王正刚
中共黑龙江北大荒农垦集团建设农场有限公司 黑龙江 北安 164035
摘要：在社会不断进步、科技不断发展的同时，对企业档案管理全面性、便捷性、准确性等提出了更高的要求，为了使企业档案管理工作拥有更高的质量和效率，保证企业平稳发展，企业必须转变档案管理思路，提升档案管理信息化建设速度，保证企业健康发展。在新形势下，提升企业档案管理信息化程度是企业优化档案管理工作的重要途径，也是企业可持续发展的必然要求。
关键词：新形势；企业档案管理；信息化建设
1档案管理信息化的优势
首先，能够使查阅档案变得更加便捷，从而使档案管理的效率得到进一步提高，降低经营成本，实现网络共享性是档案管理信息化最显而易见的优势。档案管理信息化能够通过各种技术手段将传统的档案资料转变为信息化档案资料，从而完成档案管理数据库的建立，使档案保存与管理变得更加规范，并且将其融入企业局域网建设，结合现阶段的先进办公系统，建立文档一体化授权查阅机制和管理体系，能够使企业中拥有相关权限的员工自主地在档案管理系统中完成档案资料的查阅，简化工作流程，避免企业财力、物力、人力资源浪费现象出现。档案管理使用一体化的目标，实现高度资源共享，强化企业内部的交流，提升企业各部门的团队合作能力，可使企业拥有更高的经营管理效率。
其次，实现档案管理信息化能够使档案损坏、遗失的情况得到改善，从而保证档案更加完整。档案管理信息化建设工作具有很强的综合性，配合科学的办公软件，能够对企业网络办公中产生的各种信息资源进行更高效的保存与整理，从而在办公的过程中完成大量电子档案信息的收集、存档工作，并且能够与资料的特性相结合，保留其修改审批流程，从而使企业档案资料更加完整，也可以由各部门完成自身档案资料的收集与上传，最后再由档案管理部门统一管理档案资料。
2企业档案管理信息化建设优化措施
2.1建立档案信息化管理系统
企业在档案管理信息化建设过程中，需要重点加强档案信息化管理系统，具体主要包括两方面内容：其一，提高档案管理效率：在档案管理过程中，档案信息化管理成为提高其管理的重要保障。企业要根据档案管理的需要，结合企业当前具体实际情况，深入分析具体业务流程，结合企业的行业特点，要有针对性地设计档案信息管理系统，将相关档案信息纳入档案信息管理系统当中，实现档案的信息化管理目标。其二，完善文件信息管理系统：实现藏纸质档案信息化，通过扫描、影像等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化档案，建立电子档案管理系统。针对当前这个系统而言，能够兼容不同文件格式的存在，兼容企业使用的各类软件。通过当前管理信息化建设，有助于提高企业档案管理水平，使得档案管理效率得到提升，促进企业的长足发展。
2.2完善档案信息化管理安全管控
随着信息技术的快速发展，先进的信息技术促进了各行各业的信息化建设，实现了管理方面的网络化与数字化。但信息化也逐渐暴露出一定的漏洞，对于企业的信息安全造成威胁。众所周知，企业档案涉及到诸多企业商业机密以及商业信息，要想保证信息的安全，避免商业机密外泄，则需要注重完善档案信息化管理安全管控，在当前这个过程当中，企业除了要注重完善相关管理制度以外，还需要注重发挥出信息技术的优势，采取信息化的管控手段。企业管理者必须高度重视信息化建设安全工作，建立健全网络安全理制度，加大信息化建设的投入，加强网络安全技术防范措施，采取切实可行的安全措施，确保档案信息数据的安全。另外，在网络信息化时代，网络可以实现多点互联，但是网络也存在一定的风险，由于网络空间中存在大量的病毒、黑客等，档案信息关系到个人的隐私，因此在实施档案的信息化建设时要做好安全管理，一方面避免电子档案信息被黑客盗取，另一方面避免档案在管理的过程中出现数据损坏或者流失的问题，及时修复和还原档案的数据信息。
但是一些病毒在对档案管理信息系统进行攻击时会造成档案信息数据的破坏或者丢失，并且在档案没有备份的情况下容易流失，在流失或者损坏以后通常也难以修复和还原，因此需要档案管理部门针对信息管理系统进行升级和完善，从而增强档案信息系统管理的安全性与可靠性。
2.3建立档案信息化管理的安全体系
档案管理不同于其他管理工作，往往有着一定的特殊性与保密性特征，尤其其自身的性质所限制和影响，要求企业档案管理信息化建设，以此来满足档案管理工作的开展需要，这就要建立超强的安全保障体系，具体主要包括：
硬件设施安全保障：企业在实际经营管理中，要意识到档案管理的重要性，在档案管理信息建设过程中，必须确保档案管理信息系统的环境安全、线路安全和设备安全。一旦出现不可预知的问题时，能够对档案信息进行很好地保护，避免信息丢失对企业造成较大的损失。
网络安全保障：网络具有开放性的特点，在企业档案管理中发挥着重要的作用，但也存在较大的威胁，一旦黑客、木马等病毒对系统进行攻击，将会造成企业档案信息被窃取的风险，严重威胁着档案信息的安全性。鉴于当前这种情况下，企业可注重防火墙技术的应用，通过该技术部署内外网安全策略，定期对文件等进行扫描。
2.4加大对计算机信息化建设的投入力度
企业必须要加强各项资源的有效投入，进行资源科学合理配置，例如购买相关设备有助于促进企业计算机信息化可持续发展。可以购买大量与企业工作密切关系的先进信息设备，有助于营造良好的信息化建设氛围。另外，人才对于企业信息化建设的重要性是不言而喻的，人才的素质会直接影响到企业信息化建设的水平。企业想要开展信息化建设，就必须要努力提高人才的专业素养，培养一些具备专业信息技术的人才，能够熟练应用各种先进的信息化设备和信息系统开展工作，以此来保证信息化建设的有效开展。企业还可以从当前的员工中选择出一些具有潜能和资质的人员进行培养，使其掌握信息化知识和相关的专业技能，并将其安排到合适的岗位上，这也能够发挥出其作用，对企业信息化建设的开展也有着积极作用。增强档案管理人员的素质水平。企业在招聘档案管理人员时应尽可能地选用那些专业的档案管理人员，并为其提供可靠的福利待遇机制，使其能够更好地为企业的发展提供优质的服务。
2.5将档案信息化与传统方式联合起来
档案的信息化建设过程中，传统档案的保存方式也具备一定的优势，因此不能完全否定传统档案的重要性，比如消费者在购置房产时通常会拥有一份纸质的房产证明文件，这种文件非常重要，纸质文件是需要长期保存的，因此对于类似的文件则需要采用纸质保存的方式。在进行档案管理时，可以采用数字化档案与纸质档案并重的方式，既要实现档案管理的信息化与数字化转型，同时也要保留传统的纸质档案，发挥纸质档案的优势。部分原始的纸质档案具备较高的历史价值与学术价值，因此需要档案管理人员加以重视，避免档案管理的片面化。
3结语
在企业档案管理的过程中，要结合国家有关部门对档案行政管理的要求以及有关信息社会的要求，有效管理、收集、保存档案的内容与信息，并将档案工作作为管理的依据，将档案管理学作为最新的理论指导，将档案资源作为企业管理的对象，增强企业档案的数字化水平，推动企业发展实现网络资源的共享，增强企业数字管理一体化的水平。
参考文献
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