韩萍
临沂市不动产登记交易中心 山东临沂 276000
摘 要：由于需要到不动产的地方越来越多，传统的管理方式已经跟不上社会进步的脚步，所以需要通过更加现代化的管理方式对不动产进行有效的管理，而数字化技术在不动产档案的管理就非常符合现今社会的管理需要，通过数字化的方式将传统的不动产纸质档案转变为电子档案，也是大数据时代必然的发展趋势，能够有效的提升不动产档案的安全性的同时，还能使得对其进行管理的费用降低、效率提升。
关键词：不动产档案； 档案数字化； 档案加工；要点
纸质档案数字化是数字档案建设的最基础工作。但是纸质档案的数字化加工不是一蹴而就的事情，要有严谨的规划安排。有鉴于此，文章就不动产档案数字化加工要点展开探析。
一、档案数字化加工采用系统的确立工作
对纸质档案的数字化加工可以解释为:采用扫描仪等数码设备对纸质档案进行扫描加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。具体可分为两个部分:档案扫描和数据整理。作为整个不动产登记工作大系统中的一个小系统，档案管理系统不仅为不动产登记工作提供基础的依据和数据支持，也是档案部门日常工作的操作平台。纸质档案的数字化加工的最终目的是为档案的查询利用服务。档案数字化系统作为档案加工整理及档案数据整理的平台，它的确立是档案加工方案明确、加工流程细化、加工成果利用便捷等几方面的完美结合。档案管理人员要从档案管理的工作实用性出发，主动客观地向提供档案数字化系统编制的工程人员提出业务需求和系统目标。业务需求提得越充分，系统目标越确切，建成后的数字化档案系统越能从多角度满足档案管理人员及档案使用者的不同需求，经得起未来实践的检验。
二、对拟数字化加工档案的全面调研工作
从20世纪80年代开展全国房屋普查开始，不同时期的不动产档案有不同的构成内容，管理的方式也不一样。从档案的名称变化就可以看出一斑:房屋普查档案、房屋清查档案、房屋产权档案、房屋登记档案、房屋交易档案、不动产登记档案。不同时期的档案有不同时期的历史印记。过去对房屋进行普查、清查产生的档案，档案内保存资料页数较少，内容多为手工填写，文字勾抹较多；配图全部为手画；书写材料、字迹材料不一，有的不耐久存，字迹已模糊；居民身份证资料不完善，因为当年国家还没有为居民办理身份证，导致现在作为档案检索的必填项身份证号无法填写。对于这类档案，有效检索数据的提取是值得认真思考的事情。
对拟数字化加工档案的全面调研，主要是为了在档案加工工作中实现以下几个原则:一是遵循历史原则。在档案加工过程中要保持档案的历史原貌。二是确保安全原则。建立严谨的档案加工安全保密制度。三是质量第一原则。严格按照档案加工工作流程和标准作业，减少误操作，尽量不返工。总之，对拟加工的库存档案的情况了解越深入，越有利于档案数据加工时有效数据的提取，越有利于建成后数字档案管理系统的功能完善。
三、档案数字化加工人员的培训和管理工作
目前，档案数字化加工工作基本为外包形式，包括档案数字化加工软件系统的编制及纸质档案的扫描加工整理。档案数字化加工软件系统的编制由承包公司的软件设计团队完成。档案数字化加工软件系统平台建成后，对纸质档案进行页面扫描和信息提取录入工作，则由承包公司临时招聘的工作人员去完成。这些工作人员是档案工作的新人，对涉及档案管理的要求、规则很陌生，对档案管理缺乏认识。因此，不能为了赶工期急于上手操作，一定要有一个完整的岗前培训的过程。
岗前培训工作的内容包括:第一，初步培养档案数字化加工工作人员的档案意识，认识到不动产登记档案加工工作的重要；第二，对拟加工档案的类型、内容的组成形式、主要采集的数据信息在案卷内所处位置等方面进行讲解，让工作人员在实际操作前，就对不动产登记档案的情况有一定的了解和掌握；第三，分解落实档案加工工作流程，对加工岗位进行量化，匹配工作人员数量，分组管理，落实操作规范，确定责任制度和内部考核办法。
四、档案数字化加工工作区域的管理工作
不动产档案的数字化加工工作流程框架为:档案出库→分派→拆卷→扫描→数据录入→审核→验收→打包→入库。从流程可以看出，每个环节环环相扣，是一个标准的流水作业过程。因此，档案加工工作区域的划分和管理对档案加工工作完成的质量和效率有相当重要的作用。
档案数字化加工工作可划分为三个区域:一是分批次存放待加工档案的区域。存放在这个区域内的均为等待加工的档案。各批次档案之间的存放界址明显，不能混淆。同批次内的档案排列顺序准确，不能颠倒。二是档案加工工作区域。这是档案加工人员实际操作及加工设备的摆放区域。档案加工设备的摆放位置要依据档案加工方案设定的工作流程而定。加工人员工作场地随设备位置安排，要方便档案加工上下链条的工作衔接，保证档案加工作业进行顺畅。三是存放加工完成档案的区域。对已完成加工的档案，仍要按批次进行摆放。等待抽检验收工作结束后，按出库批次的顺序入库。遇到抽检的批次中有不合格的档案，要暂停档案入库，并对检出的不合格档案作出明显标识，优先返回原加工小组进行修改，再检合格后，该批次方可整体入库。
五、档案数字化加工工作结果的检查工作
档案数字化加工工作结果的检查，分为两个部分:一是纸质档案拆分扫描后，对重新整理装订纸质档案的检查。二是对电子扫描件及录入档案管理系统平台的档案数据的核对。这两个部分都应由委托方派专业人员核查。核查的主要依据是双方制定认可的档案整理、档案扫描及数据整理方案的内容。
对纸质档案的检查包括:案卷装订是否符合标准，案卷题名拟写是否准确；卷内目录名称与卷内文件题名是否一致；卷内目录页码与卷内文件排列顺序是否相符；对卷内文件材料中受损纸张的修复是否得当。对档案扫描及数据整理的检查包括:扫描图像是否清晰、规范、保真，剪切过的图像是否符合标准；卷内文件材料的扫描顺序的排列是否与目录一致；数据的提取录入是否完全按照加工方案中对数据补录的规则，做到关系表现清晰，数据录入准确。对档案数字化加工工作结果的检查是按20%的比例进行抽查。对于抽查出的不合格案卷进行记录，并返回加工小组限时整改。保证已加工完成的档案按批次入库上架。
对已加工完成的档案进行检查，是档案数字化加工工作的重要一环，是对档案加工工作质量的把关。限于检查人手和时间，不可能百分之百的全面检查。20%的抽检率显然是不全面的。只能在以后的工作应用中靠实践去检验加工工作的质量。因此，在签定加工承包协议时，对受托方的后期服务要求一定要有明确的条款。
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