苏晓丽
呼和浩特市城市轨道交通建设管理有限责任公司 内蒙古呼和浩特 010010
摘要: 建设工程档案能够真实反映出建设工程的进度，是对建设施工内容的真实记载，因此档案工作应当贯彻于整个工程建设的各个阶段中。档案内容也会对最终的工程审核造成一定的影响，所以，建筑企业应当高度重视建设项目档案工作。在城市化不断深入的新环境下，建筑工程也更加多元化，施工内容也更加复杂化，过去档案管理过程中存在的问题也慢慢暴露出来。新环境对建筑工程的档案管理工作提出了更高的要求。建设部门应当与实际情况相结合，不断健全建筑工程档案管理工作，提高档案管理工作的效果。
关键词：建设项目；档案；管理
引言
工程档案在工程项目管理中具有非常重要的作用，因此必须进行提升工程档案管理工作的质量和效率，只有将工程档案工作标准化和科学化，才能提高工程项目管理质量。随着信息化时代的发展，工程档案也应向着信息化方向发展，实现工程档案信息共享。如何更好地实现工程档案在工程项目管理中的应用，本文即进行分析和探索。
1工程档案概述
工程档案是指在工程项目过程中的立项、审批、设计、施工、验收等一系列活动中形成的文字、图纸、表格等相关资料，是项目管理工作中的一部分。在组织工程档案时，应同时考虑长期规划和短期规划，这样既能够让工程档案具有一定的变通能力，又可以实现工程的长期战略规划。在工程档案管理工作中，应积极发挥组织管理的作用，这样才能提高工程档案工作质量，进而实现工程项目管理的科学化。因此，必须加强工程档案工作的建设，提高管理质量。
2工程档案存在的问题
2.1工程档案创建机制不够完善
工程档案在项目工作管理中虽然具有非常重要的作用，但是现阶段仍然存在一定的问题。比如，工程档案的创建机制还不够科学和完善，在建立工程档案时没有按照统一的标准进行，那么就会导致难以高效进行信息资源管理，在进行档案利用时也会耗费很多时间，影响工程项目管理工作的效率。
2.2档案管理人员素养不高
档案管理人员水平参差不齐对档案管理工作具有非常大的影响。很多档案管理人员的职业素养较低，无法有效完成档案记录和管理，经常会造成信息存储失败或者数据丢失等情况，不利于工程项目管理工作的正常进行。
2.3不能充分发挥工程档案的作用
在工程档案信息不完整的情况下，就无法正常发挥工程档案在项目工程管理中的作用，失去其应用的价值。很多工程档案管理人员在工作时过于形式化，未能按照合理的标准进行相关信息的输入和管理，只是采取应付的态度工作，关于工程的施工工艺、施工步骤、材料信息、施工图纸等并没有描述清楚，甚至出现丢失数据的情况，进而造成工程档案无法实现其真正的价值。
3新时期建设项目档案管理工作方法创新思路
3.1增强档案管理观念，提升档案管理人员职业素养
过去因为一些施工企业领导档案管理观念的落后、施工团队流动性高等因素，致使工程项目档案管理强度不足、数据流向不清晰、资料不完整，甚至还出现了完工前的查找与弥补数据的情况。为了改变这一现状，就需要施工企业的领导对档案管理工作高度重视，提出更高的标准，要求各部门增强对档案管理工作的帮助，同时通过会议、宣传栏等弘扬档案的价值，增强档案管理的法制培训，使得档案管理人员改变自身工作思想。
另外，施工企业要在工作人员的使用上严格把关，给档案管理部门招聘专业的工作人员，对人才的专业能力与职业素质进行深入考察，同时定期对档案管理人员进行专业培训，引导档案管理人员多了解土建、水、暖、电等方面的内容，如此才能够有效提高档案管理工作的质量。
3.2构造网络化管理体系，提高档案管理的工作效果
第一，档案管理部门应当构建电子文档信息管理系统。在数据化时代中，建筑工程的任何管理工作都与先进的技术有着密不可分的联系，对于档案管理这类需要收集、总结大量数据的工作更是如此。电子文档信息管理系统包含了大多数的工程信息、建筑项目内容，能够有效提高档案管理工作质量，其构建与顺利开展都与专业的信息管理人才有着密切关联，需要在工作过程中保证信息的安全性，以免信息出现泄漏。第二，要构建与体现内部局域网的作用。建筑工程的档案管理部门在网络环境下能够建立局域网，档案管理人员在数据的传输与查阅中能够提高档案管理效果，也便于相应部门的查阅。第三，档案管理部门要改革以往的工作模式，构建电子文档自动上传窗口，从而提高档案服务器的工作效率。第四，在新环境下，数据反馈更加及时，同时各个工程施工的档案管理部门之间的交流更加频繁，将来也能够增强数据资源的分享，这对于档案管理工作的顺利进行以及建筑行业的发展都有着巨大的价值。
3.3优化档案管理信息化设施与设备
档案信息化建设离不开先进的信息化设施与设备。在提升工程档案管理质量的过程中，有必要为档案管理部门配置相关的信息化设施与设备，如计算机、服务器、扫描仪等。同时，档案管理部门还应做好系统软件的开发和应用，不断完善信息化档案管理流程，建立统一的信息化档案资源共享平台。在完善档案信息化管理功能的同时，应着重关注档案录入及全文的数字化操作。档案信息数据的录入本身属于信息化档案管理的基础工作，它直接改变了传统的档案收集整理形式，使得档案管理人员在面对各个部门所移交的大量档案资料时，能够一边进行整理，一边进行电子输入，建立统一的数据格式，实施纸质档案与数字档案双向化管理。这一流程不仅能够减轻管理人员的压力，还能够提高档案管理数据录入效率，避免重复劳动的出现。
3.4检查评价
检查评价就是对建设单位项目档案管理中收集、整理、归档、整理、鉴定、保管、利用等若干关键流程的绩效进行检查评价。从建设单位项目档案的成本、效益、时限、工作内容的准确性、内外服务对象的满意度等角度，评价建设单位项目档案流程输出是否持续稳定，满足要求的程度，以及项目档案管理流程目标实现情况等；从完整性、准确性、及时性等方面评价项目档案工作的效果。可选用过程审核、绩效评估等检查方法，落实“三检制”。如，通过建设单位、建设单位档案管理部门等自查、互查，即由建设单位或其档案管理部门或人员对项目档案的工作成果进行自查；或者组织部门或人员对项目档案收集、整理、归档、整理、鉴定、保管等若干流程中下一环节对上一环节进行检查；也可邀请档案主管部门，或者由建设单位组成的专门档案工作领导小组开展专项检查，如竣工图归档检查等。
结束语
档案管理工作在建筑工程项目中具备重要的价值，它能够促进工程施工的开展，降低施工过程中出现问题的概率，从而确保工程施工质量。所以，建筑企业要增强档案管理思想，提高档案管理人员的专业素养，同时保证档案的真实与全面性，满足工程施工需求。此外，还应当构建网络化管理体系，提高档案管理的工作效果。
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