穆友杰
山东省单县民政局老年福利服务中心 山东单县 274300
摘要：信息化时代下的民政档案管理水平直接影响着民政局的各项管理工作，同时也对社会发展具有重要影响。因此为了促进民政局管理工作的顺利开展以及发挥民政档案的利用价值，本文阐述了信息化时代下的民政档案管理特征及其影响，对信息化时代下的民政档案管理问题及其措施进行了探讨分析。
关键词：信息化时代；民政档案管理；特征；影响；问题；措施
民政档案工作与群众之间的关系十分紧密，而档案作为民政部门的一个重要资料库，是一项重要的民政工作内容。目前档案信息化时代建设逐渐成为我国民政工作改进及提高的一个有效途径，基于次，以下就息化时代下的民政档案管理问题及其措施进行了探讨分析。
一、信息化时代下的民政档案管理特征
1、便捷特征。信息化时代下的民政档案管理具有便捷化特征。信息化时代下的民政档案管理就是基于信息化时代的基础上，对各类文件或者是图纸进行扫描，进而转化成为电子资源形式，其有利于提高管理工作的效率和准确性，在查询和整理环节也提供了巨大的便捷。
2、网络化特征。信息化时代下的民政档案管理一大特性就是网络化。随着互联网的发展，网络的运用已经渗透到各行各业。基于网络化基础上进行民政档案管理，不仅能够提高民政档案管理的工作效率，还能最大限度的节省人力物力，对于档案完整性的保持以及网络化的运作也体现出最大优势。
二、民政档案信息化管理的主要作用
1、档案使用者因信息化而更加便利。目前采取信息化档案管理方式，通过个人账号和口令，档案用户可不受所在地域进行操作，对于用户更加便利。另外，采用信息技术使民政档案中的重要文件加密保存，难以被非法人员复制。并利用安全软件对档案文件安全状况进行检测，有效避免黑客入侵。信息化建设对于我国民政档案的高效管理及社会发展都具有十分重要的促进作用。
2、促进档案载体向电子形式转变。传统档案采用纸质载体，在整个档案管理过程中采用手工操作，现随着日益普及应用的计算机及互联网技术，档案存放逐渐转变为电子存档形式。建立档案数据库的民政档案管理部门，工作人员可从纸质资源检索向电子化数据检索转变，工作更加便捷。
3、提高民政档案利用效能。为广大群众提供便利是民政档案管理工作的一个最根本目的。从收集、整理、归档到利用的传统档案管理工作过程十分繁琐，民政档案管理工作中档案的形成通常需要的周期较长，应用信息化技术的民政档案使档案形成时间明显缩短，进而使档案管理效能明显提升。
三、信息化时代下的民政档案管理问题分析
1、认识问题。目前很多民政档案管理的人员对于信息化建设并不看重，他们缺乏正确、全面的认识，他们觉得信息化建设无法本质上的改变档案管理工作，将档案信息化建设当做一种应付上级检查的任务。在这样的观念影响下，管理人员对于档案信息化建设的有关工作不够支持以及配合。另外，档案管理工作量比较多，任务较多，这就让工作人员的心理压力不断提升，对民政档案信息化建设的效果造成了消极的影响。
2、利用问题。
民政档案有一定的社会功能属性，所以在一定程度上能够当做民政业务的开发以及拓展的信息基础，然而当前实际情况是民政档案只提供给一些部门间查阅，还停留在内部，并没有将这些信息进行公开，公众就无法利用档案信息，这就限制了信息化民政档案的利用效率，导致民政档案无法发挥出其价值。
3、基础设施问题。要提升民政档案信息化管理水平，就需要确保基础设施齐全，在信息化建设前需要购置很多的硬件设备，对于这些设备的后期维护也需要花费较多的成本，所以，构建完善的信息化办公系统，建造系统的民政档案管理利用条件并非是一蹴而就的，而是不断投入的。现阶段各种环境设施以及设备还不齐全时，每个地方的民政管理系统中应用的硬件设备也存在差异。除此之外，就信息化人才建设层面来看，一些工作人员不能及时的适应新鲜事物、缺乏较强的计算机技术应用意识以及操作技术。
四、信息化时代下的民政档案管理措施
1、加强服务意识和观念的创新。信息化时代下的民政档案管理需要创新管理理念，发挥档案信息资源在民政管理中的作用。传统的档案管理工作坚持以档文本的价值理念，只是单纯地进行搜集、整理、保管，忽视了对档案的充分利用。档案管理人员应增强对档案管理工作的服务意识，认识到档案管理工作的重要意义和价值，并拓展管理思路，真正做到为社会大众服务。当前的档案管理主要依靠计算机设备，管理过程中所涉及的环节较多、工作量较大，档案管理人员要树立科学的信息化管理观念，提高信息化管理的认知和理解水平，重视民政局档案管理信息化建设。
2、创新档案信息资源利用。信息化时代下的民政档案管理部门通过将档案资料数字化，利用网络形成档案管理的网站，而档案使用者借助网络，经过查询、办理相应手续后可获取所需的档案信息资源。这样便于档案管理部门不仅可以满足档案使用者的需求，还能提升管理人员的工作效率和服务质量。为强化民政局档案信息的利用水平，管理人员应构建档案信息管理系统平台，在配置各种硬件与软件设施的基础上积极研制适应管理系统的软件，还要将档案信息的录入、整理分类等工作规范化、标准化，并对各种电子文件进行整合，便于使用者查询。为保证档案信息的安全性，管理人员需将室藏文件设置一定的浏览、查阅等使用权限，还要对查阅者的身份进行网上验证，同时在档案管理过程中懂得如何挖掘档案信息数据，并不断更新网络化管理手段。
3、做好基础设施建设工作。现代多媒体技术的应用为民政局档案管理信息化创造了良好的物质条件，建立一套完整的民政局档案信息管理系统很关键。比如设计方面的电子文件容量较大，容易出现浏览时显示较慢的问题，对于此种现象可采取高保真高倍率的压缩与还原技术，帮助使用者快速检索且方便浏览与下载，而对于电子文件信息的录入问题可以采用图像解析和有关识别技术，这有助于将电子信息加入档案管理系统中。根据用户的实际需求，应建立新型的档案信息管理工作模式，该模式可以快速地对电子数据信息进行加工处理，提供关于档案利用以及技术查询的咨询服务，并运用先进的技术来确保电子文件档案的准确性与完整性，对于电子文档的浏览、保存与使用分别采用不同文档类型的系统。
4、加强档案管理信息化人才建设。（1）加强档案管理人员培训。现有的档案部门工作人员是档案管理信息化的中坚力量。因此，在档案管理信息化的过程中，要注重保障现有档案工作人员的权益，并采取有效的方式，激发他们的积极性。加强对现有档案工作人员信息知识的教育，训练他们的实际操作技能。（2）引进档案管理信息化的技术人才。档案管理信息化过程中，系统的开发、软件的维护等都需要高素质的信息专业人才作保障。因此，档案管理部门有必要引进软件开发与管理方面的专业技术人才，以解决档案管理信息化过程中的各种技术难题。
结束语
综上所述，民政档案管理随着社会变化发展，逐渐增大了工作量，诸如婚姻状况、户口等很多资料需要进行归整。而合理利用信息技术能够有效提升民政档案文件分档、归档等工作效率。但是由于各种因素的影响，其仍然存在诸多问题，因此对信息化时代下的民政档案管理问题及其措施进行分析具有重要意义。
参考文献
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