关于档案信息化建设与档案管理的思考

发表时间:2021/8/26   来源:《工程管理前沿》2021年第3月第9期   作者:高一玲
[导读] 实现计算机化的档案管理不仅可以提高档案资源的利用率

        高一玲
        航空工业哈尔滨飞机工业集团有限责任公司  黑龙江哈尔滨150060
        摘要:实现计算机化的档案管理不仅可以提高档案资源的利用率,而且可以确保档案资源的完整性和实现自己的使用价值。因此,在开展档案管理工作时,有关部门必须认识到档案信息化建设的重要作用,以便加强对档案管理信息化的重视,从档案管理系统和设备等各个方面有效建设信息化 因此,这项工作的实际价值可以在档案管理工作中得到充分利用,从而促进档案管理工作的发展,使其能够在有关服务的发展中发挥积极和催化作用。
关键词:档案信息化建设;档案管理;思考
引言
        档案管理计算机化的另一个重要优点是,能够对数字存档数据进行多次备份,在电子存档数据存储过程中,还可以使用信息技术复制存档数据或以其他方式存储存档数据。例如离线储存、云端储存等在这种情况下,如果文件中的数据被人为或客观因素损坏,则可以使用备份,从而减少文件中数据损坏的负面影响。
1档案管理工作的现实意义概述
         (1)档案可作为真实的历史文件,作为工作决策的重要参考依据,在社会实践过程中形成,档案中的信息是真实的,不是后代随意制作的,从而确保了历史档案的真实性和客观性。宝贵档案资源的一部分是缔约方在具体工作中的书面稿;一些档案资源得到了高级管理人员的批准和签署。作为具体工作的一部分,为了充分利用档案中的宝贵信息资源,有必要开展有关工作,例如编码和保存档案,以确保更容易和更有效地利用档案资源。(2)近年来,中国的档案部门迅速发展,地方企业和机构的档案管理服务随着时间的推移不断演变,摆脱了传统观念的束缚,在改革和创新中表现出了勇气,并逐步将重点从单一的历史档案保存转向在这样做时,应强调引进现代和先进技术,如信息技术,并不断提高统计、档案收集和整理的效率和质量,以加强档案管理部门的职能,充分发挥其在社会发展中的积极作用。
2档案管理工作现状问题分析
        2.1档案工作的重视程度不够。
        目前很多企事业单位都在向互联网媒体转变,现在较火的短视频平台就是一些企事业单位宣传和拓宽业务的好渠道。对于档案管理工作而言,单位相关负责人的重视程度存在一定的问题,尤其是对档案管理信息化建设的意识和重视程度十分欠缺,导致档案管理的改革创新受阻,此外,许多企事业单位的档案管理人员年龄较大,他们对于新事物的接受能力较差,思想观念比较保守,这对于档案管理的发展有着严重的影响,而且他们一直在使用纸质的档案管理模式,对于新型的网络技术的使用并没有很大的意愿,更谈不上档案管理信息化建设。
        2.2档案管理标准不统一,管理规范性有待加强
        在档案信息化建设和发展中,虽然许多应用软件能够满足电子文件管理的一般要求,但在档案管理信息化建设过程中,只有某些软件能够满足既定的管理要求。这将需要工作人员建立一个统一的档案管理系统和档案管理标准。目前还没有正式的组织规划,这是档案信息化建设中的一个常见问题。信息化建设过程缺乏科学规划和统一标准,降低了档案管理过程的效率,不能保证档案的有效利用,影响了档案管理的效率,尽管重叠和分散程度很低,在某种程度上妨碍了信息的合理利用。
        2.3缺乏专业人才
        对于档案管理工作来说,本身是一项专业、系统且烦琐的工程,对管理工作人员有着较高的要求。

尤其在当前科技时代,要想做好档案管理工作,管理人员必须具备一定的信息技术能力,才能在档案管理工作实践中充分利用信息手段来提升档案管理工作水平,这就要求档案管理人员自身应该是档案管理方面的专业人才。而现实情况是当前档案管理部门严重缺乏专业人才,究其原因在于档案部门处于弱势群体,并且工作强度大、缺乏丰厚的待遇和晋升空间,不利于优秀人才的引进。其次,在科技快速进步的时代,档案管理工作牵涉领域不断扩大,对从业人员的思想、综合技能等提出了更要的要求,而现有的档案管理人员普遍存在知识结构不完善,思想老化、缺乏现代化操作技能等特征,更为甚者对信息技术认知不足,缺乏强烈的学习意识,而导致其在具体的档案管理工作中只能按部就班,不利于档案管理工作的创新发展,从而制约着档案管理工作水平的提高。
3加强档案管理信息化建设的建议
        3.1提高相关档案管理人员的业务水平。
        如今的档案管理人员业务水平普遍较低,这导致档案管理工作的开展较为缓慢,因此提高档案管理人员的业务水平迫在眉睫。笔者针对提高档案管理人员的业务水平提出以下几点建议:1.加强管理人员的服务意识,在档案管理的过程中要秉承以人为本,为人民服务的宗旨,提升服务态度,让更多的员工相信档案管理人员的业务水平。2.针对档案管理人员的聘用,应该有一定的标准,不能随便聘用一些不相关的人员管理档案。为了保障档案管理的长期发展,可以采用以下几种聘用方式:(1)长期从事档案管理工作的人员;(2)短期从事档案管理的工作人员;(3)从其他工作中借用的工作人员。不管哪种方式都要确保档案管理人员的业务水平和综合素养。
        3.2加大档案信息化建设软硬件投入
        有关单位应高度重视信息建设,同时选择硬件和软件,并结合国家法规和要求,有效加强档案和通信管理数据库的科学建设。当今中国档案信息化建设水平存在着很大差异,能够促进档案信息化的单位数量非常有限,没有大规模发展趋势。这与有关部门工作人员重视这一问题密切相关。在这方面,有关部门应积极建立人才档案和其他档案的计算机化建设机制,以提高人事管理意识,有效开展实施工作,开展合作和协调有序实施所有工作,不断提高信息化水平,创造条件。
        3.3加强对档案信息化建设的重视
        如果有关单位要有效开展档案管理信息化建设,就必须改变自己的传统观念,充分认识档案信息化建设在档案管理中的重要作用,以澄清信息化建设的实际意义,更新档案管理的传统观念此外,有关部门必须合理改进传统的档案管理工作系统,并制定更合理的档案管理系统,以管理电脑化档案,从而为电脑化档案提供科学指导,从而改善电脑化档案管理的标准化和秩序,同时也能够实现对档案信息化建设的有效推动。
结束语
        总而言之,档案管理工作本身是一项系统、长期的烦琐工作,在档案管理工作实施过程中,容易出现多样化的纰漏而不利于档案资源价值的利用。因此,在新时期档案管理工作中,必须立足于档案管理工作实际,采取完善档案管理制度、推进档案管理信息化进程,加强培养专业化档案管理人才等良策,以不断提高档案管理水平,以推动档案管理事业进一步发展。
参考文献
[1]张义森,闫孟菡.档案信息化建设与档案管理的思考[J].办公室业务,2020(10):83-84.
[2]陈丽萍.档案信息化建设与档案管理思考研究[J].办公室业务,2020(01):64+66.
[3]李淑萍.档案信息化建设与档案管理的思考[J].办公室业务,2019(06):86.
[4]董宇.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].明日风尚,2018(06):340.
[5]陈刚.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].中外企业家,2018(01):108.
        
       
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