唐翠翠 梁翠妍 秦兴宽 代虎
中国建筑第八工程局有限公司南方公司 广东深圳 518000
摘要：建设工程一般耗时长，资金投入大，涉及的环节和部门较多，工程档案能够记录工程的全过程，对鉴定工程质量、分析事故原因、追究事故责任等有重要的参考价值，也是项目建成之后管理、运行、改造和养护的依据。因此，如何根据工程的实际情况，分析建设工程档案管理中存在的问题，采取合理的解决措施加强档案管理是值得探讨的问题。
关键词：建筑工程；档案资料；管理措施
前言
施工企业要想充分发挥内业资料在今后发展中的作用，必须明确认识施工项目在文件管理中存在的问题，并根据这些问题制定针对性的解决办法，不断提升档案管理人员综合素质，完善有关制度的建设；同时加强文件管理信息化的建设，进而增加文件管理资源的建设，从而提高文件管理的质量和利用率，使档案管理工作变得更好，为我国建筑事业的持续发展服务。
1建筑工程档案资料管理的重要性
运用科学、有效的建筑档案管理方法，能够展现出企业内部质量控制体系的管理水平，还显现出企业管理人员对内部档案管理的重视程度。另外，国家对建筑工程档案管理也作出了明确的要求。住建部提出建筑施工过程中，对建筑档案必须严格管理，如果档案资料管理不符合要求，则认为工程质量不合格，可见档案资料管理在建筑工程中的重要性。国家住建部的严格要求，在一定程度上提高了施工单位对档案资料管理的重视程度，从而保证在建筑工程项目施工时，认识到建筑工程档案资料管理的重要性与紧迫感。
2建设工程档案管理中存在的问题
2.1重视不够
一些建筑企业对建设工程的档案管理重视不够，把工作重点放在抓工程进展和工程质量上，只注重能否按工期完成工程和经济效益，忽视了档案管理的重要性。由于工作人员的业务能力和自身素质局限，缺乏正确的档案管理意识，严重影响了档案管理工作的效率和质量。
2.2档案管理人员素质不高
建设工程档案管理工作和工程密切相关，是一项专业性较强的工作。一方面由于重视不够，管理者在人员配备上没有设置专门的档案管理人员，很多工程的档案管理人员是刚毕业的学生或者非专业的技术人员，又没有进行必要的岗前培训，缺乏实际操作经验，致使一些归档资料不能满足归档要求，兼职档案管理人员专业水平不高，又不努力进取，专业素质相对较差。
2.3档案管理制度不够完备，档案利用率不高目前，我们很多工程施工单位虽然已经建立了多个档案管理工作部门，而且也已经制定了与档案管理工作相关的各项工作制度规范，但是这些工作制度还不够完善和全面。有一些施工单位在研究制定工程档案管理相关工作规章制度时，没有充分联系其施工单位工程自身的实际工作情况，缺乏技术实用性和工作针对性，大大降低了建筑施工过程档案管理服务工作的技术水平和服务质量。
2.4档案真实性较差
由于建设工程档案具有管理工作量大、资料来源复杂多样的特点，正确的管理有一定的难度。一些建设单位档案归档管理体系不健全，加之工作人员的责任心不强等原因，档案管理过程相对混乱，管理不规范，容易出现纰漏。一些建设单位没有把档案管理工作当作重要工作内容，责任落实不到位，沿用传统的手工操作，很难实现建设工程档案管理的专业化和规范化，造成工程档案的真实性较差。
2.5信息化设施建设不完善
信息化已经成为现代企业、单位等发展的主要趋势。不少项目由于对档案管理意识不强，舍不得在档案管理建设上的投入，档案室陈旧简陋，没有配备必要的设备，包括电脑、数码相机、摄像机等信息化设施，很难推进档案管理规范化、科学化、信息化进程。上述几点制约了档案工作的信息现代化发展，也就难以满足项目发展的需要。在现阶段，建筑相关工作人员还没有认识到档案管理工作的重要性，对于档案管理信息化建设投人力度不足，必要的软硬件设施也不够完善。
3加强建筑工程档案资料管理的建议
3.1加强思想认知，进一步扩大档案管理的范围
各工程项目组及领导人员要提升思想认知，深刻了解项目档案管理工作的重要性，并在实践中高度重视其发展，提出要求，切实解决发展中存在的实际问题。与此同时，将项目档案纳入项目建设技术和管理程序当中，明确职责、落实责任，合理、科学配置各种资源，并且要严格遵循基本的指导方针，即工程项目建设和档案管理工作不能出现脱节，要积极促进两者间的同步进行。
3.2加强建筑工程档案资料管理的信息化建设
随着信息化技术不断发展，信息化已成为当前企业、单位发展的一种必然趋势，建设项目档案管理水平就必须提高。首先，施工单位要加强档案管理信息化的重视，加大投入力度，不断完善所需的软硬件设备建设工作。其次，新时代的施工档案管理人员既要具备扎实的文件管理专业知识，又要熟练地掌握计算机的基本操作技巧，并学会建立各种档案数据库文件。
3.3提高建筑工程档案资料管理人员能力
建筑施工企业缺乏对档案资料管理人员的综合培养，致使业务能力不足，可以通过单位层面与管理人员个人层面两个方面提高管理方面的能力。单位使用新人负责档案资料管理业务时，应对管理人员进行专业的技能培训，强化其对档案管理知识的了解，帮助其提高工作质量。在实际工作中，档案管理人员应充分结合工作实际需求，结合时代发展的要求，积极考取相关档案管理方面的职业资格证书，证明自己在档案管理行业中具备相应能力，推动档案管理的稳步发展。
3.4完善建筑工程档案资料管理制度
在开展档案管理工作过程中，一定要专职专管，实现档案管理工作的专业化和统一化，理顺档案管理的流程和脉络，明确档案管理人员的岗位职责，进一步规范和约束档案管理行为。与此同时，建设项目的档案管理工作人员一定要用心工作，在工作中注意总结和掌握高效的工作方法，理顺档案管理工作的流程，最大程度地实现档案管理工作标准化、规范化，保证每一项档案管理信息都能够及时准确归档和查阅。
3.5保证建筑工程档案资料管理质量
①要求工程档案管理逐级划分，企业内部管理人员需要做好统筹规划，各个项目单位对施工情况需要做好严格的记录，并根据相关记录规范进行资料填写，例如，在进行记录时必须用黑色签字笔，所有表格必须按照规范进行绘制，涉及的照片资料不能将原件与文本进行装订，需要将其进行复印才能装订；②所有记录资料必须交由上级领导签字，由项目负责人进行初次审核，如果资料存在问题，需要重新进行记录，如果资料合格由项目负责人递交企业档案管理部门，档案管理部门人员进行第二次审核，存在问题的资料返还项目负责人，并明确标注错误内容以及修改意见，这样在资料重新进行整合时，就可以更加便捷；③合格的资料由企业统一回收，根据项目类型与项目名称记录在案，并及时录入计算机，形成档案电子索引，方便未来信息查阅。
3.6提高档案的真实性
档案管理是一项严肃且责任重大的工作，档案管理人员必须端正态度，严肃认真，精益求精，工作中不能为了应付而造假。档案管理要伴随工程的全过程，要确保档案材料能够真实地反映工程建设过程和施工质量。在工程竣工验收时，建设单位的管理人员和工程项目的管理人员按照建筑工程管理的档案要求标准对全部档案进行检查、审核，修正存在的问题，补全缺失的材料，保证建设工程档案材料的真实、准确、完整。
结束语
随着建筑行业发展速度越来越快，建筑施工企业也面临着较大的挑战，企业在发展过程中应注意各个环节的均衡发展。建筑工程档案资料管理在企业管理中占据重要地位，越来越多的建筑施工企业在管理过程中重视建筑工程档案管理工作，从企业自身实际出发，运用科学的管理方式，构建有效的管理体系，提高管理人员的专业素养，推动了建筑行业的可持续发展。
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