庞翠萍
玉林市苏烟水库水电管理中心
摘要:我国的科学技术正在以一个较快的速度不断发展着，在当前的信息化大背景下，我国的许多事业单位都在积极地对档案管理进行数字化的改革，并且期望借助信息技术来对事业单位内部的各项管理工作，尤其是企业的档案管理，并且希望能实现档案管理的数字化。本文研究事业单位数字化档案管理。
关键词:事业单位；数字化；档案管理
任何一个组织以及单位的核心资料就是内部的档案，并且档案中所记载的信息对于任何一个组织与单位的实际工作来说都有着非常重要的促进意义，都可以为单位相关工作的实际开展提供非常多且十分有效的信息资源。但是现阶段，传统意义上的档案管理已经不能满足单位的实际发展需要，这就需要事业单位对档案管理进行数字化改革。
1.事业单位数字化档案管理的现状
现阶段我国事业单位内部的档案管理仍然存在着些许的问题，但其中有一项较为严重的问题就是在办公方面并没有实现较为先进的现代化。这一问题主要体现在事业单位所使用的办公用具上，因为事业单位的档案管理仍然使用较为传统的工具，这就在很大程度上导致针对相关档案的实际检索速度并不能满足事业单位在现代化社会中发展的实际需求。甚至还会有部分事业单位，不仅采用的是非常传统的档案办公工具，还在档案室当中进行杂物的摆放，也没有对档案室进行专门的防火、防潮与防盗等相关的保护措施。除此之外，这部分事业单位在对相关的档案进行调阅与查访工作时并不能使用现阶段较为先进的现代化与数字化手段，从而使得事业单位的档案管理工作浮于表面，严重忽视了针对现有档案的实际有效利用。随着现阶段我国科学技术的不断普及已经数字化时代的到来，人们的生活与工作都不能离开计算机，并且计算机有着非常高的工作效率，在这样的现实情况面前，事业单位内部所采用的传统的档案管理方式与计算机的实际工作效率相比就存在着较为严重的弊端，这在很大程度上大大降低了事业单位档案管理的实际工作效率。
2.事业单位数字化档案管理的实际意义
事业单位内部的各个部门的实际工作都是为了完成相应的工作目标，在事业单位开展实际工作的过程中，档案管理部门负责的是整个事业单位当中十分重要的核心资料。如果事业单位能够实现档案管理的数字化，那么事业单位所开展的一系列工作的实际效率都会得到很大程度的提升。数字化的档案管理能够促进事业单位内部针对档案信息的实际整理与储存都进行电子化的处理，从而大大缩小了档案存储所需要的实际空间，从而还会使得针对档案管理的相关归纳工作更加地有序，这样一来不仅能够在很大程度上提高档案管理工作的效率与准确度，还能够大大降低人工由于主观因素而造成的失误与误差。由于现阶段的档案大都是以纸质的形式进行保存，这不仅会造成巨大的空间浪费，还会在很大程度上为进行档案管理的工作人员的实际工作造成较大的困难。由于纸质的档案较为脆弱，如果存储不当或者是发生了一些不可抗的因素使得档案造成了较大程度的损坏，这就会直接对于事业单位相关工作的实际开展造成较大、较为严重的不良影响。
3.针对事业单位优化数字化档案管理的相关决策
3.1切实打造出较为完善的事业单位数字化档案管理体系
现阶段，信息化与数字化已经在当前的社会中得到了很大程度的普及，这在很大程度上迫使社会的各个领域的传统模式都在被数字化的新模式所取代。在这样的现实情况面前，事业单位数字化的档案管理模式也将会是一种必然的发展趋势。
也正因为如此，事业单位如果想为工作人员创造出一个秩序井然的工作环境，并且切实地提高工作人员的实际工作效率，那么事业单位就需要为数字化档案的实际管理模式打造出较为完善的针对数字化档案管理的体系，这样一来可以在事业单位内部切实地实现信息资源的贡献，并且能够更好地将事业单位拥有的信息资源转化成社会资源，从而更好地服务社会，实现事业单位自身的社会价值。事业单位在进行统一的管理体系的制定过程中进行的一切决定都应该要争取单位内部所有员工的意见，并且要达到较大比例甚至是全员一致后才能够切实实施。与此同时，针对事业单位内部的大量需要进行整理与存储的资料，事业单位的档案管理人员需要采取双服务器的备份方案，并且对于不同性质的档案资料，应该要采取针对性较强的保密工作，也就是要根据档案资料的实际性质划分一定的机密等级，然后要根据不同的等级制定专门的保密工作。事业单位还需要使得进行档案管理工作的相关员工对于这份工作的实际性质与重要程度都做出较为清晰的认知，并且要在实际的工作过程中对于工作人员的工作态度进行不断地培养，这样一来才能够切实提高档案管理的相关人员在进行档案管理工作时的严谨性。除此之外，事业单位内部进行档案管理工作的相关人员还需要在实际的工作过程中保持较高的预备状态，这样一来才能够切实地防止日常工作当中意外的发生，从而使得档案管理工作能够较为平安且顺利的进行。
3.2切实地提高档案管理工作人员的实际工作素质
事业单位在进行档案管理工作人员的实际招聘过程中应该要保证这部分工作人员在全方面都拥有较为良好的素质，这样一来才能够切实地保证档案管理相关工作的实际质量。事业单位在档案管理部门进行新员工的招聘过程中需要对于前来应聘的工作人员的档案管理专业素养进行切实的考察，对待数字化的档案管理的认知程度在哪个水平阶段上，这些都是事业单位在进行人才招聘时需要切实考虑的问题。针对事业单位内部的老员工，则需要建立起较为严格的工作奖惩制度，并且要对老员工进行数字化档案管理的专业培养。在对老员工进行数字化工作模式的培养过程中，需要不断地对员工进行激励与鼓励，除了要对员工数字化的工作能力进行培养，还需要对员工的服务态度与服务意识进行一定程度的培养，这样可以在实际的数字化档案管理工作过程中强化工作人员的服务意识，从而切实地提高档案管理工作人员的服务水平，从而促进事业单位内部形成较为良好且和谐的工作环境。
3.3完善事业单位电子化档案管理的安全保密制度
能够让人进行利用的信息资源在一定程度上具有一定的保密必要，并且对于保密程度有着一定的要求。如果事业单位内部的档案信息资源被泄露，那么就会在很大程度上会对该信息资源的实际持有者与实际使用者在经济安全与人生安全层面都造成一定程度的安全隐患。也正因为如此，事业单位为了能够切实地保证档案信息的实际使用者能够在一个安全的环境中使用，事业单位就需要采取一定的措施来进行实际的保障。首先，事业单位需要要求进行数字化档案管理的相关工作人员对于实际的档案管理工作加强严谨性。其次，事业单位需要要求单位内部的档案管理部门制定出较为良好且实际有效的保密机制，并且要在日常的工作过程中对相关的办公设备进行定期地检查与维护。如果在实际的数字化档案管理工作过程中或者是在对相关设备进行检修的过程中发现了任何的隐患，都要及时地上报并且进行检修与处理，这样一来就可以较为及时地对重要的档案信息资料进行较为特殊的保护。
4.小结
综上所述，随着现代信息技术的不断普及与信息化社会的不断发展，现代社会中的人们已经充分地适应了快节奏的生活与工作。事业单位的发展不能离开档案管理，这就需要事业单位不断地提高对于档案管理模式创新的重视程度，并且切实地促进数字化档案管理的实际发展。
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