葛雪梅
盐城市委党校
内容摘要：新修订《科学技术研究档案管理规定》的发布实施有助于规范科研档案管理工作、提高管理水平。文章从对新旧文本进行对比分析，总结出了新文本在完善管理体制机制、落实电子文件管理和促进利用共享等方面具有的亮点。
关键词：科研 档案 规定
随着国家治理体系和治理能力现代化的不断推进，国家科学技术体制改革的持续深入，科研管理体制的重大变革，档案工作全面数字化转型以及社会各界对科学数据和科研档案的管理利用提出更高要求，科研档案管理实践工作有一些问题亟待解决。1987年，国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》（以下简称《暂行规定》）已无法适应新时代我国科研档案管理的要求。因此对其进行更新修订以适应新时代的发展步伐业已成为我国科研档案管理工作中的首要工作。在此背景下，2020年11月国家档案局发布了新修订的《科学技术研究档案管理规定》（以下简称《规定》）。
一、《规定》发布的重大意义
《规定》的印发对于加强科研档案工作、促进科技创新工作具有重要的意义。
一是有利于加强档案治理能力及服务大局能力提升。《规定》以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，贯彻党中央、国务院对科技工作和档案工作的部署，根据《深化科技体制改革实施方案》等的要求，进一步丰富了归档范围，优化了科研档案管理流程，明确了管理责任，解决了前期科研档案工作中碰到的诸多问题，有利于提高档案工作服务科技创新等发展大局的能力。
二是促进科研档案管理规范化与科学化。《规定》作为一部科研档案工作的部门规章，对科研档案管理全流程提出要求，《规定》的发布有利于科研档案工作的规范开展，能够进一步促进科研档案的完整性、准确性、系统性和开放利用。
三是有利于科研档案与科学数据的协同管理。科学数据是在科学技术研究活动中取得并用于科学技术研究活动的原始数据及其衍生数据，是国家科技创新发展和经济社会发展的重要基础性战略资源。国务院办公厅印发的《科学数据管理办法》，对进一步加强和规范科学数据管理提出了总体要求。《规定》首先明确科研档案归档范围包含了科学数据，保证各类科研项目活动过程中产生的科学数据应归尽归；其次，科学数据大多以科研电子文件的形式产生，《规定》通过细化科研电子文件归档要求，使科学数据归档实实在在落地；再次，《规定》通过促进科研档案的共享利用，进一步推动了科学数据的规范管理和共享利用。
四是有利于加强科研诚信体系建设。中共中央办公厅、国务院办公厅印发 的《关于进一步加强科研诚信建设的若干意见》指出，科研诚信是科技创新的基石。科研档案是科研活动的原始记录，是科研诚信体系运行的基础。《规定》的印发对于加强科研活动全过程的科研诚信管理、全面实施科研诚信承诺制、强化科研诚信审核，以及对违背科研诚信要求的行为进行公平公正的调查处理等具有重要的推动作用。
五是有利于减轻科研人员负担。《规定》实行科研电子文件电子化单套制归档和科研电子档案的电子化单套制管理，许多科研电子文件材料不再要求打印输出纸质载体，有利于减轻科研人员负担。
二、《规定》修改和完善的主要内容
本次修订对《暂行规定》进行了比较大的修改和完善。修订后的《规定》全文共28条，涵盖了新形势下科研档案管理工作的原则、管理职责、科研文件材料的形成和归档、科研档案的管理和利用等多个方面。与《暂行规定》相比，本次修订内容体现在以下几个方面。
1、完善了科研档案的定义。《规定》的第二条中将科研档案定义为“科研项目在立项论证、研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、图像、音频、视频等各种形式和载体的文件材料以及标本、样本等实物。”相较于《暂行规定》对“科研档案”的定义，《规定》特别将图像、音频、视频以及标本、样本等实物纳入了定义之中，完善和拓展了“科研档案”定义的内涵和外延。
2、完善科研档案管理体制机制
一是进一步明确了科研档案管理责任。《规定》按照国家档案工作统一领导、分级管理的原则对科研档案管理责任进行了明确。明确了各级档案主管部门、科技主管部门、科研项目管理单位和科研项目承担单位、参加单位、科研项目负责人等的档案管理责任，尤其是对政府预算支持的科研项目档案管理责任进行了明确，并特别提出了科研项目承担单位对所承担科研项目的档案工作负总责等要求。二是对制度体系建设提出了具体的要求。
如优化科研档案验收制度，按照分级管理的原则，对科研档案的完整性、准确性、系统性进行审查或验收，不再强制性要求科研档案验收与项目验收同步进行。如建立健全科研档案工作规章制度，按照集中统一管理原则，需在人员、库房、设备、经费等方面给予保障，保证科研档案工作顺利开展，确保科研档案完整、准确、可用、安全，并提出任何人不得以任何理由将应当归档的科研文件材料据为己有或拒绝归档的强制性要求。如建立健全科研档案工作经费保障制度，提出各单位应把科研档案工作经费纳入本单位预算，科研档案工作产生的支出流入科研项目预算相关科目，保证科研档案工作的经费。如建立鉴定销毁制度，提出由档案部门牵头，组织有关部门或人员共同对保管期满的科研档案进行鉴定，鉴定后无价值的科研档案应进行销毁。如建立奖惩制度。《规定》第二十五条规定对科研文件材料归档与科研档案管理工作做出突出贡献的单位和个人，应当给予表彰和奖励；第二十六条规定违反本规定的单位和个人，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《档案管理违法违纪行为处分规定》等予以处理，奖惩明晰，有助于激发人员工作活力。
3、丰富了科研文件材料的归档内容。相较于《暂行规定》，《规定》在科研档案收集范围方面进行了细化和丰富，更为注重科研过程性材料的收集与归档，如实验、探测、测试、观测、观察、野外调查、考察等的原始记录和整理记录，综合分析报告；设计文件、图样，集成电路布图，工艺文件，计算文件，数据处理文件；科学数据等资料的收集与归档。《规定》第十四条明确了科研档案的收集范围，在立项论证阶段增加了“项目指南、可行性报告、项目经费预算文件材料、预算申诉、评审材料、立项批复”。在研究实施及过程管理阶段增加了“研究计划、组织实施工作方案，研究、实验任务书、大纲、科学数据；研制的样机、样品、标本等的实物及其目录、图片等；中期、年度等阶段执行情况报告、总结报告、研究成果等；购置仪器设备、知识产权等情况文件材料等”。在结题验收及绩效评价、成果管理阶段增加了“验收审批材料、验收承诺、第三方检测 、测试、评估报告，绩效自评价报告、专家评议文件材料、评价结论等绩效评价工作文件材料等”。进一步丰富科研档案资源，确保科研过程材料的完整，为科研过程材料的收集提供依据保障，确保应收尽收，为后期的开放利用提供资源保障，也为科研档案收集实践工作提供了依据和指导。
4、明确划分科研档案保管期限。《规定》第十五条中提出科研文件材料归档时应当根据科研项目的性质、规模、创新性等确定保管期限。保管期限分为永久和定期，定期一般分为 30 年、10 年，创新性的明确了科研档案的保管期限，改变以往“一刀切”将科研档案划分为永久保存的情况，有助于缓解科研档案管理与库房压力，有助于划分科研档案内容价值，区分和保存有价值的档案。
5、增加了科研电子档案的管理要求。根据当前科研管理信息化发展趋势和科研文件材料形成特点，从减轻科研人员负担出发，提出了科研电子文件可实行电子化单套制归档的要求，并明确了科研电子文件电子化单套制归档的系统功能或接口设置等要求。《规定》在第十六、十七、十八条中新增了“科研电子档案管理”的规范化要求。《规定》对“科研电子文件的形成与办理”“电子文件的归档”“电子文件管理信息系统”“科研电子档案单套制管理”“科研档案数字化”，提出了明确的规范化要求。对于科研电子档案单套制保存，《规定》提出符合单套制归档保存的条件：形成的科研电子文件来源真实，由计算机等电子设备形成和传输，形成科研电子文件的系统符合要求，电子档案管理系统可接收且能符合电子档案的长期保管要求，建立科研电子档案备份制度等。
6、对跨学科、跨领域、跨机构开展研究的科研项目的档案管理提出了要求。《规定》要求科研项目牵头承担单位对跨单位开展研究的科研项目档案工作负总责，对科研项目参加单位提出科研档案管理要求，明确档案归属与流向，并按照有关规定进行审查或验收。《规定》还要求科研项目参加单位在保存本单位承担任务所形成档案的同时，将副本或复制件或所承担科研项目档案目录送交牵头承担单位集中管理。
7、优化了科研档案验收制度。过去科研项目完成时要进行鉴定验收，因此《暂行规定》中提出了同时进行科研档案验收。随着科研项目绩效评价方式的改革，《规定》与时俱进，提出科研档案验收时可按规定进行审查或验收。
8、鼓励科研档案信息的开放共享利用。科研档案开放利用共享已是大势所趋。《规定》对科研档案开放利用共享的强调适应了新时代发展的要求，紧跟政府数据开放共享的步伐，最大限度发挥科研档案价值，助力科技创新，适应科技体制改革。《规定》要求各单位要建立健全科研档案开放利用机制，并对分工完成科研项目形成科研档案的归属、流向等进行了规定。《规定》第一条指出颁布此规定的主要目的在于“有效保护和利用科研档案”，强调科研档案的利用；第二十二条中提出各单位应当建立健全科研档案开放利用制度，促进科研档案开放共享，加强科研档案的深度开发，并对涉密以及知识产权的科研档案的开放利用进行了规定；第二十四条中对分工合作完成的科研项目档案的利用共享进行了规定，提出应当以任务合同或分工协议条款等书面形式明确科研档案的利用共享。
参考文献：
【1】《科学技术研究档案管理规定》.国家科技部 国家档案局 ,2020.
【2】《科学技术研究档案暂行规定》.国家科委 国家档案局 ,1987.
【3】虞香群 《科学技术研究档案管理规定》修订内容及相关问题的探讨. 山西档案.2021年第3期