刘童
济南广播电视台人力资源部，山东省，济南市，250000
摘要：近些年，上级组织人事部门不断加强对人事工作的管理，标准和要求愈加严格，制度愈加完善，对人事档案管理工作也提出了更高的要求。本文作者结合自身档案管理工作经历，从人事档案管理工作中存在的对人事档案管理工作重视程度不够、制度体系不健全、档案管理人才严重不足、人事档案数据资源利用率低等四个方面提出了现阶段人事档案管理工作中存在的普遍问题，深入分析了问题产生的原因。并从牢固树立科学的档案管理理念，健全完善人事档案管理制度体系，建设一支高素质的人事档案管理队伍，提升干部人事档案利用效能四个方面提出了解决方案。
关键词：人力资源、档案管理、制度体系
职工人事档案是记录职工个人信息的重要载体，是记录职工在不同时期、不同单位的个人学习情况和经历，反映了职工的政治思想水平、业务能力、工作表现等情况。职工人事档案管理工作的好坏，直接关系着单位人力资源管理工作开展的效能，在人力资源管理中占有非常重要的地位。
近年来，上级组织人事部门不断加强对人事工作的管理，标准和要求愈加严格，制度愈加完善，对人事档案管理工作也提出了更高的要求。但在日常的档案管理中出现了制度不完善、信息化档案发展滞后，以及管档人员调动频繁，业务能力素质不高等问题，本文中作者结合自身档案工作经历谈谈对人事档案管理工作的几点看法：
一、人事档案管理工作中存在的问题
（一）人事档案管理工作重视程度不够。人事档案管理是做好人力资源工作的基础和保障。单位建立一套完善规范的人事档案管理体系，对人力资源各项工作的有效开展，发挥着极为重要作用。但在日常人力资源工作中对档案工作普遍重视不够，认识过于片面：一是把人事档案工作仅限于整理、保存等普通事务性工作，忽略档案工作在日常考核、数据应用等方面发挥的作用。二是在人事档案管理上标准不高、要求不严，只求过得去，不求过得硬，被动完成工作多，主动开展工作少，档案信息准确性、时效性均有待提高。三是人力、资金等方面投入不足，人员流动频繁、专职人员偏少，档案管理、保存设备、信息系统更新不及时等，一定程度也制约了人事档案工作的深入开展。
（二）人事档案管理制度体系不健全。健全完善人事档案管理制度，构建人事档案信息收集、保存、统计、分析档案管理体系，是保障档案管理工作顺利开展、有章可循的基础。目前，实际工作中还存在一些问题：一是制度制定不规范。没有建立全面的规章制度，有的虽建立了基本的人事档案管理制度，但制度规范相对简单、粗糙，未及时按照国家新的政策，并结合本单位的实际情况进行改进调整，实际操作中缺少具体的标准和操作流程，仅仅能保障基本工作的开展。二是制度执行不到位。一分部署，九分落实。在制度执行方面，存在随意性强、标准质量低等问题，工作中还存在归档不及时、存档不规范、个人信息不准确、档案材料遗失等问题。
（三）档案管理专业人才严重不足。人事档案管理具有严肃性、规范性、保密性、专业性，以及可追溯性的特点，个人档案是职务任免、工资核算、保险缴纳等工作的重要依据，档案管理质量高低直接关系着单位和个人的切身利益，因此，对档案业务人员的素质以及稳定性有着较高的要求。而干部人事档案管理工作往往又工作量大，工作琐碎单一，却又难出亮点，“费力不讨好”。这就导致管理人员综合素养普遍偏低，远远不能满足人事档案管理的需要。一是档案业务人员专业能力不高。档案管理的政策性、原则性较强，但目前档案管理人员往往由经验不足的“新人”或无欲无求的“老人”担任，往往不属于业务骨干，普遍对档案业务不熟练、对政策不熟悉，缺乏经验。二是专职档案管理人员较少。受限于重视程度不足，人事档案业务往往被认定为人力资源管理工作的次要业务，档案业务已兼职为主，最负责档案业务的人员往往身兼数职，在精力投入上也处在最末端，且人员流动调整十分频繁，无法专心投入到人事档案管理工作研究和开展中。三是人事档案业务培训不足。没有建立人事档案管理培训机制，导致专业人员匮乏。
（四）人事档案数据资源利用率低。
现阶段人事档案管理方式比较落后，目前，还仅仅就“人事档案”事物本身开展工作，仅限于收集、整理、保存，工作涉及面窄，档案利用上也仅限于“查阅”，档案资料难以得到充分的利用，人事档案这份重要的数据资源宝库亟待开发，如何利用好人事档案资源，发挥档案在招聘、调职、考核、培训等人力资源管理基础性作用方面还有很大上升空间。
二、人事档案管理出现问题的解决方案
（一）牢固树立科学的档案管理理念。各单位特别是单位一把手要从思想上认识到位，高度重视人事档案管理工作，把人事档案管理工作作为人力资源工作的重要根基，树立科学管理、高效利用的人事档案管理理念，在人才、资金、软硬件各方面，加强对人事档案管理工作的支持力度,大力推动干部人事档案信息化建设，充分发挥重视人事档案管理的基础和保障作用，将人事档案管理和利用贯穿人力资源管理的各方面和全过程，为档案管理工作的持续、有效开展提供重要保障。
（二）健全完善人事档案管理制度体系。按照科学、高效的原则，结合本单位工作实际，从档案收集整理、保存利用、人员管理、考核奖惩等各方面，全面建立人事档案管理规章制度，明确工作任务、工作要求、工作职责和工作纪律，明确工作标准和操作流程，让档案管理工作有章可循，用完善的规章制度确保人事档案信息真实有效、档案保存安全可靠、档案利用科学高效，切实提升人事档案管理水平。
（三）建设一支高素质的人事档案管理队伍。全面加强人事档案管理干部队伍建设，一是选派忠诚可靠、正派踏实、甘于奉献、责任心强的人员专职从事人事档案管理，给予更多的关心与支持，采取适当方式调动人员的积极性，并保持人员队伍相对稳定性和延续性；二是定期开展的政治素质和业务素质培训培养，通过开展培训、讲座、研讨会等多种活动，全面加强政策培训、业务培训，提高管理人员的政治素养和业务素质，积累更多的专业知识，掌握信息化档案管理工作的技能，深挖人才潜能，培养既懂档案又懂信息技术的新的复合型人才，打造一只政治过硬、业务过硬、纪律过硬的高水平人事档案管理干部队伍。
（四）提升干部人事档案利用效能。干部人事档案作为单位职工的重要信息，是单位人力资源管理十分重要的数据信息资源。要创新管理理念，运用互联网+思维，合理利用大数据技术，加强对干部人事档案信息的深度收集、整理、分析、利用。通过对单位人员年龄、学历、专业技术能力、培训情况、工作业绩、身体健康状况、奖惩情况等各项数据的综合分析，将“死档案”变成“活资源”，充分运用到日常人力资源管理中，为单位人才引进、员工成长提供可视化、可量化的精准数据支撑，从而促进单位工作提质增效。
总之，人事档案管理作为人力资源管理中非常重要的组成部分，在日益激烈的人力资源管理环境中发挥越来越大的价值，作用愈加凸显。因此，要加强对档案管理工作的重视，应该采用新的人事档案管理理念，总结经验，利用新的技术和方法，提升管理人员整体素质，促进人事档案管理质量的提升。
参考文献：
[1]《现代经济信息》2014年12期：浅析人事档案工作中存在的问题及对策
[2]《黑龙江史志》2015年11期：对加强人事档案管理的几点思考
[3]《民营科技》2017年6期：对加强干部档案管理信息化建设的思考
作者简介：刘童（1986.04），女，汉族，山东济南人，助理馆员，山东省委党校大学研究生，法学学士，主要从事人事档案管理工作。