李兆辰
哈尔滨地铁集团有限公司运营分公司，黑龙江省哈尔滨市 150000
摘要：大数据背景下，人事档案管理面临诸多挑战，传统管理模式逐渐暴露出一些问题，对人事档案管理的发展产生了巨大的负面影响。电子管理是一种现代管理模式，可以有效提高档案管理的整体效率和质量，充分发挥档案资源的使用价值。为了促进人事档案电子化管理的有效实施，本文分析了大数据背景下人事档案管理存在的问题，探讨了大数据背景下人事档案电子化管理的具体策略，希望能为人事档案管理的发展提供有利的依据。
关键词：大数据；人事档案；档案管理；电子化管理
一、大数据背景下人事档案管理存在的问题
1.档案管理人才流失率较高
在人事档案管理的发展过程中，需要有大量的专业档案管理人才，以便及时发现人事档案管理中存在的问题，采取有针对性的措施进行优化，促进人事档案管理朝着科学的方向不断发展。但是，一些机构对档案管理人才建设的投入较低，导致档案管理人员工资较低，不仅影响了档案管理人员的积极性和主动性，而且容易导致严重的人才流失，难以满足人事档案管理对各类人才的需求。面对这种情况，需要建立完善的管理制度，充分发挥激励制度的作用，以吸引更多优秀的档案管理人才，减缓档案管理人才的流失。
2.管理技术和基础设施相对落后
过去人才严重短缺，无法为人事档案管理提供足够的复合型人才。大多数档案管理人员掌握了一些基础知识，知道如何使用一些简单的档案管理技术，难以适应信息时代的发展要求，导致人事档案管理的网络化和数字化水平低，不利于人事档案管理的可持续发展。其次，人事档案管理需要大量的基础设备和相关设施。但是，在实际的档案管理过程中，存在管理软件落后、人员数量不足、档案面积不足等问题，对人事档案管理的发展产生了一定的负面影响。最后，一般来说，在编辑目录时，需要充分利用计算机技术。然而，整个操作过程复杂，信息存储容量不足，导致信息统计的时间成本较大，严重影响了人事档案管理的效率。
3.档案信息利用率低
随着事业单位或相关企业的不断发展，人事档案中的信息量越来越大。在收集档案中的信息时，要充分利用，使之成为促进各项工作顺利开展的参考。但就实际情况而言，很多档案管理者在档案信息的利用上广度和深度都不够，采用的手段也比较传统，难以充分发挥档案信息的使用价值，给人事档案管理的长远发展带来一定的挑战。由于档案信息利用率低，无法及时发现组织管理工作中的问题，也无法采取有针对性的科学处理措施，对事业单位或相关企业的发展造成了很大的负面影响。造成这种情况的主要原因是档案管理人员对档案利用的重视不够，没有充分认识到人事档案管理在集体和个人发展中的意义。
4.档案管理人员的综合素质不高
档案管理者作为人事档案管理的实施者，其能力和素质直接决定着档案管理的整体水平，是提高人事档案管理效率和质量的重要因素。虽然引进时对档案管理人员的能力和素质提出了严格的要求，但很少关注档案管理人员综合素质的可持续发展，没有做好档案管理人员的培训工作，导致对相关新知识和新技术的掌握不足，难以正确处理档案管理中存在的问题，严重影响了人事档案管理的质量。同时，大多数档案管理人员学习意识低，对学习新知识、新技术有一定的抵触情绪，过于依赖自身的工作经验，容易导致各种操作失误，进而给人事档案管理带来更多隐患。
二、大数据背景下人事档案管理的具体策略
1.建立健全人事电子管理系统
建立完善的人事档案电子管理系统，有利于提高人事档案电子管理水平，提高人事档案管理的整体效益。
对于人事档案电子化管理系统的建设，首先要明确档案管理人员的基本职责，做好纸质档案的整理和整理工作，将人事档案完整录入系统，防止出现档案整理错误、档案录入错误等不良问题。在人事档案电子化管理中，要及时向上级反映工作中的问题，采取有针对性的措施进行处理，将档案管理问题的影响控制在最小范围内，提高人事档案管理的有效性。同时，为了促进人事档案电子管理的发展，有必要分析各种档案管理问题，提出可靠的防范措施，并将其纳入人事档案电子管理系统，为人事档案电子管理的发展提供有利支持。此外，还要建立完善的激励制度，明确奖惩，以调动档案管理人员的积极性，顺利实现人事档案电子化管理的目标。
2.确保人事档案电子信息的安全
虽然电子管理模式可以提高人事档案管理的整体效率，提高档案资源的利用率，但整个过程中出现了许多新问题，尤其是人事档案电子信息的安全性受到了极大的威胁，如病毒入侵、黑客攻击、系统损坏等。，直接影响人事档案电子信息的安全，进而导致档案信息丢失、档案信息泄露等不良情况。因此，在人事档案的电子化管理中，要充分利用现代信息技术，做好系统安全防护，确保人事档案电子信息的安全。具体来说，可以选择专门的传输渠道来传输人事档案的电子信息，实现档案资源的封闭保存，并将拥有重要信息的计算机设备与外界隔离，避免黑客攻击造成的信息泄露。同时，可以利用数据加密技术对人事档案的电子信息进行处理，减少档案信息的泄露。此外，要加强全体档案管理人员的信息安全意识，规范档案管理人员的行为习惯，熟悉相关法律法规，避免人为失误造成的信息泄露，为事业单位的稳定发展提供良好的基础。
3.规范电子工作流程，做好信息审核和反馈工作
从目前的情况来看，大多数企业在管理人事档案时缺乏标准化的电子工作流程，导致人事档案电子管理存在一定的滞后性，甚至存在一些遗漏部分工作等不良情况，严重影响了人事档案电子管理的质量。因此，为了促进人事档案电子管理的有效实施，有必要完善档案电子工作流程，加强电子工作流程的规划，使其完全满足企业对档案管理的要求。以管理流程为保障，以业务流程为主体，促进人事档案电子化管理的顺利发展。在收集档案时，需要做好档案的预处理工作，然后进行数字化转换，存入数据库，借助相关软件充分利用。只有实现档案的电子化管理，并通过组织、计划、控制、领导和指挥等手段进行部署，才能有效地进行人事档案的电子化管理。
4.加强电子档案管理人才培养，树立终身学习意识
大数据背景下，人事档案电子化管理对人才的要求不断提高。为了保证人事档案电子管理的有效实施，必须加强电子档案管理人才的培养，确保档案管理人员的能力和素质符合要求。首先，要加强对档案管理人员的知识培训和技能培训，使他们掌握相关的理论知识和工作技能，特别是学会使用各种信息处理技术，并灵活应用于实际工作，从而提高人事档案的电子化管理水平。其次，要做好人事档案电子化管理的宣传工作，提高档案管理人员对档案电子化管理的认识，充分认识档案电子化管理对企业发展的意义，明确自己的工作职责和相关要求，以严谨细致的态度做好各项工作。最后，要营造和谐的沟通环境，促进档案管理人员之间的相互沟通和相互学习，促进档案管理人员树立良好的终身学习意识，然后根据档案管理的需要自我加强，为人事档案电子管理的发展提供有利支持。
三、结语
综上所述，大数据时代背景下，人事档案管理面临诸多挑战，有必要利用现代信息技术对其进行合理改进，实现电子档案管理模式，为人事档案管理的发展提供有利支持。为了促进人事档案管理的电子化发展，使之适应时代的要求，必须充分认识人事档案管理的现状，建立完善的人事档案电子化管理体系，保证人事档案电子化信息的安全，规范电子化工作流程，做好信息审核和反馈工作，加强电子档案管理人才的培养，树立终身学习意识，通过多种方式提高档案管理水平，促进人事档案电子化管理的可持续发展。。
参考文献：
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