赵妍慧
山东莘州投资集团有限公司 山东聊城 252400
摘要：良好的档案管理，是企业健康可持续发展的需要，是企业管理中越来越重要的一部分。在建筑工程行业中，档案管理更是建筑工程管理的凭证和依据。工程档案具有原始性及信息性，它记载着项目工程过程及成果、企业经营成效和发展研究资料，它可以支撑领导层决策、支撑项目展开、监控质量安全、维护企业合法权益、节约管理成本、展示企业形象。
关键词：档案管理；建筑工程
引言
我国国家档案局制定了严格的《归档文件整理规则》，详尽规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法，针对应作为文书档案保存的归档文件的整理，对各级单位和各类企业进行了规范性的指导。并在规则解析中引用加拿大国家档案馆前馆长阿瑟·道蒂（Arthur Doughty）的名言：在所有的国家财产中，档案是最为珍贵的。它们是一代人留给另一代人的礼物，我们对它们的爱护程度标志着我们的文明程度。
但是在建筑工程中，许多人认为档案管理工作并不能直接给公司带来效益，对档案管理工作认识不清、不重视，对档案管理工作缺乏有效管理手段和档案保密意识。特别是档案交接中，由于归档工作不到位导致档案资料损毁、缺失，严重影响工程的验收与结算，最终影响工程的整体进度和企业的经济效益。
一、在建筑工程中，档案管理工作主要存在以下问题：
（一）在意识形态上，对档案管理工作未形成正确的认识
建筑工程资料填写不完整、不规范，不积极将工程资料档案送档管理；未建立档案管理制度，档案管理工作无章可循；现有的档案管理者队伍整体水平较低，档案管理者不主动收集、整理，不按规范保管档案，工作不严谨。
（二）在制度规范上，档案管理制度不一，监管困难
就大多数的公司及部门来说，还没有成文的档案管理制度，档案管理权利义务不明确，档案工作中没有统一的规范和模板，在实际档案管理工作，档案管理工作无章可循、无权可用，档案管理工作难以对接。
（三）在设岗用人上，不设专人专岗，责任人更换频繁
由于对档案管理工作缺乏足够的认识，许多公司部门在机构岗位设置时，不设置或指派学历不高、能力不强的员工负责管理档案，并且对档案管理人员不予与工作要求、不进行任何培训。甚至，在有些公司部门，对档案管理工作岗位不设专人转岗，档案管理负责人往往身兼多职，且更换频繁。这就造成档案管理者往往综合素质不高、工作能力低下、工作主动性不高，使得档案工作效率低下，难以对档案进行良好的管理。
二、针对以上档案管理现状，应采取的对策
（一）从思想上重视档案管理工作
只有充分重视档案管理工作，从能激发档案管理各个环节参与者的责任感和主动性，才能推动档案工作的规范有序展开。
（二）推广档案管理规范，建立档案管理制度
无规矩不成方圆。只有建立行之有效的档案管理制度，使各环节有章可循、有权可用，才能保证档案管理的各个流程有序进行。
（三）设置档案管理专人转岗，明确责任人权利义务，注重岗位培养
档案管理者对档案管理工作起主动性作用，档案管理者的综合素养和专业水平直接影响档案管理工作的成败。要注重档案管理者的选拔与培养，专人专岗的设置更加有利于档案管理者发挥积极主动性和主人翁责任感。
三、如何规范有序地开展档案管理
建筑工程中的档案管理，应根据建筑工程工作的进展和需要，规范有序地展开。这就要求档案管理者在有效归档、日常保管和档案应用三方面入手，以准确和高效为管理原则，以原始资料为主，充分利用好电子档案，对档案进行良好地管理。
（一）有效归档：明确归档的范围、时间、责任，并对档案资料进行审核。
根据公司档案管理的整体要求和工程资料管理需要，积极与各相关部门（投融资、企划、工程、财审、造价等）沟通、确认工程资料归档范围及归档时间，并确定最适合的归档责任人（一般为档案资料制作人）；归档工作在指定时间或特定项目结束后，与归档责任人确认是否为归档范围的资料，同时确认档案资料的真实性、完整性和合法性；如遇不合格或有缺失的归档，要及时与责任人沟通，对资料进行收回或补充。
（二）日常保管：设置适宜的档案设施条件，实施有序的借阅流程和定期清点、修补档案资料文件。
对档案日常保管，要统一整理编目，按规则分类分级保管。对于纸质的原始档案，要配置适宜的档案室进行整洁有序的保管，实施严谨有序的借阅流程，尽可能减少自然原因和人为原因损毁和遗失的可能性；对于电子档案资料的保管，要保障保管的硬件设施良好，不在不安全的设施条件下使用和减少不必要的使用，减小电子资料损毁和误删的可能；无论是纸质档案，还是电子档案，在日常借阅和定期修补时要严格按照规范流程操作使用，保障档案使用的安全性和档案资料的保密性。此外，根据相关法规和公司需要，达到保管期限的档案资料，应按规定组织专门的鉴定小组鉴定，严格按审批执行销毁程序。
（三）档案应用：提供高效、合理、安全的档案服务，执行严格的借出签批程序。
快捷的档案检索和高效的档案应用能够更好地为建筑工程服务，能够激发工程资料负责任人提供真实、完整档案资料的积极主动性，从而推进归档的有效性。因此，档案管理者能否高效提供档案服务可以说是档案管理工作成败的关键。在保障合理和安全的使用前提下，为能高效快捷的检索使用档案资料，档案应用流程设计至关重要。一般情况下，档案的使用类型包括档案室摘抄、档案复印或扫描和借出原件三种。无论那种类型的应用，为保障档案的安全性和保密性，在保障高效查阅的同时，流程要严格控制查阅、使用范围，并对档案借出（特别是唯一原件）设计严格的签字审批流程，并要求档案管理者和档案使用者严格执行。
结论：
档案管理在建筑工程中是不可或缺的重要一项工作。就现今档案管理工作来说，还需要我们从意识上、制度上和用人上加以改善和努力。而且，为档案管理工作的规范有序开展，需要管理者不断提高综合业务素养和档案管理能力，并不断加强部门间沟通协作和对档案的责任心，在管理工作上严谨细致，对管理流程的严格把控和规范有序执行。以此，在建筑工程中，通过规范有序的档案管理，减少不必要的损失，提高企业公司的软实力和形象力，为企业创造更高的经济效益。
参考文献：
[1]事由. 归档文件整理规则[J]. 档案与社会，2016(4):6-9.
[2]赵彦芳.基于城市记忆工程的档案工作研究——以广州为例[D]：（硕士学位论文）.中山大学，2009.
[3]龙建强. 新版《归档文件整理规则》修订内容浅析[J]. 机电兵船档案, 2016, 000(001):44-45.
[4]刘冀平，龚丽.浅谈企业档案管理安全风险防控与措施[J].机电兵船档案，2019（01）：87-89.
[5]黄士强.浅谈档案管理中的电子档案管理.浙江档案.科学与技术,2019(18).