尹晓雨
中国建筑第二工程局有限公司华东公司 上海市 200135
摘要：在重点工程项目建设中，工程建设与档案管理实现同步，能够在项目后期的管理、维护和运营中发挥重要作用。项目档案验收质量和水平直接影响着项目的竣工验收工作，其能够全面反映和体现整个项目活动的全过程及建设质量，因此通过实现工程档案管理与项目管理同步至关重要，能够使档案资料的准确性、完整性、系统性得以保证。本文主要分析重点工程档案与工程建设同步管理问题探讨。
关键词：重点工程；档案管理；工程建设
引言
当前我国重点工程项目逐渐增多，这些重点工程项目，对国计民生具有重要的影响，对我国城市化建设和社会的发展具有重要的作用。目前随着我国建筑业的不断发展，我国重点工程项目档案管理已有一定的成效。所以档案管理工作人员应当不断努力学习，从而更好的开展重点工程档案管理工作。由于重点工程项目具有一定的特点，在建设时间方面，是相对较长的，对于质量要求也很高，所以一般的重点工程是比较大型的，所涉及的人员比较多。同时，相关的材料和因素涉及的比较多，所以应当加强档案管理工作，这样才能在一定程度上保证重点工程项目顺利竣工。
1、重点工程项目档案管理工作的重要性
1.1重点工程项目的特点
重点工程项目都是比较庞大的，是一个重要的社会系统工程，具有投资大和建设工期长的特点。在重点工程建设过程中，一般资金来源比较广泛，而且参与建设的单位比较多。在建设工程中，大多采用了新的技术和设备，从而导致大量引进新的设备和技术。在这样的情况下，形成了多种档案类型，种类比较多，数量比较庞大，而且价值较高，具有文本多样、载体复杂等特点。对于这种情况，要想做好档案管理，需对重点建设项目进行科学管理，重视工程质量，从而拓展重点建设项目的部门和领域，更好地服务经济建设和社会发展。
1.2档案工作与工程建设应当一致，同时有效促进了工程管理
档案在管理的过程中，与建设工程是一致的，两者应当相辅相成。所以应当重视档案管理工作，同时也促进了工程管理。在进行管理时，应当利用好档案管理工作，这样既能有效节约工程成本，也可以一定程度上缩短工期。所以档案管理工作对于工程建设是非常重要的，所以项目工程的管理者，应当重视档案管理工作。
2、当前重点工程项目档案管理的现状
2.1不重视档案管理工作
众所周知，重点工程建设项目点多线长，通常情况下，一个大项目都会被分成诸多标段，同时每个标段当中可能存在分包现象，参与到工程项目中的队伍多而杂，施工人员素质又参差不齐。另外，由于建设工程项目部并不是固定编制单位，因此项目经理并没有从思想上认识到档案管理的重要性，只是片面地认为把工程项目搞好即可。所以，在很大程度上忽视了档案工作。这样一来，就存在职责不清、档案管理工作不到位的现象。
2.2缺少竣工档案归档规划
在现阶段的重点工程项目档案管理上，并没有清楚划分归档资料的整编责任，主要是由几个业务部门共同汇总形成的资料，没有将资料整编具体落实给相关部门或是责任人，所以经常会出现相互推诿的局面。当前，对工程项目在建设的各个环节中，很多档案管理人员并不会直接参与，而是将实际建设过程中的档案经由相关责任人或责任部门整理后交由基建部门进行汇总并移交，此过程中档案管理人员并不参与档案汇总归集，只是接受基建部门整理好的档案。因此，建设单位档案管理人员无法及时发现档案中存在的问题。
2.3对竣工档案归档工作缺少规划
优先工作的档案工作没有分开整合责任，而且使用了多个业务单位来合并数据，造成了实际上的延误，因为没有将责任分配给相关单位或干事。在重大工程施工过程中，许多链接的档案管理人员经工作人员或有关部门分类后，不直接参与或不直接参与，而是交给基础设施部，摘要则交给档案管理部。
整个过程并不直接涉及档案管理员，因此许多档案管理员并不认为这是档案管理问题的根源。
3、加强工程档案管理的具体措施
3.1建立健全档案管理部门及管理体系
为了保证档案管理与工程建设同步，首先应从项目计划任务书下达阶段开始，对项目档案的建立任务加强重视，并制定相应的管理要求；其次，在施工过程中，监督检查施工进度和质量时，应对施工档案资料加强收集、整理和审核；最后，在项目竣工验收时，应确保档案验收工作同步进行。工程项目立项审批环节完成后，在进入施工建设阶段时，需要结合施工实际，适时建立重点工程指挥部，并同步建立档案管理部门。首先，通过指挥部门的设立，对各部门之间的工作进行有效协调，通过有效沟通，确保工程进度得以保障。其次，加强档案管理部门的设立，以及专职管理人员的设置，能够对所有形成的工程图纸、文件等进行收集和保管。另外，还需要对所参建单位进行指导，使其对施工过程所形成的档案资料加强收集和管理工作。各参建单位也应设置相应的专业档案人员，明确其在施工过程中，所承担的本单位所形成工程档案的及时收集、归档等职责。最后，在工程项目竣工验收完成后，施工单位根据合同规定及时进行移交。
3.2建立现场档案室，强化档案登记工作
应在指导网站上建立特别档案，并应建立预先分配制度，以确保所有档案数据由有关人员更全面地填写、签名和盖章，并由专门档案员负责准备档案并将其储存在档案中档案保管员还负责收集和分析同期产生和归档的重要工程档案数据，以确保及时解决组织和分析过程中发现的问题。与此同时，应确保及时和定期记录档案，定期记录档案文件，及时了解主要项目的状况，编制档案文件，并加强对各个项目的监督和指导例如，在关键基础设施建设初期，对档案内容的数量、完整性和准确性进行了有效控制，对档案文件的形成和归档进行了更严格的管理，减少了重要档案文件的遗漏或损坏，并对整个过程进行了监督和控制，进而实现前端控制的目标。
3.3创新工作程序，强化档案全过程管理
由于档案管理直接贯穿整个项目施工过程，因此需要在创新的档案管理框架内妥善管理整个过程。在实践中，必须考虑到以下方面:第一，设施的施工链必须将档案工作纳入相应的行政程序，档案机构和管理人员必须在开工前直接参与施工过程。第二，在项目初期阶段，需要通过培训等多种有效手段提高档案管理员的工作水平。通过建立统一的文件管理标准实现组织标准化。第三，重点是工程建设档案的改正和管理，具体项目档案的管理需要认真对待各种形式的检查和指导。一旦确定了问题，就必须及时纠正此外，需要改进组卷上的审计过程，以便清楚地确定归档的范围和顺序。第四，关于建筑项目档案的管理，还需要在完工时与验收仓库一并处理。在工程建设项目管理中，因为竣工验收备案是最后的环节，也是最关键的环节。因此，该系统应直接纳入建筑项目的档案管理。具体而言，需要根据实际情况建立一个监测机制，并在整个过程中妥善管理项目施工的监督和管理，这也可以确保项目施工项目的顺利实施。
3.4确保竣工阶段的档案管理与竣工验收同步
在进入项目竣工验收阶段前，为了确保最终资料的完整性、准确性，应请相关档案管理部门或机构对最终的工程档案进行预验收。在此过程中主要工作内容包括：是否根据相关规划要求进行竣工资料的收集、整理和归档；资料的完整性和准确性；盖章、签字手续的完备性；根据变更文件竣工图转绘效果等。确保预验收合格后，建设单位可获得工程档案认可文件，再对竣工验收进行有效组织。
结束语
综上所述，重点工程建设项目档案是质量控制体系建设的主要依据，同时也是实际管理和改扩建环节的重要凭证。所以，在今后的工作中，需要对重点工程建设项目档案管理引起足够的重视，并运用先进的档案管理模式，以期更好地服务于工程建设。
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