马艳霞
天津市水利工程有限公司 天津市河西区 300222
摘要：在水利工程竣工验收中，档案的归纳和管理具有十分重要的作用和意义。这些文件是工程施工过程的记录，也是经验的积累。它们全面反映了水利工程建设的详细情况，对工程质量评价、工程竣工后的管理与维护、新建工程的准备工作具有重要的利用价值。本文主要分析了档案管理中存在的问题，并提出了有效的优化措施，以提高档案管理的效率和水平。
关键词：水利工程；档案管理；管理制度
1水利工程竣工验收中档案管理存在的问题
1.1文件信息不规范
档案管理的质量水平很大程度上取决于档案信息的规范程度，信息内容的不规范将导致后续工作的困难。通过对文件内容的了解，发现资料中还存在一些问题，如格式不规范、记录信息不全面，甚至缺乏相关程序和签字等。这部分数据的缺失是非标准文档信息的体现。而此类问题导致文件不符合相关要求，无法按期完成工程验收，严重阻碍了工程进度，对水利工程的可持续稳定发展构成了威胁。
1.2文件归档不齐全
文件管理除了对文件的规范性要求外，对文件的完整性也有一定的要求。文件的完整性能够反映项目的整体情况，尽可能保证其全面性和准确性。目前，管理工作面临着前期文件缺失、原项目流失、相关审批文件缺失等多种问题。在实际施工过程中，设计方案可能会发生变化，这部分的信息记录需要及时更新。在收集信息的过程中，我们可能会面临及时性的问题，因此信息缺乏准确性。文件的借阅也导致了文件的丢失，管理制度的不完善大大降低了文件的完整性，影响了项目的发展。
1.3文件整编不规范
在对文件信息的整理和分析方面也有一定的不足，文件的分类不够详细、界定标准不够明确，后续工作实施的难度将得到进一步的提升。在实际工作中，管理人员没有根据文件的资料内容进行详细的分类，排放顺序也没有规律，并且没有编写相应的资料目录，对项目名称的编写没有规范性。就像一本没有分章节、没有目录摘要、没有正确排序的书，严重阻碍了后续工作的有序进行，进一步阻碍了水利工程的发展。
2造成管理工作存在问题的原因
2.1缺乏对档案管理工作的重视
作为一项涉及领域广、专业性强且工作量较大的工作，水利工程档案管理在实际工作过程中逐渐凸显出工程各参与方档案管理意识淡薄，工程承包方、发包方以及监理方往往未能配置专职档案管理工作人员等问题。实际管理工作中，承包人往往对工程建设过程的档案管理工作敷衍应付，而发包人也未能够依据档案管理制度规章督促施工方对施工信息进行归档管理。同时，监理单位常常忽视针对工程内业档案管理工作的监督，而只重视项目工程外业监管。因此，工程各参与方档案管理意识的淡薄。没有严格按照规定及时收集水利资料，并对水利工程档案进行整理和移交，往往等到突击检查或竣工验收才临时安排人员整理水利档案，容易造成水利工程档案管理的不规范或重要档案的缺失
2.2管理体系的不完善
管理体系是管理工作有序开展的重要基础，不完善的管理体系是导致档案管理工作效果不理想的根本原因。管理体系的不完善包括了结构不合理、资源分配不合理、责任划分不明确、设备管理不到位、监管工作不到位等方面。比如，相关信息的储存设备没有定时进行维护和升级，各方面性能不断降低。由于缺少责任的明确划分，出现工作内容混乱、管理环节缺失等情况。监管工作也是管理制度的关键之一，监管工作主要负责对相关人员进行监督管理和工作结果的验收，对工作质量做出评估，监管工作不到位导致管理工作失去可控性。实际项目中不但缺乏完善的管理体系，同时缺少足够的执行力，执行力决定了管理体系的实际效果，一旦执行力下降，再完善管理体系也得不到价值的充分体现。
2.3档案管理人员水平有待提高
一般来说，水利工作系统内专业的档案管理人员较少，尤其是一些基层单位受于编制的限制，负责档案管理的人员多从其他部门抽调或同时兼任两个岗位的工作。
3水利工程竣工验收中档案管理工作的优化措施
3.1强化管理意识，树立正确的管理观念
管理意识作为管理工作的基本前提，对于管理工作的影响是毋庸置疑的，因此需要对管理意识进行强化，为发挥管理工作的最大化作用奠定基础。可以从以下三个方面强化管理观念：（1）将管理工作作为一项完整的、系统的工作展开实施，确保每一个阶段、每一个细节的工作质量，落实每一项工作的开展；（2）使管理工作的进展与施工进展达到一致，即在实际工程施工的同时进行档案的管理，避免发生信息的遗失和混乱，有利于对档案按照时间顺序进行排序，为后续工作奠定基础；（3）统一强化相关人员的管理意识，使各部门之间的沟通保持在同一个高度和频率，提高沟通的效率和配合的默契，从上而下、从里到外地树立正确的管理观念。
3.2建立完善的管理制度，构建健全的管理体系
健全的管理体系是管理工作高效开展的坚实保障，针对现存管理体系中的问题，有以下三种方式可以进行针对性的解决：（1）对每一个工作人员的岗位职责进行明确的划分，确保责任的落实，从而使因责任划分混乱而发生的一系列问题得到有效控制；（2）建立档案管理部门针对管理工作进行统一管理，合理地对团队结构和人员结构进行设计，结合实际情况进行人员的分配，使得管理工作的质量水平达到相对统一，能够更好地对此进行管理和把控；（3）对相关工作的质量水平进行统一规范，对工作细节和要求进行详细规定，并结合工程特点不断优化管理制度。
3.3确保管理工作的有效落实，提升管理工作的效果
首先，提高档案管理效果必须从工程建设的初期就开始实施，随着工程建设的进展，及时收集整理资料，确保资料的及时性，提高档案的综合性，对施工全过程中的各种资料进行管理，检查资料的完整性和准确性，在工程竣工验收过程中及时完成档案管理，确保验收工作的顺利进行。二是落实档案监督，使有关单位和项目法人同时参与监督过程，明确职责分工，监督管理中信息的收集处理、整理归档，监督档案借阅管理，并对档案进行全方位的监督，以尽可能减少出现问题的概率，保证管理的效果。最后，在档案验收过程中，要规范验收标准，严格控制档案质量。按照验收标准，对档案进行全面审查，确保各类签字、手续、报告、图纸等文件的完整性，达到理想的管理效果。
3.4加强管理团队的建设，提高管理工作的水平
加强管理团队建设，就是要提高管理团队的技术水平和综合素质，从而提高团队的核心竞争力。管理工作复杂多样，导致培训难度大，无法为管理者提供具体的方案和技能。对此，我们要引进国际先进技术，结合这一特点对技术人才进行培养，主要通过理论知识与实际相结合的方式开展管理工作，培养相关人员的灵活运用能力，不拘泥于传统的管理方法，实行科学的档案管理。通过管理人员知识结构的更新和完善，队伍的管理能力和管理水平进一步提高，队伍整体建设提高了管理工作的整体水平。
4结语
提高水利工程档案管理水平，不仅是中国水利事业的健康，也是水利工程发展的基础。通过强化项目档案全员的管理意识，加强对档案管理工作的监督，提高档案管理人员的业务水平，构建档案管理长效工作机制等措施。在调查档案管理存在问题的基础上，分析问题产生的根源，提出科学合理的优化措施。加强管理意识，完善管理制度，落实管理工作，全面建设管理队伍，可以有效避免问题的发生，进一步提高档案管理水平，确保水利工程建设的可持续发展。
参考文献
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