国健
山东电力工程咨询院有限公司 济南 250013
电力建设项目文档管理主要包括项目文件控制和项目档案管理，是项目管理的重要环节。近些年来，我国项目文档管理理论在不断发展，管理水平也在不断提升，但在管理实践中，电力建设项目文档管理工作依然存在一些显著的矛盾关系，面临诸多现实困境。
1 电力建设项目文档管理存在的主要矛盾
1.1 项目文档价值认可程度的逐步提高与管理人员档案意识相对薄弱之间的矛盾。
毋庸置疑，文档价值的认可度在随着项目管理的发展完善不断提升，其受重视程度较之以往也在普遍提高。其在项目管理过程中具有极为重要的证据价值，是工程安全、质量、进度、采购、费用等管理的原始记录，对于项目索赔与反索赔具有重要作用，甚至会对索赔结果产生关键性影响。特别是在近几年发生的建设项目安全事故中，文档记录成为单位及人员责任追究判定的首要依据。但由于长期形成的轻视文档管理的工作传统，导致目前项目建设过程中仍有相当一部分管理人员的档案意识较为薄弱，对文档工作的认识不够充分，对文档价值的理解不够深刻。在项目上普遍存在着文档工作只是档案管理部门的工作，普遍存在着管业务与管文档分离和“重生产、轻文档”的现象。一方面，文档的价值，特别是其证据价值越来越得到项目各方的认可和重视，另一方面，项目管理人员对文档和文档工作的认识依然存在很多误区，文档全员管理意识依然相对薄弱。
1.2 对项目文档工作要求的不断提高与项目文档人员专业能力相对不足之间的矛盾。
项目文档管理作为项目管理的重要组成部分，与项目安全、质量、进度、费用、采购等具有同等的价值和重要性，并且相辅相成。一方面文档管理的各类文档都是其他业务板块管理的产物，另一方面，其他管理模块必须要用文档记录下管理的内容和结果。与其他业务板块相比，文档管理起步晚，管理的理论和体系不够成熟。但是对于高水平的项目管理来说，要求文档管理也要达到与之相匹配的较高层次，但是从目前的国内电力建设项目实际情况来看，现有文档管理人员的业务能力相对不足，两者之间的供需矛盾关系非常突出。国内高校档案管理人才相对稀缺，真正档案学科班出身从事项目文档管理的人员更是少之又少，尽管文档管理是一项实践性学科，但若无专业知识背景，则很难深入地理解档案管理理论和全面掌握文档管理规律，更难去推动文档管理的不断优化、提升。
1.3 项目文档人员业务素质需求的不断提高与项目文档人员薪酬待遇相对较低之间的矛盾。
高水平的项目文档管理需要高水平的文档管理人才，人才是关键和根本。高水平的文档管理人员需要具有扎实的档案学理论、掌握国家档案局及电力行业档案标准、一定的信息化知识积累，要涉猎管理学的基础理论，还要对项目管理及各业务管理都有一定程度的了解。除具备以上的理论知识，还需要具有一定的项目文档管理实践经验。但不可否认的是，目前文档管理人员的薪酬待遇在项目管理人员中相对较低，一方面更高水平的项目文档管理需要业务素质更强的文档管理人员，而另一方面现有的薪酬待遇难以吸引更多的文档管理人才投入到项目文档管理工作，两者之间存在的矛盾显而易见。
1.4项目文档管理信息化建设的发展需求与文档管理信息化人才严重缺乏之间的矛盾。
信息化正以其强大的推动力促使社会各个方面发生深刻变革。处在信息化浪潮之中，实现项目文档管理信息化已是大势所趋，通过利用信息化手段，将有效提升项目文档管理的精细化水平和标准化程度，以实现高效管控，最终达到智慧化、智能化管理。目前条件下，项目文档管理人员的信息化知识相对匮乏，对信息化的认识和信息化工具的使用相对陌生，无法有效组织开展信息化建设，具备信息化知识的IT人员对文档管理又缺乏理论学习，只能在表面上相对机械的理解文档管理开发需求。
所以，这种矛盾关系造成目前项目文档管理信息化处在较低层次，缺乏有效的统一规划和精准实施，在“需要开发什么系统”和“什么才是需要的系统”之间存在理解偏差，限制了项目文档管理信息化向更高层次发展。
2 电力建设项目文档管理的提升路径
立足项目文档特点及影响我国火电建设项目文档提升发展的四对主要矛盾关系，结合项目文档管理实践经验，笔者认为可从人员、技术、制度等维度采取针对性措施，持续推动项目文档管理优化提升，更好地为服务项目管理工作。
2.1 对项目文档管理从业人员开展实用性业务培训，推行行业持证准入机制。
人是第一要素，培养文档管理人才是提升项目文档管理的前提。目前我国设置档案学学科的高校不多，每年的毕业生数量自然也不多，毕业后从事火电建设项目文档管理的人才更是少之又少。要想从高校档案人才培养方面在短期内弥补专业人才缺乏的供给现状并不现实，这受多重因素限制且转变周期较长。而面对当前电力建设项目文档管理人才缺乏的现状，当前可行的措施就是由行业协会推行具有针对性和实用性的档案业务培训，尽管国家档案局、各地档案局都有相关的档案从业上岗培训，但这些培训都是通用性培训，缺乏针对性和实用性。电力行业协会应充分结合火电项目文档管理特点，实施专题教育、专业培训，文档管理自身理论外，还要进行管理学、信息技术等系统性知识培训。国家或行业应由推行档案人员培训上岗资格改为项目文档管理执业资格认证，对从业人员的理论水平和实践能力等方面进行综合评定，确保资格证书的价值和含金量。并可将档案执业资格证书与档案职称评定相挂钩，鼓励更多从业人员参与培训及考试认证。
2.2 开展项目文档管理信息化建设，实现项目文档与信息技术深度融合，达到管理智能化。
技术是第一推动力，开展项目文档管理信息化建设，开发并应用高效、可靠、智能、先进的文档管理系统是推动项目文档管理提升的重要工具。传统的文件生成、流转、组卷、数字化的模式主要依靠人工，耗时耗力、管理效率低、管理规范性差，受人为主观因素影响大。未来的项目文档信息化建设应围绕“怎么实现与各业务管理融为一体”、“如何生成合规有效的电子文件”、“如何实现文件生成到归档一体化管理”等问题，在各业务板块的管理系统中内置文档管理内容，对专属于文档管理的内容开发专有系统，通过项目文档与信息技术的深入融合，从技术上解决业务管理和文档管理分离的问题，达到智能化管理。
2.3 推进文档管理监督和保证体系建设，落实“管业务必须管文档”的文档管理责任制。
文档管理自身作为项目管理活动之一，只产生少量的文件，绝大多数的文件都是由工程管理、质量管理、进度管理、安全管理、采购管理等板块产生。因此要想提升项目文档管理水平，只依靠文档人员是远远不够的，必须落实“管业务必须管文档”的文档管理责任制，杜绝“两张皮”现象。制定并实施责任制，规定业务人员的文档管理职责，明确到位标准和考核机制，构建以各业务部门为主体的保障体系和以文档部门为主体的监督体系，在制度建立和体系构建上实现业务管理和文档管理一体化管理。进而推动项目全体管理人员档案意识的不断提升，形成重视档案和档案工作的氛围。
2.4 加强项目文档管理基础理论研究，提高文档管理理论的科学性和系统性。
实践是理论的基石，理论是实践的提升。项目文档管理作为一门实践性极强的管理学科，应在实践发展的基础上不断加强基础理论研究，为文档管理提升提供理论支撑。研究可按照管理阶段，从启动阶段、过程管理阶段、收尾阶段进行研究；也可按照管理要素，从人员、制度、技术、环境等维度进行研究；也可按照管理的内容，从安全管理、质量管理、进度管理、资源管理等方面进行研究。科学和系统的理论能够更好地指导实践的开展，持续提高我国电力建设项目的文档管理水平。
作者简介：国健（1988-），男，汉族，山东泰安人，档案馆员，主要研究方向：主要研究企业档案管理、电子文件管理、项目文档管理、项目信息化建设等。