段延成
（淄博市国土资源保障中心 255000）
摘要：档案馆也调整发展视角，加大信息化建设力度，建设与时俱进，努力推动中国档案事业的发展。同时，要重视发展中存在的问题，加以解决，促进档案信息化水平的提高。
关键词：档案信息化建设现状；问题；对策
引言：
信息技术的发展将现代社会推向了信息时代。在信息时代背景下，传统档案工作引入了信息技术，提高档案管理效率，是全社会共同关心的问题。现阶段，档案电算化建设还存在一些问题，需要采取合理的策略加以解决。
一．档案信息化的概念
档案信息化，是指将人事档案、学生档案、患者档案移交管理部门进行统一管理和管理。修改和管理档案信息，加快实物和电子档案现代化方便档案管理人员管理档案，档案管理过程需要利用尖端技术不断更新档案管理系统，更好地为人民服务。
二．档案特点
全国国土资源档案馆的特点如下。全国国土资源档案馆按标准分为不同类型，以建设用地文件为例，土地申请、征地协议等数据属于文件类，土地利用位置、平面图等数据属于科技类。在国土资源管理中，档案是通过连续的、周期性的、长期的组织积累形成的。环境和人类活动的影响改变了土地和矿产的数量和所有权，需要动态管理档案。全国国土资源档案馆涉及面广，部分档案涉及国家利益和安全，保障档案安全是管理人员的首要责任。
三．档案信息化建设的现状
1.各地高度重视档案信息化建设
近年来，各地档案管理部门继续为档案信息化建设做准备，通过建立目录数据库大大提高了归档操作的效率。
2.中国档案信息环境有了较大改善
随着科技水平的提高和计算机化水平的提高，中国档案馆计算机化的硬件环境和软件环境得到了显着改善，并在国家档案馆建立了局域网。
四．档案信息化发展的必要性
1.文件信息安全的必要性
档案信息管理主要以计算机技术和网络技术为支撑，改变了传统的纸质重要信息传递方式。档案信息以电子文件的形式存储在您的计算机上，可以提供全面的管理信息，有效防止信息丢失。归档信息，提高归档资源利用率。
2.需要提高处理文件的效率
更新传统的纸质信息，消除和减少员工的工作量。帮助管理者花更多的时间拓展知识，提高员工的业务水平。
五．档案信息建设问题
保障档案信息化工程具体实施的基础和先决条件。档案信息化标准体系应完整、全面，但应符合有关规定，符合档案信息化运作的实际情况。负责开发和部署档案信息系统的技术公司经常要求档案部门提供具体的业务要求。如果档案部门没有提供具体的格式要求、提交程序、命名约定等，档案部门很可能：走向最终档案信息化系统和平台难以满足监管要求。三是部分档案部门在实际工作过程中没有明确职责。在档案信息化建设中，有的档案部门立志成为“甩手掌柜”，因为认为只需支付人工成本，而有的部门则因为是科技公司的工作，开发建设困难重重。最后，现阶段中国缺乏专业的档案和信息建设人力。尤其是一些基层档案人员非常稀缺，专职档案人员不够，每天要处理大量的日常工作，难以节省更多的精力来促进转型。归档信息是由于归档操作缺乏升级和强度分配而产生的。
六．加强档案信息化管理措施
1.优化基层服务提升国土资源服务档案利用率
国土资源档案管理要服从于基层国土资源管理，以地方经济发展为档案管理的出发点和归宿，体现土地档案管理的价值。强化土地档案业务服务意识，从实际出发，充分发挥土地资源管理优势，有效提高土地档案利用率，将土地资源档案存储在服务中，为决策提供信息积极发挥领导作用，为基层群众提供优质服务提供参考依据。同时，要在使用过程中实行规范的转借制度，设立登记账户，防止因不借或归还造成档案丢失。
2.档案信息化建设应当建立档案信息化管理制度，建立安全保密制度
建立安全保密制度。档案信息化建设的一个重要问题是安全。电子文件信息是以数据形式存储在数据库中的文件信息，如果存在安全问题，可能会损坏大量数据。因此，在构建文件信息的过程中，要加强安全意识，注意存放文件数据的存储盘，正确操作计算机，采取有效措施防止黑客、病毒入侵。
3.加强档案信息管理，必须合理有效地利用资源
管理档案信息的优势之一是提高档案资源的有效利用。但是在资源的使用中应该注意以下问题： （一）软硬件设施一体化设备。统一的设备也是软硬件设备它是网络部署开始前所必需的，在支持一些网络技术以及帮助提高信息资源利用率方面起着重要的作用，而且准备工作很少。 （二）规范相关管理机制；与传统的文件管理相比，在文件信息管理的实施上还应完善相关的管理机制，无规则，对文件管理的约束和文件资源使用者的规范都非常重要。(三)资源完整性。建立档案资源信息系统，仍然需要一部分人力，人力的疏忽在所难免。
4.依法依规建立档案信息标准和制度
档案电算化建设引起了国家有关部门的重视，相关法律法规正在逐步完善。在信息技术飞速发展的今天，文件载体也在多样化。企业应根据国家有关法律法规制定相关标准和制度，结合实际，建立健全档案管理制度。一是制定标准和方法，规范电子文档的识别、原始属性的确认、电子文档的形成、存储和使用。二是加强档案信息化发展体系建设。随着电子档案和电子档案的出现，将及时形成相应的标准和监管体系，修订档案信息管理标准和格式，实现档案信息管理体系和理论照明。完善和保护档案信息，加强化工行业建设。三是加强建立科学的档案管理激励和威慑体系，确保档案及相关系统信息化，推进档案工作制度化、程序化、规范化。
5.专注打造数字化服务平台
各部门根据自己的内容、流程和工作类别，搭建数字平台。让员工快速完成档案的采集、录入、提取、整理，支持档案信息的业务处理。提前设计好数据存储格式，以不同方式批量导入数据、纸质资料和文本。每个部门都有自己的职责，并定期报告和更新。对于日常归档信息，要强调功能的使用，方便各种资料的检索，做好编目、索引、查询、检索工作。同时，物理文件必须更智能地匹配电子信息，而不是浪费时间和精力进行搜索。
6.培养复合型人才，加强素质教育
档案管理人员的综合素质非常重要，还必须掌握计算机技能，推动信息化。扎实的知识基础将作为档案管理的垫脚石，加强档案专家的培养力度，不断更新知识。此外，档案管理不再是简单的人文教育，也不是写作的领域，偏题型人才无法为信息化建设做出贡献。计算机技术是建立档案和信息化的关键，在培养人力资源时应加强这方面的培训。定期培训、举办研讨会、标准化相关流程、改进业务功能，并为档案安全添加一层保护。另外，档案管理工作真的很枯燥，档案管理人员必须要有较高的素质，在繁琐的工作中寻找乐趣，培养创新意识，提高安全意识。
结束语：
档案馆正在逐步实现信息化管理，然而，互联网的各种影响给档案信息管理带来了许多问题。档案工作人员必须充分了解档案信息管理的安全问题和好处，才能采取正确的对策。
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