李彦毅
东莞维升电子制品有限公司 广东东莞523000
摘要：基本建设项目的档案管理工作应该从立项就开始进行，直至到项目结束为止，在此过程中档案资料内容还需包括资金内容，比如说价款结算内容或者审核内容，以上都会为后续审核工作提供有利条件，并且也可以通过资料对现实内容进行如实反应。基于此如何能够做好基本建设项目的档案资料收集工作，成为了基础项目建设的主要问题，并且此项工作在建设的过程中占据了重要地位，它可以对档案资料进行整理归纳，为后续工作提供便捷。所以我们也可以认为基本建设项目中的档案资料收集工作是催化剂，主要针对于企业的经济效益和社会效益，也为企业的发展指明了方向。
关键词：基本建设项目；档案资料；收集分析
引言：基本建设项目的档案资料收集工作是项目工程建设重要组成部分，同时也是工程建设中最能体现出真实的有效记录，它可以对反应出企业内部各项数据资料，还可以为后续验收工作打基础，并且在收集的过程中还能为后续竣工工作提供凭证。基本建设项目的档案资料收集包括了几个方面，具体内容如下：管理、维护、扩建、改建的重要技术等等。所以做好基本建设项目档案资料收集工作至关重要，它是后续企业竣工后为建设单位提供的主要凭证，更是建设单位查找各类资源的主要依据。在此过程中，相关基本建设项目档案资料管理人员，应该对此工作内容进行重视，结合整体工作需求和实际情况，做好档案资料的管理，完善后续工作内容。
一、基建项目档案管理中的难点
（一）材料收集难度高
由于我国目前各类基础建设规模较大，所以整体工程周期较长，此过程对于档案整理工作会造成一定影响，比如说档案归档工作周期较长问题。实际上对于一个工程而言，档案资料要从最开始一直收集到竣工才可进行归档工作，最短时长也在半年左右。所以我们不难看出一个建设工程档案收集工作一般都会跨年度，从施工到竣工涉及到了各个单位和部门，整体工作范围较广。每次有新的工程建设时，在立项之前还需经过各个部门的审查，达到立项标准后才可立项，最终得到投资许可才可进行后续工作。在申报项目时，相关企业需要满足环保和消防各类要求，并且还需得到环保和消防部门同意，才可以进行施工。工程施工内容还需满足城市的规划标准，必须得到规划局的认可，后续才能拿到施工许可。
（二）组成部分不重视
在工程建设的过程中还需要照片进行支持，但是由于工程规模问题，整体拍摄难度较大，由于拍摄原貌具有一定不可控因素，在拍摄过程中会出现各类影响因素，因此对拍摄内容造成了影响，更无法将开工前的实际情况呈现出来。因此也会对后续的档案收集工作造成一定影响，很多基础建设工程无论是工程的前期还是工程中期甚至是工程后期，都需对建设整体情况进行拍摄，还需对各个施工环节进行拍摄。因其照片的质量不达标，也对后期的收集工作造成了影响，拍照工作目前是由工程建设的科教科负责，此科室具备一定特点，比如说随机性强的特点，它会在不固定的时间范围内对工程的建设内容进行拍摄，并且由于工作波动较大，录像数量不能被控制，所以此类工作长期处于被动的状态，也导致了整体工作的不完整性，档案资料形成了星星点点的状态。[1]
（三）标准不统一
随着我国基本工程建设工程规模的不断壮大，在这其中所涉及到的部门也随之增多，这也给档案收集工作加大了难度，尤其是在统一管理方面，由于各个部门的管理模式和方式各有不同，整体管理未能得到统一，所以不具备固定模式。并且随着时代的发展，档案资料的收集工作数量逐渐增多，并且在发展的过程中也发生改变，比如说形式上的，很多关于档案收集工作的制度，已经不能满足实际工作需求，甚至是不适合档案收集工作，因此才会出现各种各样的管理模式，遏制了标准的统一。
二、加强档案收集工作的对策与建议
（一）从源头抓起
一般情况，基本项目的实施工作都会在招投标之后，建设单位对此进行实施。建设单位在此过程中也会由于各种限制因素对工程进行考量，比如说经济效益方面。如何能够提升经济效益一直都是建设单位的重点研究内容，在此过程中怎样能够把控工程投资问题，如何能够控制整体进度和质量，此类问题都是工程建设重点。并且此类问题也不被档案资料收集工作所重视，档案资料收集工作更加倾向于文件和档案资料，所以也就导致了后续档案资料的混乱问题，降低了整体工作的质量，并且无法满足实际工作需求，也不能与工程实际建设相同步。因此针对以上内容，相关管理人员应该将档案管理工作与制度相结合，不能让制度形同虚设，提高整体约束力，让其在档案资料收集过程中发挥着相应作用，并且发挥出自身价值，不断确保档案资料收集工作的完整性和准确性，让其更加具备系统性[2]。
（二）在建文件资料
基本项目工程建设工作中的档案管理工作主要针对于以下几个方面，具体内容如下：首先是项目施工环节，其次是监管工作内容，再次是对设备材料方面的监管，最后是技术方面的支持。档案资料文件的建设需要包括以下几个方面，首先是施工文件内容，其次是设备和监理文件内容，再次是科研内容，最后是试生产文件等。目前我国基本工程项目在建设的过程中会出现各类影响因素，所以在工作的过程中整体变数较大，比如说由于储存引起的材料问题，或者不科学的设计内容，都是改变档案材料收集的重要内容，并且也是组成档案的重要部分。以下是在建文件收集的重要组成部分，首先是基础工程建设过程中涉及到的各类资料，其次是建筑结构建造的基础性文件，再次是施工过程中质量方面的监督建设内容，最后是整体工程设计工作的内容和施工过程中所涉及到各类会议合同。
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（三）做好信息交接工作
为了提高交接工作的质量，相关档案收集人员需要定期将工程内部的资料整合交给相关档案管理部门进行保存，以此完善档案资料的完整性，尤其是完善了整体工程的连贯性。[4]在资料上交过程中应该以纸质文件为基础，通过立卷或者电子档案将其做好储存。如果是电子档案整理，需要注意以下几个问题，尤其是在管理过程中，需要确保电子档案的储存形式，满足储存标准，并且提高整理能力，防潮还需提高电脑的安全性能，定期对电脑性能进行评估，防止病毒的侵害。在储存过程中还应该防止档案资料被纂改，降低电子档案信息外露的概率，提前做好信息保密工作。
（四）把控项目验收
对于项目工程建设工作而言，无论是哪一种建设工程，在最终建设工作结束后都需对档案馆资料进行更新，主要针对于竣工后的资料整理工作。对于档案馆而言，资料的整合归档需要结合实际工程需求进行，比如说验收工作，在验收的过程中相关资料的收集最终都要交给档案馆进行归档，在交接工作中还需按照指导步骤进行。工程交工验收时，整体的验收工作要结合国家相关标准内容进行验收，根据相关标准对档案检查，如果在检查过程中发现材料内容不完善或者不满足卷宗的质量标准，则需进行整改，整改结束之后再进行验收。能够影响验收质量的因素有很多，在影响因素当中较为重要的内容就是档案卷的完整程度，所以此项内容需要得到相关材料收集人员的重视。在此过程中档案部门也需做到以下要求，如果档案卷宗不能保持完整性不给予签字盖章，或者档案内容不能达到准确系统的标准也不给予签字盖章，后期不完整档案企业的财务部门也不允许进行结算，加大监管力度，提高整体工作质量，降低财务工作中出现的漏洞，从而提高档案建设工作的效率和完善度。
（五）资料的收集
基础设施建设项目的档案管理工作内容包括了多个项目，并且也具备以下几个特点：首先是整体建设周期较长，其次是档案内部内容包括的项目过多，再次是因其在施工过程中涉及到了各个部门，所以整体资料的内容具有一定的复杂性，最终也提升了基础设施建设工程项目档案资料收集工作的难度。在基础设施建设工程中，项目所涉及到材料内容和数量较为庞大，其中数量角度的内容就是整体工程的勘测涉及图纸，它综合了整体工程建设初期到结束的设计施工内容，也是档案资料中数量较多的存在，在此过程中数量较小的内容就是各项材料或者其他内容的检测数据报告。因此相关归纳人员在进行整合的过程中需要结合不用类型的数据资料信息，将其进行细化分析，并且归类进行保存，提高完整性的同时，还需满足系统性要求。
同时，在基础设施建设工程中，资料收集工作也有一定的忌讳，比如说抓大放小。很多资料收集人员一般情况下收集的内容都具备较为常见的特征，反而会对不常见的内容进行忽视，所以在此过程中也就形成抓大放小的局面，降低了档案资料收集的质量和效率，因此我国此项工程相关资料收集人员应该规避此类问题，以此提高整体工作质量和效率。综上所述，整体内容较为常见的是会议的记录或者工程具体图纸，此类内容收集力度较大，并且在收集的过程中数量较多；而常常被忽视的内容如建筑材料的数据单，因其不具备一定的收集价值所以经常被忽略。此类现状已经成为了我国基础设施建设工程中较为常见的问题，所以应该得到重视。因此在资料收集的过程中应该保存大部分具有价值的内容，比如各项材料或者内容的历史数据，尤其针对于各大会议记录中的各类设计技术和难点，均是必须保存的内容，并且应收尽收。
为了做好基础设施项目工程资料收集工作，相关工作人员需要结合项目建设需求和建设内容，对小型隐蔽工程资料进行挖掘，以此提高整体工程资料建设的完整度，不断完善资料内容。在基础设施工程建设过程中最容易被忽视的部分就是实景照片和录像，还有拆迁会议记录。在整体项目竣工后最容易被忽略的部分是地基资料的内容和地下管线的布置内容，然而地下管线布置工作属于隐蔽工程一种，所以很多施工人员都会对其进行忽视，同时地下管线的布置工作对于后续的维修工作也起到了决定性作用，因此不容被忽视。最初的起始资料是基础设施建设工程中较为重要的资料内容，它记录着施工前期的整体状况，同时也涵盖了大量的数据内容，因此此类型的资料内容较为宝贵，所以需要对前期资料进行大量收集，不得忽视，前期资料的完善才能确保整体档案建设工作的质量，同时也能提高档案资料的完整性。
（六）信息化建设
随着我国现代化信息技术的不断提升，很多企业和人们的日常生活中都包括了信息化建设内容，基于此基础设施建设工程也应该合理应用信息化建技术，提高整体信息化建设能力，对档案管理工作不断进行完善，并且让其形成较为规范的管理规章制度，在制度的管理下，不断完善系统建设内容，最终形成较为标准的管理体系，以此提高档案信息建设工作的质量和效率。为了加快信息化建设的步伐，相关档案管理人员还需对档案管理软件进行完善，改变传统的档案管理软件系统内容，优化数字化设施，具体优化内容如下：首先是权限设置方面，其次是提高收集整编能力，再次是提高档案管理力度，最后完善档案检索功能，最终形成扫描多功能于一体的数字化软件。我国目前处于信息化时代当中，所以档案管理工作也应该利用信息化时代的优势，不断与时俱进，提高档案检索速度和效率，让其能够在成千上万的文件中不通过范围查找，准确的将文件内容搜索出来，提高整体搜索工作的准确性。此类工作需要在管理软件的基础之上进行优化，并且健全整体文件收集体系，确保其完整性。档案管理软件的编程工作需要专业人才进行支持，并且结合相关管理人员对转件模块的设置合理进行调控，一般情况下档案资料的管理软件需要优化的内容如下：题名查找、责任者查找、分类号查找。
结论：综上所述，基础工程档案资料收集工作应该从策划开始直至最后竣工，对此经过中各类资料进行收集，以此才能提高档案资料的完整性。
参考文献：
[1]易亚兰,李立银,张春.农业基本建设项目档案管理若干问题探析[J].天津农业科学,2019,20(02):48-50.
[2]张琼,李昊.基本建设项目档案资料的收集与管理浅谈[J].当代建设,2020(05):61-62.
[3]尹航.基建工程项目管理中档案资料管理与监控的重要性探析[J].福建质量管理,2019,000(011):225.
[4]赵宏书.浅谈城市公共基础设施项目代建机构工程档案资料管理[J].档案与建设,2019,No.371(11):49-52.