李建平
广东梅州嘉应学院档案馆 514015
摘要：随着大数据信息技术水平的不断提高，高校档案管理工作也逐渐趋向信息化。大数据可以通过网络对现有的信息资源进行不断创新与完善，与此同时，还可以节约社会信息成本。使用大数据对信息资源进行合理分析，可加速电子商务行业、健康医疗行业、现代农业、工业制造行业以及教育文化在信息化方面的快速发展。除此之外，高校档案管理工作已成为教育文化行业大数据不可或缺的组成部分，利用信息化进行管理有十分积极的作用。高校档案管理工作者应采取一定措施，优化高校档案管理工作体系，提高管理工作质量并且扩大数据信息量，从而确保在大数据时代的环境下建立合理恰当的信息化高校档案管理工作模式。
关键词：大数据 高校 档案管理 运用
随着我国科学技术水平的不断提升，计算机、互联网等新型技术已经逐渐普及到人们的日常生活中，大数据时代已经来临。大数据对人们的生活习惯、思维方式等方面产生了深远的影响，人们利用大数据发挥了较大的价值。同时在高校档案管理的工作过程中，其数据拥有量非常复杂，增加了相关工作人员的工作难度，而大数据的使用可帮助高校档案管理工作人员将现有资源信息化，从而在高校档案管理工作中将数据复杂的档案进行有效地整理、收集、录入并进行使用，不仅可降低管理工作人员的任务难度，还可有效提高相关工作人员的工作效率与工作质量。
1高校档案管理工作方式与大数据概述
1.1高校档案管理工作方式
包含学校的管理、招生、教学以及科研等都是高校档案包含的主要内容，其可使用图片、文字以及视频等方式将信息资源进行记录，其中包含的内容对于学生、学校以及社会而言具有很大的保存意义。在传统的高校档案管理工作中，其工作方式大部分是用纸张记录，而随着信息技术的飞速发展，各个高校逐渐关注信息化校园的建设工作，同时也包括高校档案管理信息化建设。高校档案内收集了学校的各项信息内容，可对高校管理工作水平以及教育体系进行科学合理的质量评估。当前，各个高校已经投入较多精力去优化信息化档案管理工作，并对其使用了高科技设备。电子管理的高校档案管理模式被广泛使用。高校档案的信息化不仅可以提升档案资源的利用率，还可有效提升其档案管理工作人员的工作效率以及工作质量。
1.2大数据概述
大数据包含的内容很多，因此不能准确地给大数据下定义，但其本身具有十分突出的特点：第一，大数据拥有非常庞大的数据量。当前，随着互联网技术水平的不断提高，使得大数据在人们的日常生活与工作中被广泛应用，使人们越来越依赖互联网技术。与此同时，大多数人们可使用互联网技术来查找所需信息，而在查询信息的同时互联网会对大量的相关信息进行保存。因此，大数据可使用高端的互联网技术来收集各类相关信息并进行适当整理，使得其得以广泛。第二，多样化的数据形式。大数据不同于传统的信息化数据，其将图片以及文字等形式转变为视频、音频的数据形式，有利于人们在使用的同时选出适合自己的方式。第三，大数据包含的范围较广。由于当时的互联网技术水平不到，导致人们在传统的信息查找方式中获取所需信息只能在有效的范围内进行查询，而用户在大数据的使用下可扩大查找范围，从而高效率的选择自身所需信息。最后，大数据具有较快的处理速度。由于互联网技术水平的不断提高，使大数据对大量资源的处理速度也在快速上升，因此，大数据具有快速处理信息的特点。
2基于大数据的高校档案管理信息化建设方式
2.1构建高效档案管理工作信息化意识
时代的方向正朝着大数据发展，因此在建设信息化高校档案管理工作体系的同时应关注大数据的思想方式，建立高效档案管理工作信息化意识。第一，应快速转变传统的思维模式，与此同时还应改变传统的高校档案管理工作方式，建立与当地各个高校之间的联系，并学习已经实现信息化管理工作体系的学校，同时在的过程中融入高校自身的实际情况，将其进行一定程度的完善与创新，进而构建符合高校自身发展方向的信息化档案管理工作体系。第二，应加大建设信息化档案管理工作的资金投入，同时使用先进的高科技设备以及技术，确保高校档案管理工作的信息化建设。比如高校管理工作人员可使用扫描仪等高科技设施对现有的档案资源进行信息化处理，并且在档案管理工作的信息化建设下提供相应的技术与设备。第三，应定期培训现有的高校档案管理工作人员，培养工作人员的信息化意识以及信息化技术水平，从而提高相关工作人员的工作效率以及工作质量。与此同时，高校管理层应聘请相关专业的高质量人才，有利于建立科学合理的工作管理模式，提高相关工作人员的工作积极性以及建立良好的工作态度，增强相关工作人员的综合素质水平，进而使高校档案管理工作在人员、技术以及设施等方面全面迈进信息化建设的道路。
2.2构建高校档案专属数据库
高校管理层可增强档案管理工作人员的信息化意识，同时加强建立数字化管理模式，从而为日后的高效档案资源重建工作打下基础。由于传统的档案管理模式与信息化档案管理工作模式具有很大的不同之处，因此高校需要重新整理现有的档案资源以及有效区分其内容信息，可为日后的高效档案使用效率以及使用质量提供保证。而相关工作人员需要对高校档案管理工作有较快的处理速度、拥有丰富的信息资源和安全可靠的高效档案专属数据库，有利于构建信息化高校档案管理工作体系的核心点。高校档案数据库不仅为用户的档案资源保护、查找以及保存工作提供了保证，还对现有的档案信息资源进行有效整合，可确保用户与工作人员的便捷实用。同时，在建立数据库的过程中还应确保其安全性。信息安全作为大数据时代最为重要的一项内容，高校可增强相关工作人员的安全保护意识，并加强相关工作人员的警惕性，同时构建安全可靠的信息化档案使用环境，例如正版软件，指纹验证以及设置密码等限制访问方式的使用，而工作人员在对档案进行操作的同时应确保开启防火墙等安全软件，为档案信息的安全提供保证。
2.3健全管理制度加强管理规范
为了保障高校档案管理工作的信息化发展就必须对现有的档案信息进行深入的挖掘，在整合现有档案信息的基础上才能推动高校档案管理工作的信息化。在进行信息挖掘的过程中，高校的档案管理工作人员应当积极的与各部门进行协作从而充分的挖掘高校中的信息资源。不仅如此，高校的档案管理工作人员还需要对同一信息进行多层次的挖掘和分析，从而有效的推动信息化技术在高校档案管理工作中的应用。进入大数据时代，高校的档案管理工作中出现了许多新问题，为此建立健全的档案管理机制就显得非常必要了。因此，各大高校应当及时的分析本院的特色，并积极的借鉴其他高校的成功经验，从而形成一套有效的档案管理体系。通过构建高校的档案监督管理体系方式,可以给高校的档案监督管理工作提供一个框架性支持,这对于提升我国高校档案监督管理工作的效率与服务质量具有很强的推动意义。在研究构建我国高校的档案监督管理工作体系制度的同时,相关的管理人员应当全方位的进行考虑，从而构建起从监督管理到考核机制的全方位档案管理制度，以此来推动高校档案管理工作的发展。
3结语
大数据时代的来临为高校档案管理工作提供了良好的机遇，同时也对其提出了更高的挑战，高效档案管理工作体系信息化的构建是一项庞大而又复杂的工程，相关工作人员可根据高校自身情况以及工作目标构建科学合理的信息化建设方式，与此同时还应对现有工作人员进行定期培训，提高其专业技能水平，从而提高高校档案管理工作效率以及工作质量。