程冠鹏
东明县民政局
摘要：随着信息技术的不断成熟，面对人工智能时代的到来，档案管理的发展将迎来新的契机。而在档案管理调查研究中发现，传统的档案管理工作中存在许多的问题。面对日益复杂以及个性化的社会需求，人工智能将会提高其应用性，切实地解决人們生产以及生活中亟待解决的问题。将这一技术主动积极地和档案管理结合，能够为我国这一行业的发展做出突出的贡献。
关键词：人工智能 档案管理 信息化 创新
近几年，信息技术以肉眼可见的速度发展，人们快速地进入了“互联网+”时代，在移动互联网、大数据以及物联网这些核心技术的影响下，我国档案管理也在不断地发展。
一、档案管理历程
档案管理工作主要经历了四个阶段：从启蒙到认识、起步到探索、建设到成长、发展与应用，这四个阶段反映了我国档案管理工作取得进步的艰辛与不易。
（一）档案管理运用人工智能的意义
在电子化、数字化档案系统中采用人工智能技术具有较高的应用价值。随着科学技术的发展，管理水平不断提高。实现了办公自动化、无纸化等多种办公模式。这些技术的应用改变了传统的档案管理模式，提高了管理效率。例如，电子文档通过办公自动化系统可以直接生成，智能地检索很容易在文件管理系统中找到。
（二）档案资源管理的有效提升
互联网技术和档案资源管理结合以来，虽然获得了快速的发展，但还有很大的提升空间。在档案管理中运用人工智能技术，实现了资源的精细收集和分类管理。尤其是核心技术的应用，例如管理模式识别和机器学习，大大提高了资源管理的效率。从文件资源分配的角度来看，人工智能技术可以根据预设表自动分类和组织各种类型的文档，还可以在档案数据库中组织档案。
二、档案管理目前存在的不足
（一）单一的现代管理模式
传统的档案管理观念影响了档案管理模式的形成。传统观念下的档案管理主要是信息的收集、中间整理、存储和备份、利用和查询。特别是在我国高等教育中，高校档案管理不仅起步晚，而且相关经验也十分缺乏，在全国绝大多数的院校中，依然以纸质档案为主来进行档案管理工作。虽然一些院校已经开始逐步进行改革，步入正轨，向实现信息化档案管理模式迈进，但是资料的收集整合依然面临很大困难，没有办法及时地、全面地收集数据信息，这就给档案管理工作增加了难度，限制了院校数字化档案管理模式的发展。
（二）管理人员缺乏专业知识
档案管理工作已经不再是我们过去所认知的，仅仅进行档案的整理、收集、分类以及归档就可以了。在信息化以及大数据应用越来越广泛的时代，档案管理工作对管理者的专业性和自身素养要求严格。档案管理人员要具有高度的专业性，同时还需要高效的管理以及分析院校档案的能力。但就目前的形势来看，满足这些专业要求的人才寥寥无几，很多正在从事档案管理工作的人，也不能胜任当前的工作，从而造成档案管理工作的延误，影响其质量。有些人即使及时完成，也达不到高标准、高要求。他们没有认识到档案的价值，更谈不上合理利用这些价值，缺乏创新思维，使得实现档案管理工作的信息化变得遥不可及。
（三）缺乏创新的理念
以城市档案管理为例，在城建档案三大体系中，资源体系建设是制度建设的一个重要方面。此系统的主要功能是起到监督作用，监督指导工作者对档案的标准化管理。这一系统的监督只是辅助，重点还是档案管理者自身的能力和工作态度。
经过调查，我们可以得知，目前我国城市档案工作类型较为单一，视听资料收集和电子档案收集这些新技术都没有得到灵活应用。在人工智能的背景下，电子申报呈现出集中化的趋势。目前，电子申报技术还不完全成熟，影响了收集的种类，很多时候由于没有及时收集需要保存的重要且有价值的文档和信息，导致其自身价值的缺失。且相关数据处理麻烦，既影响工作效率，又耽误工作正常开展。
三、档案管理的革新路径
（一）创新工作模式，更新档案管理工作的理念
在信息时代，互联网和物联网的发展已经超过了我们的想象，在这种形势下，档案管理也要跟上时代的步伐，不能落后。
以院校的档案管理为例，全国各大院校目前纷纷以“智慧校园”为核心，在院校中逐步进行档案管理的改革。为促进管理工作的发展，相关的工作人员首先应当建立一个要达到的目标，在完成目标的动力驱使下不断努力，并树立正确的、科学的档案管理现代化工作理念。在档案的收集、记录以及加工上，要学会收集大数据信息数据，以此改变传统的工作模式。此外，相关人员利用大数据平台挖掘和发现高校档案的价值，不仅为学校做出巨大贡献，也能提高用户的满意度。总之，在新的理念下进行创新和改革，是改进档案管理工作的前提。当前已经有大量的院校走在创新前列，开始改革档案管理模式，发展系统化、标准化、数字化的新模式。
（二）为数字化管理配齐专业人员
人是一项事业取得成功的主体。一个项目的成功，主要的影响因素是人，而不是工具，毕竟工具也是人造出来的。配备足够的专业人员，才能更好地进行档案管理工作。档案管理工作想要建设数字化的管理模式，就要建立一支专业化的队伍，并为该工作注入更多新鲜的血液，使其具有更大的活力。在实际的管理工作中，应当给更多年轻人机会，让更多具有专业素养的档案管理的实务性人才加入团队当中，为档案管理工作带来新的力量。也要重视在该领域进行档案管理工作服务专业人才的培养，将具有丰富工作经验的前辈与具有专业素养的年轻人搭配在一起，两者结合，以老带新，实现梯队化发展，积极促进档案管理工作稳步发展。
（三）利用大数据建立监督机制，加快信息化建设进程
高质量、高效率工作的开展，少不了健全的监管机制，以保证档案管理工作的正常开展。要建立系统科学的档案管理体系，需要设立专门的档案管理工作部门，形成阶梯式管理模式，通过三层管理加强档案监管。同时，档案管理工作的改革总是因为资金不足而停滞，应当给予重视，要加大对这一项目的资金投入，保证其硬件与软件的健全完善。
在信息化时代，大数据技术已经得到了广泛的利用，互联网技术、大数据信息技术与档案管理不断结合。将档案资源库进行模块划分，以构建档案信息管理控制平台，能够加强部门间的沟通与协作，实现部门间的资源共享，充分发挥电子档案的作用。使得档案管理可以向智能化、数据分析的方向发展。
（四）树立新理念，實现业务指导和档案归档相结合
相关部门的工作人员往往忽略了文件收集和建立的重要性。加强档案管理在这一方面的宣传教育，并对管理人员进行培训是十分必要的。宣传可以依据情况，线上或线下灵活进行。档案管理部门可以通过单位的内部网络进行线上宣传，也可以通过制作和分发相关的海报和小册子以进行线下宣传，让更多人都了解和关注档案文件管理的重要性。还可以通过相关电子出版物，或微信、微博、小红书、抖音等官方账号进行宣传互动，增加公众对这项工作的了解，将档案管理的意义更加广泛地传播出去，从而提高档案管理人员的积累、保护档案的意识。
（五）档案资源的充分运用
海量的信息资源交互是大数据时代的主要特征，在这种形势下，档案数据库收集整理的资料信息也随之增多。通过人工智能技术，比如利用智能代理，可以快速收集并处理各种信息和数据。收集的信息量很大，格式也不同。整个信息资源混乱不堪，很难对信息资源进行分类。要准确、快速地找到档案信息，对档案信息进行预处理非常重要，这就需要档案人员具备专业的技术知识。为了确保对收集的资源进行有效的分类，有必要使用人工智能分类技术根据一定的标准对复杂的数据资源进行识别处理。对于档案管理员而言，利用人工智能技术对档案智能进行分类，其核心技术主要在于自然语言处理和机器学习。
四、结语
数字化、信息化、智能化成为时代发展的潮流，这对我国各个领域以及行业都有影响。从数字化档案管理的发展现状来看，当前还存在许多问题，比如信息量过大使得档案的收集工作停滞不前;档案流动性过强，不利于保密;同时在档案的数字化上也缺乏系统的管理;由于不重视，导致我国档案管理工作的资金紧缺，不易筹集等等。这些问题严重影响了我国实现智能化的档案管理工作。实现智能化是档案管理发展的必经之路，这有利于推动档案管理工作的电子化以及信息化，为其发展创造良好的环境。因此，如何实现智能化的档案管理、创新管理途径，是当前档案管理工作人员必须思考的。
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