万肖丽
荆州市测绘院 湖北荆州 434000
摘要：随着社会发展步伐的加快，企业必须学会创新求变，只有这样才能在时代的浪潮中平稳前进，而企业的档案管理工作也要紧跟企业发展步伐，在传统档案管理方法的基础上不断创新，为企业的发展做好后勤工作。企业的领导和管理人员也要提高对企业档案管理工作的重视，对档案管理创新工作大力支持，为其提供一个良好的企业内部条件。
关键词：企业档案管理；利用；措施
1档案管理在企业发展中的意义
1.1有利于维护企业权益
档案管理能够有效保护公司的知识产权和合法权益。公司的知识产权主要涉及公司的商业品牌、专利权、著作权和商业秘密等，它是公司智力活动和经营管理活动所创造的成就。公司无形资产或者知识产权的产生过程在企业档案里都有记录，可以作为公司的法律依据，如果知识产权被其他公司或者个人非法使用，公司可以将自己的产权记录档案作为证据用来保护自己的合法权益，因此，妥善管理档案非常重要。
1.2有利于资料的保存与共享
档案管理的一项重要任务是在公司建立、发展过程中存储各种文件、图像和资料。企业决策者可以根据整理和接收到的各类数据，提取和收集相关信息，面对不断变化的市场，敏税捕捉市场发展机遇。企业文化档案的二次开发和深度利用，还有利于企业形象和企业精神的塑造。注重对企业内外部信息和知识的收集与保存，有利于企业实现资源的共享利用和价值创造，从而提高企业的创新能力。
1.3简化企业管理流程,提高企业管理水平
企业在不同发展阶段中的业务流程是复杂的，过于繁杂的流程不利于企业管理的发展。良好的档案管理可以引导员工根据相关的档案资料去开展具体业务工作，依章办事，循序渐进，防止员工在使用某些原材料时产生困惑。高效的档案管理工作可以简化企业管理流程，提高企业管理水平。
2当前企业档案管理工作中存在的问题
2.1对档案管理的重要性在认识上不够充分
档案管理工作并不能直接产生经济效益，而且档案管理需要配备一定的人员，档案存储也对湿度、温度、防火等有着较高的要求，需要进行相应的硬件投入。对于追求经济效益最大化的企业经营者而言，其对档案管理部门的重视程度远不如营销部门、生产部门、技术部门等能够直接决定企业经济效益的部门。因此，档案管理工作在很多企业中处于边缘地位，得不到应有的关注与支持。有的企业只是由财务部门负责财务档案，人事部门负责人事档案，其他的档案资料没有设置专门岗位进行收集管理，更没有打造档案所必需的硬件环境，造成大量有价值的档案资料流失。
2.2档案管理的制度建设不够完善
档案管理是一项专业性很强的工作，有其自身的规范性要求。部分企业的档案管理制度建设不够完善，如在企业内部的档案管理没有一套完善的工作标准，尤其是对档案资料价值的界定标准不明晰，一些无用的档案资料浪费了企业资源，而一些有价值的档案资料却被忽略。又如档案管理工作缺乏必要的制度监管和约束，造成档案管理人员的责任意识不强，工作中存在较大的随意性，影响了档案管理的工作质量。
2.3对档案管理的信息化发展不够支持
当前我们已经全面进入信息化社会，信息技术在档案管理中被广泛应用。但部分企业由于认识问题或者投入成本问题，对档案管理的信息化升级发展工作不够支持，依然沿用传统的人工作业方式进行档案管理工作。
一方面，档案管理的信息化程度较低，造成档案管理需要配备大量人员，占用了企业宝贵的人力资源，而且传统的档案管理需要处理大量的纸质文件资料，在存储过程中容易损坏，也不便于调取查阅；另一方面，在信息化社会，市场瞬息万变，传统的人工作业方式无疑效率低下，滞后于时代发展，严重影响了企业的工作效率。
3强化档案管理的措施
3.1建立现代化电子资料库
为了提高档案管理人员和文件借阅者的工作效率和利用效率，需要建立现代化的电子资料库，从而提高资料的利用效率。将纸质档案信息化，利用专门的信息化管理系统对其进行管理，可以提升档案管理效率与利用效率，减少纸质档案的损耗。当需要相关资料时，只需登录档案系统进行查阅就可以获得相关信息。建设完善的电子资料库可以有效地优化人力、物力资源，档案室也能够顺利地进行档案室管理工作，减少纸质档案的损耗，同时还能有效地保证企业内部核心资料的安全性。
3.2建立档案管理建设目标，完善管理制度
对档案进行管理要有明确的目标和科学的规划，这样才能有序推进档案管理工作。企业要结合自身的实际情况设定相应的目标，同时做好档案管理的长远规划与近期目标。在制定实际工作战略时要充分考虑管理过程中的灵活性和实用性，从而使档案管理工作实现可持续发展。除此之外，在对档案管理进行现代化建设时还需做到以人为本，档案管理人员的职业技能水平要随着时代的进步不断提升。除此之外，还要对档案管理的相关制度进行不断完善，只有这样档案管理的安全性以及管理水平才能有所提高。在完善制度的过程中，要对档案管理的范围进行明确规定，制定相关的技术标准，纸质档案的进出库登记管理制度也需要不断强化，从而保证纸质档案以及电子档案数据的安全性。
3.3充分运用现代化技术
档案室中也包含着很多纸质资料，因此档案室需要切实做好“八防”工作。档案管理人员需要对消防设备及检测设备定期检查，及时更换老旧设备及故障设施，从而将影响档案安全的危险因素扼杀在萌芽中。随着时间的推移，档案会越来越多，为了优化人力资源，方便利用者查阅资料，档案室可以使用电动密集架，并同时配备电子标签系统，当利用者查阅档案时，只需要打开电脑系统即可找到档案及其所在位置[5]。此外，档案室需要配备恒温、恒湿以及集消毒于一体的设备，从而使档案室处于一个相对稳定的环境中，从而延长纸质档案以及电子设备的寿命。档案室还需配备摄像头、传感器等设备，档案管理人员可以随时通过监控器观察到档案室内的情况，如果档案室内发生意外也可以及时采取措施。最后，档案室需要做好防盗工作。可以利用监控、门禁等设备做好相关工作，要对可以进入档案室的人员给予相应的权限。还需做好出入人员记录，从而可以随时了解档案室的实时状况以及人员进出记录。
3.4提高对档案管理创新工作的重视程度
各级管理人员忽视档案管理的创新和开发，从而人为阻碍档案管理的革新和发展，间接阻碍档案管理革新带来的经济和社会效益。创新不仅是可持续、高效、健康发展的档案管理的有力保证，也是社会发展的必然前提条件。企业领导和档案管理者必须在所有层面加深对档案管理创新的理解，改变旧的传统观念，积极开发和利用企业档案资源，提高档案资源利用率。
结束语
现代企业在运营和发展的过程中，会产生大量的数据、文件等档案资料，内容涉及企业管理的方方面面，直接关系到企业发展的记录、企业决策的依据和企业发展的规划等重大事项。因此，档案管理是现代企业管理工作的重要组成部分。但在现实中，很多企业不能够充分认识到档案管理工作的重要性，档案管理往往成为企业管理整体工作中的薄弱环节，不能满足现代企业发展的需求。在此背景下，如何解决当前企业档案管理工作中存在的问题，并采取行之有效的措施加以改进，以充分发挥档案管理工作的积极作用，成为现代企业管理者必须重视的研究课题。
参考文献
[1]王恩汉.企业档案管理工作改革展望[J].档案学通讯,1987(03):9-13.
[2]冯大河.做好企业档案管理的升级工作[J].档案工作,1986(11):32-33+29.
[3]王业.关于企业档案管理体制问题的探讨[J].浙江档案工作,1985(11):7-9.
[4].关于企业档案工作管理体制改革的设想[J].河南档案,1985(Z1):47-48.