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精细化管理在优化药库工作流程中的应用

发表时间：2021/8/20 来源：《中国医学人文》2021年4月4期作者：曹智杰

[导读]

曹智杰
（云南省肿瘤医院；云南昆明6550000）
　　　【摘要】医院物流系统的重要基础在于药品的采购和供应工作，在这个工作流程中，一旦出现有断节，那将会使整个医疗工作的运营效率受到影响。因此，要想提高工作效率、节约运营成本，就必须要实施精细化管理措施，减少工作流程中的浪费现象。本文就精细化管理在优化药库工作流程中的应用进行详细介绍。
　　　【关键词】精细化管理；药库工作流程；应用
　　　
　　　精细化管理是一种理念，其核心在于有规定可依，人们可根据规定落实实施，通过强化责任落实，依据管理制度实现对工作流程的执行和控制，以此达到追求绩效的目标。应用于药库工作流程优化中，是社会分工精细化、服务质量精细化对医疗工作管理的必然要求，主要包括通过清扫、清洁使工作环境整洁有序，通过清理、整顿使工作人员作风严峻，通过学习、培训使在岗人员综合素质提高[1]。
　　　一、药库工作流程的现状
　　　通过实地考察，发现药库工作流程存在以下主要问题：①库存管理滞后：在原来的药品供应系统中，药物采购前要根据医院的用药情况来制作药品采购计划，该计划一般是由库房管理人员作计划，然后报院长审批。药品采购计划一般为一个月为一个周期，门诊药房和病区药房再每周向库房申领一次，为保证药品的不间断供应，库房中必须准备一定量的库存，但是全院用药量难以预估，操作过程中往往导致库存超量，加大了医院运营成本及占用库房空间；②由于战备库房的药品缺乏关注，得不到及时更换，以及医院对已经接近有效期的药品缺乏清晰的报废流程与物品循环利用流程，导致大量非帐内物资存放在库房中，库存管理信息系统中的信息与实际库存物品账物不相符[2]；③药品库房与临床科室之间缺乏沟通：药库管理信息系统使用范围仅限于库房内部，门诊药房和病区药房申领、审批全凭手工记账操作，导致一方面库房无法及时、准确地掌握全院药品的销售和无法预计药房需求的数量，另一方面药房也无法了解库房所能提供的药品种类和数量，易造成供应链断裂。
　　　二、精细化管理在药库工作流程中的优化措施
　　　从患者和科室的需求出发优化流程，改进库房工作流程，通过依托信息化建设平台，规范数据信息、岗位设置，实现与精细化管理“无缝”链接，以提升工作的质量、安全、效率。
　　　1、制定计划和方案，形成书面制度。按区划分工作，责任到人，工作内容要细分到各自分区内的环境卫生、物品整齐、规范化放置等；定期组织各区域负责人进行检查。
　　　2、整理库房，腾出空间，实行战备药品专库存放，专人保管。

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规定每月对战备药品库房内药品种类、数量、有效期进行清查，确保战备药品定期更换、调换、补充、报废，特别在使用后及时补充被消耗的药品，并将接近有效期的药品与库房药品进行统一调换，对调换的临床常用药品，按科室用药情况分流使用；对存在破损以及临床使用较少的药品，在逐一登记后，才能报请统一销毁，避免库房在运营过程中出现过期、变质的药品。
　　　3、升级信息系统，实现药品申购信息化。调查各科室、专业的用药情况，参照省、市医保及新农合的用药标准，制定本院用药的基本目录[3]。根据用药目录与药品供应商共同搭建采购平台，库房采购参照各科室在网络上上传的申领需求，在采购平台下单，这样，提高了库房工作的预见性，既用最小的库存量保障了各科室需求，又降低了医院运营成本和减少空间的占用。
　　　4、入库的药品要认真检查包装，核对有效期、数量、价格等信息。库房应具备防潮、防尘、防鼠、防火、防盗、通风等措施，严格把控库房的温度、湿度条件，加强对毒、麻、精神药品、低温保存药品及有效期药品的管理。
　　　5、升级改造药库管理信息系统。根据库存管理需求，要求药库管理信息系统能够列表显示库房药品销售、库存和缺货程度的功能，这样各科室在开药时就能看到该药品的库存，同时库房也能随时精确掌握药库的药品存销数量，提前响应，避免被动。
　　　6、岗位操作规范化。对库房工作人员的职责重新分工，按照专人负责账目管理、专人负责出入库、专人负责采购供应的库房岗位分工。建立完善的管理规章制度、明确职责，细致分配每名工作人员的权利与义务，在每个流程分配责任者及检查者，按照规定频率检查，实行严格出入库双签制度，实现药品流通的可视、可查、可控，有效防止了药品的跑、冒、滴、漏，提高库房管理的规范性[4]。
　　　三、结语
　　　在实践中，精细化管理就是通过病人的角度去审视整个流程，制定切实可行的制度，消除各种医疗浪费。利用有限的医疗资源，给患者提供最大化的服务。而只有将精细化的理念持续贯穿于日常的工作中，才能提高工作效率、节约运营成本，有效地解决实际工作中遇到的棘手问题。库房和药房工作人员通过亲身参与精细化管理，熟悉了解工作流程与方法，极大地提高了大家在工作中的执行力。
　　　
　　　参考文献
　　　[1] 牟素华.分析医院开展精细化管理的实践与体会 [J].财会学习. 2018.5(05):514-516.
　　　[2] 叶茂.精细化管理在中医医院管理中的应用 [J].人力资源管理. 2018.6(04)：638-639.
　　　[3] 朱宏,廖四照,王晋豫,卢智.精益管理在医院管理中的应用[J].中华医院管理杂志. 2019.6(05):204-206.
　　　[4] 张芳芳.浅谈精细化管理在医院中的有效实施 [J].统计与管理. 2019.11(12):174-175.