公路企业在档案管理体制改革方面的发展。企业档案是企业在党政管理、生产经营、科技研发及项目投资、产权变动过程中形成的对国家、社会和企业具有保存价值的各种形式和载体的原始记录。企业档案衍生于企业活动,而企业活动的多样性则决定了企业档案工作的复杂性。
1企业档案管理体制改革的重要性
在全面推进国有企业结构调整和升级,实现企业战略发展目标的过程中,数据信息和档案应作为基础。为了提高文件管理的质量和效率,满足文件现代化和智能化建设的需要,国有企业需要了解信息化建设的方向,实现企业信息化技术改革,促进档案管理效果全面提高。在档案管理体制改革过程中,首先要弄清楚其中的各项影响因素,其次要将各项影响因素进行有效融合,最后要针对存在的问题展开综合分析并努力加以改进。只有坚持改革工作与市场相结合,才能为企业的健康发展提供更为有利的条件。
2企业档案管理现状
2.1档案管理意识薄弱
伴随着我国企业制度的不断改革推进,我国企业档案管理有所改善,并且受到了越来越多人的关注。不过基于盈利的角度去看,我们能够发现它与企业其他工作进行比较,档案管理工作仍然是企业工作中边缘以及发展较为落后的一个工作内容。这种现象出现原因更多在于中国企业档案管理意识相对较弱,而且缺乏对于档案管理重视程度。特别是随着市场经济持续进步,该行业领导者越来越多地关注企业经济利益,对于档案更多是流于表面管理,对于那些似乎和公司经济利益不相关的工作往往采取忽略和轻视态度,又加上进行档案管理工作人员并没有加强对于该工作的重要性认知,因此只是将其简单作为一项整理档案的工作,所以自然而然会在进行管理的时候,缺乏认真的态度,总是草草了事。
2.2档案工作得不到应有的重视
企业档案是企业活动的真实记录,对于服务企业中心工作、维护企业和职工权益具有不可替代的依据和凭证作用。然而受经济效益驱动和档案工作不常显耀于人前的特点影响,企业领导往往将更多的注意力放在研发、生产、设备、采购、销售等关系企业命脉的关键部门,对于档案部门基本是“用时方想起、不用抛脑后”。档案工作得不到足够的重视,就会连带影响档案工作的开展和资金投入,没有资金投入或资金投入很少就会出现档案部门设备设施陈旧落后的状态,进而又影响到档案人员工作的主动性、积极性,如此形成恶性循环。
2.3档案管理人员问题
企业档案管理工作作为一项具有较强专业性以及机密性工作,它需要有专门的工作人员进行专业档案管理。但是因为大多数的企业对于这项工作并不怎么重视,因此很多企业并没有着重招聘这一方面的专业人才,又加上我国对于这一类人才本就缺少,因此使得我国现代企业的档案管理很难达到其真正的需求。
与此同时,大多数的企业又是极力追求经济效益,这也就是使得它们只是重视和招聘生产经营上的人才,而不去招聘档案管理的人才,甚至一些企业并不设置档案管理的专业人员,只是让别的部门的工作人员兼职做这项工作,结果可想而知,企业的档案管理效率十分堪忧。又因为一些企业档案管理的相关工作人员并没有经过专业系统学习,因此很可能导致档案的缺失,影响档案的正常运用,使得工作效率十分低下。
3企业档案管理体制改革优化
3.1信息化档案管理理念的建立
档案管理部门在国有企业有序经营中发挥着重要作用,目前该部门的任务是彻底改革以往的档案管理理念,积极引入信息管理思想和管理方法,彻底消除束缚,解放员工并促进实现文件信息构建目标。但是,文件管理任务显然受到逆行管理思想的限制,这主要表现为对国有企业领导者和文件管理人员缺乏理解和准确掌握文件管理信息化的能力。功能和应用价值阻碍了信息文件管理的实施,在这方面,国有企业应从树立准确、科学的信息管理理念入手,运用正确的管理思想指导档案信息化建设。与此同时,国有企业的领导应该重视信息化建设,明确信息化思想在提高企业工作效果方面的重要作用,并在档案管理信息化进程中发挥领导作用。向后思考,积极行动,为建设信息化做出贡献。
3.2信息化档案管理建设采用智能服务模式改革
是实现办公档案管理全面升级发展战略价值的重要组成部分。以信息技术档案管理替代传统档案管理工作是非常重要的价值途径。因此,档案管理工作利用信息技术服务是十分必要的。可以通过单位自身的内外环境及条件,实行信息化档案管理建设服务模式,能够利用信息技术服务更好地开展档案管理工作,让信息技术档案建设标准提升企业档案管理质量,使档案监督管理得以全面落实。
3.3创新思维,电子档案管理另辟蹊径的改革
面对档案信息系统建设虽如火如荼,但电子档案仍然局限于传统管理方式的实际,企业档案部门应在认真研究国家相关规章制度政策的基础上广开思路,以电子档案“深化检索、简化整理”为目标,深入思考电子档案管理与传统载体档案管理的异同,创造出符合企业业务管理实际的电子档案管理方式,而不是在电子档案管理系统中仍然纠结于档案分类、页数编写等问题,应把注意力更多地放到大数据整合、业务链和资源聚类式检索等新方法、新模式的探索中去。有问题就要面对和解决,方法总比问题多。企业档案工作相对于政府、事业单位档案工作有着更丰富生动的实践和更广阔的发展空间。“海阔凭鱼跃、天高任鸟飞”,企业档案工作者要以摸着石头过河的勇气,做干事创业的拓荒牛、敬业奉献的老黄牛、为民服务的孺子牛,为促进全国档案事业可持续、快速发展作出应有的贡献。
3.4注重人才培养的改革
为了实现档案管理信息化,应该加强专业人才的培养,这样才能够发挥技术特点,使得技术优势得到充分体现。为了实现信息化档案管理,按照企业发展目标与有关规定完成相关任务,新时期的国有企业需要信息化人才。档案管理人员应该有较强的信息化应用能力,必须熟悉基本操作,有完善的技能体系,同时能够有相关问题的解决与研究能力。另外,在当今的知识经济时代,人才团队的建立是文件信息化管理成败的关键。在进行档案管理人员培训时,首先必须弄清信息文件管理对员工素质和能力的要求。
结束语
企业档案管理工作要在把握当前档案管理工作不足的基础上,结合大数据时代的优势和特点,通过转变观念、发挥优势、完善素质、改善设计等方式,进而有效促进企业档案管理体制改革工作的优化和升级,为企业的快速发展和平稳运行提供有力保障。
参考文献:
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