李蕊
中石化宁波工程有限公司 浙江省宁波市 315103
摘要：工程资料管理工作贯穿于项目工程的始终，从项目工程开工之日起，工程资料就随着项目的成立而开始，在总承包体制下，工程资料更是施工过程质量管理的有力见证，所以做好工程资料管理工作有着重要的意义和作用。
关键词：工程资料；工程资料管理
前言：工程资料是指工程总承包单位或设计、采购、施工、检测等承包单位及工程监理单位在建设工程项目施工阶段形成，并在工程交工时移交建设单位的工程实现过程、安全质量、使用功能符合要求的证据等技术文件。工程资料管理工作贯穿于项目工程的始终，从项目工程开工之日起，工程资料就随着项目的成立而开始，在总承包体制下，工程资料更是施工过程质量管理的有力见证，所以做好工程资料管理工作有着重要的意义和作用。
1工程资料管理要求
工程资料是施工活动的一个主要环节，是新的质量管理体系的重要组成部分，也是区别于传统的统计型质量管理体系和检验型质量管理体系的重要标志。工程资料数量大、种类多、来源广、整理复杂。施工资料不仅是保证工程质量的重要技术手段，也是反映工程质量的重要载体；同时，它还是单位工程日后进行维修、管理、扩建和改建的最重要档案资料。
详实的工程技术资料是工程施工质量侧面真实的反映，因此各项资料必须严格按照工程施工的进度进行收集、整理、归档。设定专人负责管理工程技术资料，负责对技术资料、质保资料逐项跟踪收集，并做好各项质量检验、评定等各种原始记录，使资料的整理归档与工程施工进度同步，并保证其内容的连贯性、真实性、及时性。在施工的同时，及时进行资料收集，一旦发现错漏，可以及时补救，并且在工程竣工后，能够保证资料的完整。现场技术人员及时准确的记录当天施工项目的数据资料，反复检查，不应拖拉延误，以免造成资料遗漏或者错误。资料分类归档更便于日后查看。
工程技术资料管理和工程建设应当做到“三同步”、“五统一”。“三同步”即在单位工程一开始，就与建立竣工图和施工技术记录同步进行；工程建设中就与竣工图和施工技术记录的收集、积累、整理、审定同步进行；工程竣工验收时，要与提交整套合格的竣工图和施工技术记录同步进行。“五统一”是指工程的计划管理、施工管理、施工图预算、工程结算和竣工图、施工技术记录编制移交统一进行，是工程技术资料和工程管理的有机结合，是保证工程技术资料完整、提高工程管理水平的重要手段。
2工程资料管理的内容
2.1工程资料的收集
从施工单位收集而来的资料应该认真核对，首先格式是否正确（如页边距，是否留有装订线；字体大小是否符合要求；日期填写的时效性和准确性，一般要求八位数字），再次是签字是否完整，一般都要求手签。另外内容是否完整，比如施工方案在来回修改之后，页码编号容易串号，最好仔细核对，不然在项目后期交工资料的整理工程中再发现的话就比较麻烦。对于不符合规定要求的文件坚决退回要求修改。
所有工程资料均不可使用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等不符合档案要求的书写工具填写。质量证明文件中如有不可耐久保存的载体应进行复印并附加盖编制责任单位的公章。所有结论栏及签字栏应由责任人使用符合档案要求的书写工具签字确认，应做到字迹清晰、签章完整，不得代签漏签。
施工过程技术资料比较琐碎，如材料报验、工程技术报验，施工组织设计及方案等，土建资料的检验批更是繁多，所以这些走审批流程的资料必须建立好电脑台帐和纸质版台帐，无论是内部审批还是外部审批必须走签收程序，一个项目工程人员繁多，所以流转的资料应该按照单位建立流转台帐，能细化的话按照专业更好。流转的资料一定要跟踪，对于上报时间较早的资料没有返回的，应该逐级查找，并标注未返回的原因跟踪催缴。
涉及到工程签证类资料的，如工程联络单、工程联系单等最好是多留几份原件，因为通过对这些相关资料的收集可以形成工程预算资料，能够为费控人员有效的掌握工程各环节所需的成本提供完整的原始资料。另外这些过程资料的签字工作必须完整，因为项目后期由于人员调离补签工作难度较大。
2.2工程资料的分类和归档
由于建筑工程施工是一个系统工程，方方面面的文件非常繁多，因此在开展工程资料管理工作时，应尽量细化类别，分门别类，这样有利于工程资料的收集和管理，便于日后的查询，也可以避免文件的缺漏。
2.2.1施工资料的分类和归档
对于审核通过的施工资料应该及时分类归档整理，每个项目工程都有其自己的特点，一般首先按照专业来分，石化工程资料大致可以分为安装工程资料和土建工程资料，安装资料又细化有：管道资料、静设备资料、动设备资料、电气资料、仪表资料等。土建资料一般统称一个专业，但是根据竣工图编制，又可以细化为建筑和结构两个专业。专业以下的资料就可以按照文件报验类型进行归档，如开工报告、施工方案、检验批、材料报验等。再细化的话可以按照单位工程划分进行存档，当然这样存档更应该便于后期交工资料的整理组卷。
审核完毕的资料及时归档，并做好台账和目录，目录要能体现文件的名称、编号、形成日期、页数及份数，必要时还应该体现版次。这样既便于查阅也可以防止文件某些页数的缺失，方便追查。
2.2.2图纸的分类和归档
施工图也是工程资料很重要的一部分，施工图纸一般分为：工艺布置图；建筑施工图；
结构施工图；给水、排水与采暖施工图；电气施工图，通风空调施工图；电信施工图；自动控制施工图；消防施工图。项目工程施工阶段应该做好对图纸的分发记录，并建立图纸台帐，以便日后查询。做好分发记录的好处是，图纸升版时候，旧版的图纸有依据，可以如数收回。收回的图纸需要加盖作废章并妥善保管，不能与新版图纸混合存放，以免施工用错图纸而造成不必要的经济损失。
施工图纸是项目施工的依据，所以要妥善保管，更要做好保密工作，未经授权不得流转给第三方，无论是纸质版还是电子版本。资料室一般至少要留2份完整的图纸，项目后期竣工验收结算时候费控部是以此作为结算依据的。
施工图纸的存档一般按照先专业再单元，有的项目也可以按照先单元再专业，主要看各个项目工程特点，竣工图的归档整理是在项目后期做交工资料时候设计出图才发到现场的，要求加盖竣工图章。竣工图归档整理有专门的要求，首先需要监理相关人员审核签字，有的项目归档时要求装订，有的不需要装订，所以不同的要求竣工图折叠的方法都不一样，要仔细阅读业主的有关规定。
竣工图组卷移交工作要仔细研读施工合同，由控制部门牵头进行合同交底，划分工作范围，一般是谁设计谁组卷，但是也不排除在合同中规定由施工单位组卷的特殊情形，所以不能单靠经验开展工作，以免后期合同纠纷。
设计变更单是附属于图纸的一个分支，是施工图的修改和补充文件，也是工程结算的依据，所以设计变更单也要分类归档，一般按照专业归档、建立分发台账并做好记录。
3工程资料管理常见问题
部分档案资料管理人员对档案资料的归纳与整理不够重视，同时建筑工程施工单位的监管力度不够，加之施工企业的管理水平不同，导致了在建筑工程竣工后，工程档案资料不够完整，或是还没有形成。这样不仅延误了建筑工程档案的递交，也无法很好的反
应建筑工程的施工质量。
工程资料的丢失是资料管理工作中较为常见的问题。多数企业在工程竣工后，认为项目已经完成，资料归档则无关紧要，因此存在普遍缺失工程主体资料及工程物资资料等现象，这样不仅影响了工程进度与质量，延缓了竣工工程的验收工作，也对企业的声誉与发展造成了一定的影响。
各施工单位水平良莠不齐，多数施工单位没有完善的档案管理机制，因此档案机制不健全，是建筑工程资料收集与整理面临的突出问题，这就使得建筑工程资料的收集与整理难以保证与工程施工建设同步进行，也可能造成了有关建筑档案资料严重缺失，也在一定程度上影响制约了建筑施工档案资料管理工作的深入有序推进，更为严重的是也必然影响了建筑工程的施工建设及进度。
建筑工程是一个系统工程，一项工程往往包含多个子工程，有些子工程又可以细分为多个子工程。但是目前一个管理员往往需要管理多个子工程的档案,管理人员的工作任务十分繁重，质量上可能会打折扣。
4工程资料管理问题改进措施
加强工程相关负责人对工程资料管理的重视程度，是完善工程资料管理的基本前提。工程相关负责人必须意识到工程资料管理的重要性，明白工程资料管理的意义，才能认真进行工程资料管理工作。在工程开工前，施工单位就应该加大对相关负责人关于工程资料管理的力度，通过专门培训、集中教育和个别指导的方式以达到有效的效果。同时，组织建筑施工单位档案管理人员认真学习档案管理方面的专业知识，使其了解建筑工程档案管理的必要性，提高他们的工程资料管理思想及意识，为提高建筑工程的质量，提升企业形象夯实基础。
工程资料审核不仅仅是工程资料管理员一个人的事情，对分包单位或者施工队上报的施工技术资料，从项目经理到项目总工及专业工程师到资料员都应严格把关，所提供的资料不符合要求的，不予结算工程款（包括对供货单位），这样加大对工程档案管理工作的重视对整个项目工程的顺利完工有至关重要的作用。
完善工程资料管理制度，工程资料管理不仅是一个不断完善工程资料的过程，也是对建立健全工程资料管理制度，让工程资料发挥应有的效果的过程。所以企业要制定详细的工程资料收集与记录的流程，制定具体的工程资料借阅使用办法，详细制定工程资料管理部门的工作内容与职责规范。
工程资料整理完毕并存放后，并不代表工作完成不再反动。往往在工程施工过程中，由于种种问题也需要进行相应的查阅工程资料，或者调取使用相关的工程资料，这时资料管理人员应该认真记录工程资料的存放位置或去向，做好资料收集，认真追踪工程资料的去向，并及时索回工程资料，这一工作对于工程资料的管理具有非常重要的意义，能够从根本上避免相关工程资料的流失问题。
另外工程资料管理人员应对工程及相关知识和法律法规有一定的了解。逐步完善对工程资料的收集和整理。定期检查工程资料的完整性。做好资料的保密工作，防止资料流失。
结论
工程资料管理是一个漫长而又琐碎的过程，工程资料管理人员必须明白这项工作对工程及企业的重要性，它真实的记录了工程整个过程的情况，通过对相关资料的收集、整理及归档所形成的竣工资料也为同类型的工程建设起到了很好的借鉴作用。所以作为一名工程资料管理人员，必须认真负责细致的完成这项工作。工程项目资料管理工作要注重工程过程管理，贯彻与工程建设同步开始、同步进行、同步验收的要求。工程项目资料管理是工程建设管理的有机组成部分。各单位应把工程项目资料管理工作纳入工程基建目标管理程序及工作计划，纳入工程质量保证体系，纳入有关部门技术人员的职责范围、工作规范或岗位经济责任制，并有相应的检查、控制及考核措施。只有通过所有参与工程项目管理工作人员的一起努力，才能做好工程资料管理工作。