佟洋
上海核工程研究设计院，上海 200030
摘要：随着信息技术的快速发展，文件管理的电子化、信息化程度逐步提升。在工程项目文档管理中，运用科学的管理策略，有效提升工程项目文档管理的质量，全面优化工程项目文档管理的效益，积极推动文档一体化管理。深入档案前端控制，采用文档一体化管理模式也已成为现代档案管理的大势所趋。
关键词：文档一体化；工程项目；文档控制
引言：
随着我国近年来经济的不断发展，对于工程项目的建设力度也变得越来越大，自然而然，在工程项目建设过程中所产生的信息文档的数量也就变得越来越多。那么，如何做到对这些重要信息的整理、收纳、传输、转换等过程的有效控制和管理，是工程项目企业十分头疼的问题。工程项目文档一体化管理机制的出现为各个企业带来了新的文档管理机制。各个企业应该怎样实施和运行这一管理机制才能够实现其作用最大化？以下是笔者的些许看法和建议。
1、我国工程项目文档管理的现状
工程档案，是在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、电子、声像等历史记录，包括建设项目从提出、立项、规划、征地、勘察、设计、招投标、施工、监理到竣工验收备案等工程建设全过程形成的各种载体的文件和资料。在我国目前的工程项目文档管理工作中，一般会根据以下流程进行
1.1工程项目文档的移交
一般企都会对工程项目文档进行严格的管理原则，凡是有关工程项目的、具有保存价值和利用价值的文档、材料都会交于文档管理部门。除此之外，任何个人或者其他部门进行文档移交的时候，一般会做到双方共同对文档材料进行核实和确认。
1.2工程项目文档存在的问题
一是施工单位存在“重建设、轻档案”现象。一些施工单位对工程建设期间生成的档案、资料归档意识淡薄，档案的管理工作与工程建设的进度不一致。二是项目档案不规范。工程项目档案不规范，主要表现在合同、协议的填写不标准；施工控制书面记录不全，进场建设材料合格证、质保书等资料不齐全。三是项目建设相关单位档案管理责任
落实不到位。建设过程中因工期长，随工记录代鉴现象严重；工程验收时，相关资料既不齐全又不准确、完整；总包
单位对分包单位没有明确档案管理责任，没有对分包单位施工中生成的档案定期汇总、验收，如：工程总平面图、隐蔽工程管线图等资料的编制、收集和归档。
2 工程项目文档一体化管理的实施措施
在工程项目中，科学的文档一体化管理，需要依托于完善的 实施策略，有效提升文档控制工作的整体水平，全面优化文档管 理的效益。工程项目的文件及档案是相对丰富的，文档管理中，为 提升文档控制的质量，需要运用科学的控制方法，运用科学的实 施措施，以此来全面提升文档一体化的程度，更好地为工程建设所服务。
2.1 努力构建完善系统的运作保障机制
在工程项目文档管理中，推动文档一体化，需要积极构建 完善系统的运作保障机制，有效提升文档一体化的整体程度。特 别是在工程项目建设过程中，各个项目部会出现大量的技术文 件，同时也会产生大量的工程建设记录，这些文件或信息都是档 案管理的关键和基础。但长期以来，在工程项目文档管理中，这些 信息或者记录等并没有得到人们应有的重视，经常容易出现文件 损毁或者信息数据的丢失。因此，在工程项目文档管理中，应该努 力构建完善系统的文档管理运作保障机制，确保文件搜集与整理 的科学性，从源头上来保障文档管理的水平与效益，从根本上来 提升文档管理的整体质量。在文档一体化实践中，科学的保障机 制，除确保各类文档信息整理过程和搜集过程的科学合理外，更 要努力优化文档管理的整体水平，明确文档归档、整理、分析等 规章制度。
特别是对于一些重点难点工程项目，在档案管理实践中，还需要同步做好档案管理人员的培训，使得他们明确档案管 理的标准，熟悉档案管理的流程。
2.2职能部门的科学化、规范化
新世纪、新形势的文档管理高度依赖计算机等高科技工具，而原有手工方式管理档案的综合档案室就显得心有余而力不足，为此，工程建设文档一体化管理日显突出。文档管理职能有三方面。一是对工程建设前期所产生的文件材料的管理。二是对工程建设期间所产生的工程技术、项目调整、变更的档案管理。三是对工程建设产生的电子档案的管理，三个职能都相辅相成，前两个职能既是工程建设档案管理的重要组成部分，也是档案管理的重要基础。同时在工程项目各重要实施阶段，聘请一些懂技术的管理人员、监理工程师和施工人员为兼职档案管理人员，要求他们在各阶段进行“蹲点”，将竣工文件编制的监理工作纳入档案日常管理中。未来，他们也是利用档案的主体。另一方面档案人员与他们密切联系，才能在工程建设期间为项目建设提供优质服务，切实做好文档一体化工作。
2.3培养工程项目文档一体化管理专业化的人才
对于工程项目文档一体化的管理肯定需要专业、专门的人员来进行协调、配置。管理人员不仅要对工程项目文档一体化管理体系和管理模式有着清晰的认识，还要对管理手段以及企业发展等问题有着详细的了解。因此，企业对于工程项目文档一体化管理机制，一定要对其管理人员严格把控，无论是外部招聘还是内部提拔，都要对其各方面能力做到充分考量。
3 工程项目文档控制工作的保障机制
在工程项目建设过程中，科学优化文档控制工作，全面保障文档控制的质量，有效提升文档控制的水平，应该落实完善系统的文档控制工作保障机制。在信息技术快速发展的今天，文档一体化的关键在于计算机网络，更在于科学的管理理念。因此，只有树立科学的文档管理理念，才能真正提升文档管理的水平，真正优化文档管理的效益。
3.1 积极更新文档管理的理念
在信息技术快速发展的今天，计算机网络运行速度及计算机网络存储能力突飞猛进空前提升，科学的文档一体化管理，需要充分依托于计算机网络。因此，在文档控制工作中，管理人员应该积极转变观念，积极优化自身的计算机思维，积极优化自身的信息素养，充分借助于便捷快速的计算机网络来开展文档管理工作，优化文档管理工作。管理人员应该及时将纸质类资料或文件，转变为电子文件，并做好电子文件的保存与管理，以有效提升文档管理的水平和效益。
3.2 明确文档转化的技术路线
在工程项目文档控制工作中，很多文档都是以纸质形式而存在的，虽然也存在电子文件的形式，但诸如合同、工程方案等仍以纸质文件最为完善。在信息技术快速发展的今天，推动文档一体化，管理人员应该明确文档转换的技术路线，尤其是树立科学的标准，推动纸质文件到电子文件的转变。同时，要树立科学的标准，保障纸质文件转换的质量，避免相关数据的遗失。特别是一些手写方式与电子文件方式之间存在着较大的差异，若盲目转换，很可能会产生较大的错误。
结论：
文档控制工作的一体化建设应在档案信息资源的有序整理的基础之上加快档案信息网络的建设、加强文档控制资源的开发利用、做好档案一体化人才队伍的建设、促进档案信息资源开发利用的政策法规及标准的制定，从而使得文档控制一体化建设成为一个系统网络。在以知识的信息为主要特征的知识经济时代，文档信息存储和处理的数字化、收集与传递的网络化已势在必行，我们必须重视和加强文档控制一体化管理进程，以与时俱进的思想观念，扎实进取的工作精神，推进工程项目文档控制一体化管理及信息化建设。
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