杜彦蓉
华润电力投资有限公司华北分公司，北京 102308
摘要：近年来，随着我国改革创新的逐步推进，每个人都更加重视企业的档案管理，并认为它属于关键内容。此外，各种优秀的关键技术合理地加速了我国医疗行业的发展趋势，并提高了企业在当前相关工作中的相关标准。随后是对相关档案和相关材料的改进。文章从新时代企业档案管理的必要性入手，然后分析了新时代企业档案管理中存在的问题，最后总结了新时代企业档案管理中的新思路。
关键词：档案数字化管理；现状；对策
引言
档案在各种信息资源中是最重要的信息资源，蕴藏着各种信息和知识。在传统档案库中，档案信息以纸质的形式来进行存储，想要准确而迅速地找出自己所需要的档案，既费时又费力，而数字化档案的管理打破了传统的档案管理模式和方法，能提高各类档案信息管理工作的质量和效率，促进资源共享和提供利用。
1 在互联网大数据条件下构建档案智能管理系统的重要性
1.1 促进对档案信息管理概念的改变
在传统的企业信息管理中，企业的例行和辅助业务流程是消极且可忽略的，因此很容易被忽略。在这种情况下，企业数据的信息内容无法得到充分利用。它应该具有的效果。另外，企业信息传统信息管理的关键是开发纸质档案的管理方法，可以根据该环节收集和收集该环节中企业运营发展趋势的全过程所产生的数据和信息，适当的融合认为管理。但是，在当今的Internet时代，由于企业运营发展趋势的整个过程而导致数据和信息方面的许多改进。传统的档案信息化管理完全不能满足档案信息化管理的要求。必须与时俱进，在管理工作中引入更多优秀的管理方法和技术。企业档案管理部门应当弘扬和改变传统管理方式的观念，将档案信息内容作为关键信息资源，突出客户管理中心的影响力，树立档案信息管理的核心理念，为客户提供可以展示人性化的服务，以改善企业的产品或服务。
1.2 丰富多彩的档案信息管理职责
在信息管理的互联网时代，数据信息的巨大改进已经向企业的档案管理部门展示了各种资源。在这种情况下，企业的数据和信息档案管理组织和部门要承担工作职责。发生了某些变化，这改善了他工作职责的原始限制。就企业信息管理部门而言，其档案和数据资源不仅包括图书馆的资源，而且还与其他部门共享资源，从而摆脱了企业自身档案和数据资源的局限性，并呈现出丰富的信息资源。供信息内容用户使用的信息。多彩合理的档案资源，确保信息内容的合理化。大量的档案信息资源可以作为企业信息管理工作中数据信息内容的支撑点，保证其管理方法和内容的多样性，满足信息内容数据信息用户的具体要求。除了丰富多样的档案信息管理内容外，档案信息管理方法在很多方面都是完善的。
2 数字化档案管理创新中的一些问题
中国的数字化档案管理起步比较晚,档案管理系统不够完善,还存在一些问题。
2.1 数字化档案影响长期保存的不安全因素
数字化档案具有操作简便、快速查找、节省空间等优点。但在利用安全等方面,可以对数字档案的原始信息进行更改,使数字档案的原始文件有可能不够真实。数字化档案管理系统应该是由大量的档案管理人才和数字化档案管理人才构成的,而当前在数字化档案管理工作中,档案专业人才缺乏，数字化档案管理工作不够完善,培养人才的能力不足,因此产生了数字化档案发展缓慢、专业知识能力不足、数字化意识比较薄弱等一些问题。
2.2 档案管理设备老旧，无法应对时代需求
在档案管理部门，用于管理工作配备的设备不够先进，管理工作人员始终采用纸质记录的方式，这种方式很容易出现缺失，导致档案丢失后无法找到线索，对档案工作造成了无法弥补的损失。
除此之外，档案管理对于环境的要求也很高，陈旧的设备、不适合的环境都无法适应日渐增多的档案管理需求。
2.3 网络事件使档案管理具有一定风险
如果没有经过专业程序人员的重重保护，机密文件很有可能被盗或者被恶意损坏，即使安装上了防火墙，也需要有人定时看管，以应对突发状况的来临。
3 如何开展企业档案数字化管理
3.1 健全档案管理制度
档案数字化管理是国家鼓励和支持的档案管理方法，档案管理部门要建立健全档案安全工作机制，完善档案管理制度。结合企业的自身状况，符合当前档案数字化发展的趋势，新建一套档案管理制度，例如，档案安全保密制度、档案信息系统管理制度、电子档案管理规范等。有健全管理制度的保障，档案数字化工作才能稳步推进，向着程序化、流程化、规范化的方向前行。
3.2 整合相应配套资源
（1）确保档案的准确性。前期的整理检查工作是保证档案准确性的基础，需要依次核对纸质档案的内容、页码、顺序、目录。档案数字化后的数据质量、图像质量检查也很重要，数据、图像要清晰，内容要连续。后期要对数据联接进行检查，避免链接错误的发生。（2）完善软硬件设施。档案数字化建设良性开展的前提是配套的软硬件设施，软硬件设施的兼容性、稳定性、可操作性对于档案数字化建设至关重要。配套的软硬件设施能有效提升办公效率，保证档案工作中保管、统计、利用、保密等工作的有序进行。（3）持续开展档案数字化。实现档案数字化是一个长期的过程，企业存在的时间越长档案就会越多，再加上分类标准的不断改进，这些问题都会延长档案数字化工作时间。另外，每年新形成的档案也需要进行档案数字化，档案数字化工作是一个需要长期持续进行的工作。
3.3 建立安全网络环境
（1）档案数字化存储方式。传统的存储方式有很多，如：计算机存储、光盘存储、服务器磁盘阵列存储，还有目前较为热门的云端存储。电子档案对存储方式的要求较为特殊，既要保证调取查询的准确性与快速性，又要保证涉密级别的安全性与稳定性。因此，选用传统的光盘和计算机等简单的存储方式就不是很理想。云端存储虽然方便快捷，但电子档案的安全性又会受到影响。因此，建立一个独立的存储机房，利用服务器及磁盘阵列存储的方式目前还是最优之选。利用磁盘阵列的RAID（数据冗余技术）能保证本地数据的备份安全，同时机房还有UPS不间断电源，可以确保服务器、磁盘阵列等硬件在断电时受到保护。另外，还可以采取多种存档方式共存。例如，异地备份、容灾备份等措施，能确保电子档案的存储安全。（2）网络环境及数据传输。可开放档案的查阅和利用需要通过互联网访问和数据传输，将电子档案的存储设置在一个独立的网络环境中显然不能满足现阶段档案的利用要求，所以建立一个安全的网络环境非常重要。我们可以通过网络防火墙、网闸、智能网关、网络防毒墙等网络安全设备将档案存储环境与外界网络环境既有效隔离又做到安全链接。（3）提升抵抗风险的能力。针对有可能出现的不同风险，进行评级并逐一制定应对措施，提升风险预警能力，通过一些手段可以有效避免风险的产生。对于不可避免的风险，制定应急响应预案，有计划地进行预案演练，能将不可预知的风险损失降至最低。另外，要加强工作中的监管力度，提升档案人员的应急处置能力，保障电子档案的稳定与安全。
4 结语
一般而言，整合当前的方法，顺应发展趋势，探索企业的档案管理，创新企业的档案管理工作，加强对优秀信息技术的利用，完成档案管理的高效率和高水平。企业应联系实际情况，分析自身发展趋势，完善相关规章制度，做好部门人员合作，注重档案保管，引进优秀技术。为此，应该提高档案信息和信息内容的利用率，并且企业的发展趋势促进了企业的发展。
参考文献：
[1]卢芳.新形势下企业档案管理工作新思路探究[J].办公室业务,2019,15(17):105+107.
[2]杨世忠，姜红霞.新形势下企业档案管理工作的新思路探究[J].中外企业家,2019,10(11):118-119.