石万燕
河北省廊坊市高级技工学校 河北省 廊坊市 065000
摘要：在市场经济快速发展的大背景下，科学技术也得到了前所未有的进步。当前的社会群众都处于大数据时代，信息技术的运用以及处理，为多种行业带来了更多便捷。而人事档案管理工作是一项数据较为繁杂、工期较长的项目，在以往的管理工作中，多数都是依靠人工的方式，对信息进行有效处理和分类保管，而随着当前人事档案信息量的不断增加，传统的人工方法已经无法满足其工作需求，促使很多数据无法得到及时处理，同时也让工作难度不断增加。
关键词：大数据时代；人事档案；规范建设
前言：在大数据时代下，人事档案建设和管理的工作方向越来越趋于信息化。人事档案是人力资源管理过程中，充分反映个人经历、学历、社会关系、工作情况、奖罚情况等多种信息的重要途径，能真正反映出每个人的实际情况和综合素养，是每一个用人单位最珍贵的资源财富。同时，也是每一个企业了解、选拔干部的重要基础，是开展人力资源管理工作的重要依据，对于每一个单位的长久发展来讲具有重要作用。所以，人事档案信息化建设以及管理工作，必须要跟上时代发展潮流，积极进行改革和创新，满足实际的工作需求，为每一个企业提供丰富的资源信息，努力保持社会的生机和活力，让企事业能够得到更加健康、长久的发展。
一、构建数字信息化档案管理模式
要想真正建设规范化的人事档案，就必须要提升档案的利用效率，要做到实时数据信息共享。而要想解决档案信息共享的问题，就必须要明确共享的范围和权限，针对不同保密级别的数据进行有效管理，根据各个部门的人员级别设置不同的操作权限，只有档案管理部门能够对档案信息进行多种修改，其他部门只能对信息进行查询。在其他部门查询信息的过程中，必须要先登录访问识别，然后才能查询所需要阅览的信息[1]。在这个过程中，必须要严格禁止其他部门复制、转发信息等，以此防止档案信息数据泄露。而确定了共享范围和权限，就要保证数据能够进行有效共享，最先能共享的久是员工名册，根据填报的实际信息生成名册，通过档案部门的数字档案进行信息共享。这样不仅能够保证职工信息的准确性，还能为建设规范性档案奠定基础；其次，就是各部门之间的信息共享。让各个部门能及时、主动的交流和沟通，以此提高档案信息的利用率；最后，就是在线查询，当相关人员提出查询申请后，必须要根据权限进行有效审核，以此实现异地查询，避免多次登录和审核而带来的麻烦，进而提高人事档案建设效率。
二、提升档案利用率实现信息共享
要想真正实现规范的人事档案建设，就必须要改变传统的管理方式，积极建立数字信息化的管理模式，针对一些有重要价值的档案信息进行多方位管理，使档案建设更具有科学性。在当前的大数据时代背景下，人事档案信息数据的主要内容以及表现形式产生了不同变化，不仅其中具有数字等数据，还包括一些图片等非结构数据。所以，必须要借助当前最先进的科学技术，根据当前的信息数量建立实体档案库房网络智能平台，以此实现对数据信息的及时处理、储存、分析和提取等多项工作。同时，还要根据当前的实际条件进行有效分析和预测，弥补档案管理方式中的缺陷[2]。
人事档案信息能够对职工的基本情况以及以往的工作情况进行充分了解，是人力资源管理工作最重要的基础。所以，在先进的科学技术帮助下，应从多个方面搜集人事档案数据，并且重点培养相关工作人员的档案管理意识，在实现资源整合的基础上，将档案信息进行有效的分类和整理，从而强化档案信息管理工作质量。同时，还可以将档案管理系统与内部数据采集进行有效对接，自动搜索员工的多种信息；另一方面，可以将档案管理系统与外部互联网数据进行有效连接，以此反映员工最真实的性格特点以及实际的社交数据，从而使人事档案建设更具有时效性和有效性。
三、完成数据标准确保数据真实性
要想实现规范化人事档案建设，就需要在档案生成的过程中，对数据进行标准处理，从而保证信息具有一定的真实性。在生成数字信息化档案之前，必须要针对纸质材料进行严格甄选，要保证材料的真实性，还要对一些关键信息出现涂改迹象进行严格审查，避免一些虚假信息出现在档案中。在将纸质材料转化为数字档案时，必须要保证图片清晰，选择合适的分辨率，所扫描的图像不能出现黑边、模糊等多种现象，要保证红色公章的部分内容清晰呈现。数字档案与纸质档案的材料编号必须保持一致，在生成数字材料的过程中，要对数据信息进行标准化处理，并且将格式统一化，保证格式不会被随意篡改。同时，要积极利用大数据的多种分析方式，对人事档案信息数据进行深入探索和运用，将人事档案信息全部录入，保证档案的完整性。除此之外，必须要具备实时的采集、更新职能部门审核的数据，以此拓展数据来源，掌握数据内在规律，为人事资源管理决策提供重要依据，从管理的视角来看，必须要重视数据的标准化处理力度，及时寻找因工作失误所丢失的档案，严格按照档案管理标准进行有效操作。
四、提供人事档案信息数据安全保障
要想实现规范化的人事档案建设，就必须要构建完整的数据管理体系，建造具有安全性的数据管理平台。首先，必须要配备齐全的设备，利用设备对人事档案的大数据技术进行全面管理。在大数据的管理过程中，系统安全是重要的核心内容，为了保证档案信息网络云平台储存的安全性，可以设置以下三层保护屏障：第1层就是防火墙，第2层就是用户登录的加密和授权，第3层就是病毒查杀。根据以上操作，能够有效防范一些非法用户进入系统，篡改信息、偷盗信息的现象出现。其次，为了保证信息的安全，必须要将档案材料在网络平台中设为已读模式，以电子文档的方式对信息进行保护，在信息中添加一些水印等多种防伪标志，防止信息被他人非法篡改。最后，档案部门必须要对其他部门设置合理权限，根据不同需求设置不同权限，以密码绑定或者身份识别的方式，对查询部门进行有效认证，以此为档案信息提供可靠的安全性。同时，必须要做好用户访问、读写、存档等方面的工作，要做好日志管理，对管理系统进行定期检查，保证系统能够正常运行，进而为数据安全提供有效保障。
结论：综上所述，随着科学技术不断的发展，数字信息化的人事档案构建和管理，成为了当前人事档案管理工作的重要改革手段，而人力资源管理工作的重要性也在时代进步的过程中得以凸显。运用全新的科学技术以及信息技术，开展数字化档案信息工作，已经成为了熟悉传统档案管理方法的工作人员，所要面临的重要挑战。因此，加强人事档案管理信息化建设力度，已经成为了人事档案管理工作的主要发展方向以及重要途径。
参考文献：
[1]张仁芬. 大数据时代地方高校档案信息化管理的现实问题与推进策略探讨[J]. 兰台内外,2021,(16):4-6.
[2]吴正荣. 加强大数据时代医院人事档案管理工作的实施路径[J]. 科技经济导刊,2021,29(10):189-190.
[3]于建. 大数据时代学校人事档案信息化管理工作的思考[J]. 城建档案,2021,(03):22-23.