摘要:办公室行政管理是企业正常运行的重要枢纽,属于一个具有综合性服务部门的工作,它的功能性很强,具有沟通和协调员工、搞好项目服务的功能。办公室行政管理的整体效率和管理水平能够有效协调办公室员工内部矛盾,实现办公室行政管理的精细化,可以有效提高办公室的行政管理效率。因此,办公室内容精细化也成为企业管理者和经营者热议的话题。本文从行政管理者的角度出发,针对办公室精细化管理的问题、思路和对策展开叙述,供企业管理者参考。
关键词:企业办公室;行政管理;精细化
引言
对于行政管理来讲,其属于一个企业日常管理工作中非常重要的组成内容,能够对企业正常运行以及高效发展产生重要的影响。所以,在新时代,企业应给予办公室行政管理工作改革以及创新足够的重视,采用各种有效措施来不断提升企业行政工作的管理质量以及管理效率,促使企业办公室行政管理工作能够不断地向着精细化管理方向发展。对于行政管理精细化发展来讲,其不但能够有效提升员工自身的工作质量以及工作效率,同时也属于时代发展背景下行政工作的一个主要发展趋势,其不但能够为企业节省各方面的资源,还能够推动企业实现可持续性发展。
1、精细化管理模式在企业办公室行政管理工作的重要
区别于传统的企业经营管理,办公室行政管理工作的精细化转变,加强了办公室管理工作的精细化,使企业在贯彻落实各项规章制度时保证工作深化细化。特别是企业办公室行政工作对各项工作任务划分,通过精细化转变可以满足各项工作需求,提高行政管理部门都工作服务质量。例如,办公室行政管理工作的服务方式,评价体系等都需要不断优化完善。通过精细化管理深入分析企业管理工作中所存在的问题,通过优化细化的方式来确保行政管理工作任务的有效实施。随着市场竞争压力的不断提高,企业在经营管理中也面临着较大压力,办公室行政管理工作在完成时也面临着极大挑战。传统管理模式过于粗放,无法适应现代化企业的快速发展,而精细化管理模式则符合快节奏的经历市场发展需求,同时也有效的提高办公室行政管理质量。精细化管理将办公室行政工作做更细致的划分,可以使繁琐复杂的工作变得井然有序,系统性的规划办公室行政工作。
2、实现办公室行政管理精细化的思路分析
2.1、树立全局意识
办公室行政管理岗位处于企业核心地位,办公室相关工作人员必须明确其作用、工作内容和地位,尤其是在社会发展新时期,应关注企业发展大局,采用新思路、新方法或新技术,提升行政管理工作质量。首先,树立整体意识和大局意识。办公室是企业直接服务部门,工作人员与普通员工存在区别,工作中以提供相应服务为主,树立崇高使命感,在工作中始终保持严谨作风以及谨慎负责精神状态。其次,明确自身政治立场,始终坚持自身工作信念不动摇,保持积极主动态度,帮助基层员工解决相应问题,从加强整体服务考虑,从完善固定资产、低值易耗品、后勤食堂和印章等多个不同方面管理,强化成本控制措施以及安全防卫工作,并建立数字档案馆系统辅助进行管理,建立资产管理系统,灵活运用信息管理系统进行管理,监理数字档案,加强办公室财务方面管理,根据需求做好对各种工作会和年会组织安排等方面工作。在此期间应加强对支出费用强化控制管理,并对非生产性支出进行压缩,严格按照规定,严控日常费用的支出。最后,从大局出发,并从不同方位和角度看待问题,同时注意维护好上级领导权威,尊重他人意见和建议,从整体看看待问题,防止以偏概全和一概而论,积极寻求解决问题方式。
2.2、选择合适的管理模式
企业在规划和落实行政管理工作时,需要立足于企业本身的情况和需求,有针对性选用合适的管理模式来开展工作。
要尽量避免套用其它企业的成功经验,唯有全面分析企业自身情况之后做出设计规划,后续行政管理工作的开展才会顺利,也能避免不必要的成本投入。比如,对于一些跨区域或跨国的大型企业来说,整合各区域行政管理工作内容具有一定难度,且不同国家之间存在文化、政策、市场环境的区别,所以更适合以区域或国家为单位,统筹进行人力资源管理、财务管理、后勤管控等。同时还要考虑集团公司与子公司或分公司之间的管控模式,尽量给到下级单位管理自由度和主动权,使其灵活选择或动态优化管理模式效果。而对于处于上升期的中型企业来说,行政管理类事务数量急剧增加,需要尽快进行横向整合,削减分散的多余行政管理岗位,合并相似业务模块,以此来提升企业整体的行政管理工作效率和效果。例如,建立统一的后勤服务线上系统,或是整合各分部的人力资源管理需求建立人力资源共享服务中心等。
2.3、精细化进行定岗定责实现岗位的精细化
依据办公室行政管理精细化的标准要求,制定健全的工作责任体系,制定岗位责任划分标准,科学合理的安排工作岗位,明确每一个工作岗位的职责和功能,确定工作目标,按时按点,分工明确,团结协作,和平发展。使整个办公室管理制度越来越人性化、科学化、标准化。规范工作岗位职能,健全办公室管理机制。统筹规划,责任分工,精细化的岗位分工,规范化的工作岗位。办公室行政管理的精细化、科学化,需要信息技术的支持。信息化时代下的企业管理制度变得透明化、岗位精细化、目标科学化、管理人性化。企业管理在这些技术支持下会变得越来越成熟,越来越完善。
2.4、注重对人工智能技术的应用
为了实现企业办公室行政管理的精细化,企业还必须要注重加强内部相关辅助体系的建设力度,其不但要对信息化系统进行优化和升级,还应该注重对各种现代化信息技术以及人工智能技术进行有效应用,以此来提升企业办公室行政管理的精细化水平。例如:利用钉钉、极企以及控客等软件来建立办公室智能中枢,以此来实现人与设备以及设备和设备之间的连接,从而来帮助行政管理人员能够无感协同地连接办公室当中的各项设备以及工作人员,从而达到互相协调以及互相协同的目的,进而有效提升行政管理工作效率以及质量。此外,目前,百度打造了新一代人工智能办公平台“如流”。对于如流这个平台来讲,其拥有着三条智能办公流,其中的“通讯流”便对实现企业办公室行政管理的精细化有着良好的促进作用。在企业办公室日常工作当中,会频繁地产生同事之间、员工与上级之间以及与客户之间的沟通和交流,这个过程中避免不了各种信息的传递,而信息能否精准传达到位,通常能够对沟通结果产生重要影响。
结束语
综上所述,精细化管理不仅是现代管理模式,还是办公室行政管理工作的主要发展方向。企业通过引进精细化管理于办公室行政管理工作中,可以确保行政工作科学有效的开展。通过严谨、细致、准确的管理,可以最大程度地发挥企业资源价值与调动员工工作积极性。
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