姚静
南通市再就业工程开发公司，江苏 南通 226006
摘要：近年来，我国的综合国力的发展迅速，机关单位建设的发展也有了提高。档案管理工作主要是将各类信息清晰、准确、完整的记录下来，是为了便于后期的查找和使用。这项工作对机关事业单位发展有着重要意义。档案管理工作人员的素质、工作流程与制度、对信息化技术的运用等因素，都对档案管理有着直接影响，也是档案管理工作开展得重难点。对此问题，阐述机关事业单位档案管理工作的意义，以及工作难点，针对性地提出解决对策。
关键词：机关单位；档案管理困境；对策探讨
引言
机关事业单位属于政府部门建立的具有一定公益性质的单位，其宗旨是为社会服务。基于新的发展形势，机关事业单位的业务范围不断扩展，档案管理工作不管是体量还是规模都在不断加大，档案管理实践中的问题更加突出。因此，机关事业单位的档案管理水平要想实现不断提升，实现规范化、标准化是必然的发展趋势，只有规范化、标准化的发展，才能促进机关事业单位档案资料价值实现最大化。档案管理工作对于机关单位来说是至关重要的，是一个不可忽视的基础环节。因为机关单位的档案信息是包含在政府信息范围内的，而且有许多涉及机密的关键信息，在大数据技术普及的时代背景下，档案管理的工作量越来越大，为了保证工作效率，同时保证机密信息的安全，更要关注档案管理工作存在的问题，同时提出有效的处理措施，才能为后续工作打好基础。
1 机关事业单位档案管理工作的意义
1.1 为后期管理提供参考依据
档案管理中所记录的，不只是职工的各项信息，还有机关事业单位在发展过程中所取得的成就、对各项工作的总结分析，以及单位的发展历程，是集中管理的重要体现。单位在后期管理过程中不仅可以参考档案信息，通过对信息资料查询熟知单位过往，找到之前地相同案例有效地处理问题；还可以对信息资料加以利用，完成人事调动，实现单位人力资源的优化配置。档案管理对信息资料的汇总和梳理，对机关事业单位档案管理的发展有着至关重要的作用，所以机关事业单位必须做好档案管理工作。
1.2 有助于机关事业单位发展
档案管理是机关事业单位重要的组成部分，并不只是简单记录职工信息的资料，还是单位发展的业务基础。高效的档案管理方式是单位管理能力的重要表现之一，科学开展档案管理工作能够让领导层充分了解单位的运行状况，有助于领导层做出的决策更加正确。所以必须对档案管理工作给予足够的重视，使档案管理更加规范化。此外，加强档案管理工作，从管理理念和工作方式上进行创新，顺应新时代探索新的管理途径，高效反映本单位情况，既有助于社会经济稳健发展，也能够提升单位的综合实力，有助于机关事业单位发展。
2 优化措施分析
2.1 提升公文制发质量，奠定标准化、规范化基础
机关事业单位各部门公文转化是形成机关事业单位档案资料的主要来源，公文制发质量对归档档案资料质量有直接决定作用，同时也关系着档案管理后期的规范化和标准化。因此，机关事业单位在公文制发时需要对规范化、标准化问题给予高度重视，这样才能为后期档案管理工作实现规范化、标准化奠定坚实基础。
首先，在公文制发中必须要保障用纸质量，保证资料幅面尺寸实现规范、统一，并达到国家相关标准的要求；其次，需针对制发公文签发手续情况进行严格检查，对签发审批权限、公文标题是否满足标准要求进行核实，对主送及抄送单位是否准确进行核实，对落款是否与公文保持一致进行核实，对公文制发日期进行核实；再次，制发公文必须保障字迹清晰牢固，针对草拟公文、记录、报表等各类公文制发过程中需保障使用笔种、墨水、纸张不褪色，以此来实现字迹清晰，为档案资料长期保存奠定基础；最后，各类制发公文必须要符合相关规范要求，要严格按照公文拟制格式要求进行，不能在制发公文中出现不规范字或者简称滥用问题，以此为后期实现档案资料规范化、标准化奠定基础，为实现档案资料的现代化、信息化检索提供必要条件。
2.2 立卷归档体现“以我为主”原则
机关事业单位档案管理规范化、标准化发展过程中，公文的重复性以及无序的立卷组合是面临的最大难题之一。而档案管理工作的规范化、标准化发展最终目的是实现档案资料价值的最大化，实现案卷的完整化，促进档案信息检索的便捷化。该目标的实现过程中“以我为主”是核心所在，在档案管理的立卷归档过程中，“以我为主”是基本原则，也就是说，在针对本单位归档工作的过程中，要以本单位文件为主，这一原则是推动档案管理实现规范化、标准化的重要基准。在实际档案管理实践中，要注重以下几个问题的把握：首先，要针对文件立卷归档的时效性进行合理把握，立卷归档必须要以完成现行文件阶段任务为标准，对没有完成任务的情况，坚决杜绝立卷归档，以此来避免档案管理中出现混乱现象；其次，针对档案管理的立卷归档工作实现明确分工。以“以我为主”的基本原则对立卷归档工作进行指导，并尽快明确工作重点，归档中要对文件和资料进行明确区分，从内容、形式、作用等几个方面存在相似之处的文件资料要重点进行区分，具体问题具体分析，以此避免在档案管理中出现重复和冗余的问题，全面提升档案资料的利用效率；最后，基于“以我为主”的基本原则下，还需要针对卷宗的完整性进行有效维护。归档工作开展过程中不仅要对工作重点进行全面掌握，同时还需要理清工作的顺序和主次，从入口端严格把握卷宗，合理筛除不应归档的文件，同时也要尽可能避免出现文件散失的问题。在立卷过程中，需要将同类型文件材料之间的内在联系归纳到统一卷内，这样才能将统一问题的处理过程进行清晰反映，使得档案价值实现最大化，让立卷归档后的档案资料在保证完整性的前提下，不会体现出庞杂的问题，这样才能实现档案管理的规范化和标准化发展。
2.3 提升案卷质量是档案规范化、标准化的保障
档案材料收集的完整性会直接影响档案资料的价值，而档案的规范化、标准化同时会受到立卷以及案卷装订质量的影响。鉴于此，需要从以下几个方面入手来提升档案资料的规范化和标准化：第一，要对立卷方法给予重视，以此来为档案标准化实现便捷分类检索提供支撑；第二，要对案卷装订质量给予重视，以此来促进档案资料实现规范化管理；第三，要保证档案文件的分类清晰、资料齐全完整，互相之间保持联系；第四，要明确文件提名，便于后期查找；第五，要保证卷内文件实现条理、清晰排列，要明确保管期限，并实现档案保密登记的清晰划分，及时针对破损文件进行修补，保持案卷装订整齐。
2.4 强化档案基础设施投入力度
基础设施的完善，是开展档案管理工作的前提条件。档案设施的优劣，对于档案的保存寿命、管理质量有着直接影响，为了保证档案管理的效果，必须要依照相关法规当中所给出的标准，提出的要求，建立起符合实际管理条件需求的、专门的档案室，要对配套的档案保存设施进行完善，并且要依照档案管理的“八防”原则去不断优化档案管理的条件，对于现存的，依然未录入的纸质档案，要保证保存环境的安全，解决脏乱差等问题，对于存储在系统当中的档案，更要借助可靠的网络防护程序去保证安全。
3 结语
机关档案管理工作，是机关单位工作的基础环节，档案资料是机关单位开展各项事务的必要资源，而档案管理工作则是保证档案安全的必要条件。
参考文献:
[1]王琳.机关档案管理工作中的问题与对策分析[J].陕西档案,2019(04):42.
[2]冯丽丽.机关档案管理工作存在的问题及对策[J].办公室业务,2019(09):69.
[3]刘金龙.机关档案管理工作的问题反思与优化之道分析[J].兰台内外,2019(09):14-15.